Das Auswahlverfahren: Welche Bewerber eignen sich und worauf wird besonders geachtet?

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Veröffentlicht: Montag, 22. August 2022 15:27

Geschrieben von Christina Peters

Bei der Suche und späteren Auswahl neuer Mitarbeiter müssen die Personalverantwortlichen in den Unternehmen heutzutage nicht nur auf die passenden Hard- und Softskills der Bewerber achten, sondern darüber hinaus auch auf das sogenannte Anforderungsprofil, die Qualifikationen, persönliche Eigenschaften des Bewerbers und nicht zuletzt auch auf die Gleichbehandlung, um jedwede Diskriminierung auszuschließen.

Aber wie lässt sich denn eigentlich am besten herausfinden, welche Bewerber für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind? Welche Kriterien müssen dabei unter allen Umständen bedacht werden? Wie sollte der Auswahlprozess optimalerweise ablaufen? Und welche Instrumente stehen den Personalern und Recruitern zur Verfügung, um die bestmögliche (Aus-)Wahl treffen zu können?

Als HR-Manager hat man es bekanntlich nicht immer leicht – und das gilt vor allem dann, wenn es um die Auswahl der passenden Bewerber geht. Allerdings gibt es praktischerweise eine Vielzahl an Möglichkeiten und Werkzeugen, die den Personalern zur Verfügung stehen, um diese überaus komplexe Aufgabe des Bewerber- und Qualifikationsmanagements möglichst erfolgreich bewältigen zu können. Doch bevor eine finale Entscheidung getroffen werden kann, geht es im ersten Schritt um das Festlegen der notwendigen Eigenschaften, die der Bewerber auf jeden Fall mitbringen muss, um die offene Stelle möglichst perfekt ausfüllen zu können.

Hier empfiehlt sich die Erstellung eines sogenannten Anforderungsprofils, in dem alle relevanten Fähigkeiten, Eigenschaften und Kenntnisse ausführlich definiert werden, die notwendig sind, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden. Optimalerweise sollte dieses Profil in enger Zusammenarbeit und Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen aus den jeweiligen (Fach-)Abteilungen erstellt werden, da sie ganz genau wissen, welche Fertigkeiten und Qualifikationen nötig sind.

Wie lassen sich die verschiedenen Auswahlkriterien am besten definieren?

Damit der verantwortliche Personaler möglichst objektiv beurteilen kann, ob und inwiefern ein Kandidat die notwenigen Anforderungen erfüllt, sollten vorab formale (Auswahl-)Kriterien festgelegt werden:

Sollen beispielsweise nur möglichst kreative Bewerbungen eingereicht werden oder spielen Aufbau und Design eher eine untergeordnete Rolle? Muss es sich zwangsläufig um einen tabellarischen Lebenslauf handeln? Und welche Informationen sollten aus dem Anschreiben hervorgehen?

Wichtig: Der persönliche Geschmack des Recruiters darf hier nur eine untergeordnete Rolle spielen, nicht zuletzt da es ja hauptsächlich um die fachlichen Qualifikationen und Fertigkeiten des Bewerbers geht.

Zudem empfiehlt sich eine konkrete Definition der sogenannten Muss- und Kann-Anforderungen: Welche Voraussetzungen müssen der Kandidat und seine Bewerbung auf jeden Fall erfüllen? Welche Fähigkeiten werden definitiv erwartet, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden? Und welche Skills sind zwar wünschenswert, im Endeffekt jedoch nur optional?

Wie sollte ein typischer Personalauswahlprozess aussehen/ablaufen? 

Bei der Auswahl der passenden Kandidaten handelt es sich um einen überaus komplizierten Prozess, der bei einer falschen Herangehensweise schnell dazu führen kann, dass die Stelle schon nach kurzer Zeit erneut besetzt werden muss. Daher ist es unabdingbar, dass sich der verantwortliche Personaler einen konkreten Plan in Bezug auf die Herangehensweise und den allgemeinen Ablauf überlegt – und das funktioniert bekanntlich am besten Schritt für Schritt:

Schritt 1: Die Erstellung des Anforderungsprofils

Das Anforderungsprofil sollte, wie bereits erwähnt, genau beschreiben, welche Fähig- und Fertigkeiten (Soft- und Hardskills, fachliche Kenntnisse etc.) der Bewerber unter allen Umständen mitbringen muss. Zudem können hier auch die „Nice-to-have-Eigenschaften“ definiert werden.

