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Rollen und Aufgaben des Projektmanagers

Projektmanagement kann eine durchaus lukrative Angelegenheit sein. Vor allem dann, wenn ein Unternehmen verschiedene Projekte hat, die eine Einzelperson unmöglich allein stemmen kann. Spätestens dann bedarf es einer kompetenten sowie qualifizierten Führungskraft, die sprichwörtlich die Zügel in die Hand nimmt und alle Teilaufgaben professionell koordiniert. Doch welche Rolle spielt dabei der Projektmanager und welche Aufgaben erfüllt er?

Management von der Ausgangssituation bis zum Zielzustand

Innerhalb eines Projekts kommt es immer zu unvorhergesehenen Veränderungen, auf die es zu reagieren gilt. Dabei kann es sich um eine Veränderung des Marktes, neue Kundenwünsche, eine Umverteilung des Budgets oder schlichtweg um die Krankheit eines Kollegen handeln. Besteht das Team