Schritt 2: Die Stellenanzeige veröffentlichen

Sobald alle notwendigen Anforderungen festgelegt wurden, kann auf deren Basis eine ansprechende und moderne Stellenanzeige erstellt und veröffentlicht werden. Um eine möglichst breite Zielgruppe erreichen zu können, sollte die Anzeige weit gestreut werden, zum Beispiel auf der eigenen Firmenwebseite, auf diversen Job-Portalen und gegebenenfalls auch in (Fach-)Magazinen.

Schritt 3: Die Analyse der Bewerbungen

Erfahrungsgemäß dauert es nicht lange, bis die ersten Bewerbungen im Posteingang des personalverantwortlichen Mitarbeiters landen. Diese sollten nun gesichtet, überprüft und nach Relevanz sortiert werden, um eine erste  Vorauswahl treffen zu können. Tipp: Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an sogenannten Bewerbermanagementsystemen, die bei der Sichtung und Organisation der Bewerbungen helfen können.

Schritt 4: Bewerbungsgespräche, Tests und Probetage

Eine schriftliche Bewerbung sagt zwar bereits schon viel über den jeweiligen Kandidaten aus – doch ob dieser auch tatsächlich zu der Stelle und zum Unternehmen passt, lässt sich in der Regel erst bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch in entspannter Atmosphäre herausfinden. Dieses Gespräch muss übrigens nicht zwangsläufig in den Büroräumen durchgeführt werden, sondern kann stattdessen auch im Rahmen eines Telefon- oder Videointerviews stattfinden. Falls sich mehrere Bewerber gleich gut für die Position eignen, kann ein Probe- respektive Testtag im Assessment Center weitere Erkenntnisse bringen.

Auf welche Instrumente und Methoden kann der Recruiter bei der Personalauswahl zurückgreifen?

In der heutigen Zeit stehen den Personalverantwortlichen eine Vielzahl an Möglichkeiten und Maßnahmen zur Verfügung, um den bestmöglichen Kandidaten ausmachen zu können. Zuallererst sollte eine ausführliche Analyse der Bewerbungsunterlagen stattfinden, um herauszufinden, ob die fachlichen Qualifikationen mit dem Anforderungsprofil übereinstimmen.

Ob sich die Angaben des Kandidaten auch tatsächlich bestätigen, lässt sich dann in einem Telefon- oder Videointerview konkretisieren. Alternativ dazu kann man den Bewerber aber auch direkt zu einem Vorstellungsgespräch vor Ort einladen. Der Vorteil daran ist, dass sich auf diesem Wege die individuellen Verhaltensmerkmale des Kandidaten anhand psychologischer beziehungsweise eignungsdiagnostischer Tests besser messen lassen.

Das sogenannte Assessment Center (häufig auch nur AC genannt) stellt eine weitere praktische Möglichkeit dar, um die persönlichen und fachlichen Merkmale der Bewerber bewerten zu können. Dieses spezielle Auswahlverfahren ist aufgrund der verschiedenen Übungen und zu bewältigenden Aufgaben (unter anderem verschiedene Rollenspiele, Gruppendiskussionen, Postkorbübung usw.) zwar um einiges aufwendiger und zeitintensiver, verspricht dafür jedoch deutlich bessere Ergebnisse, wenn es darum geht, die Merkmale, Verhaltensweisen und Eigenschaften der Kandidaten auszuloten.

Gut zu wissen: In der Regel lohnt sich ein Assessment Center vor allem dann, wenn die zu besetzende Stelle mit einer großen Verantwortung verbunden ist, beispielsweise wenn eine neue Führungskraft im Management gesucht wird.

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Bildquelle https://unsplash.com/photos/376KN_ISplE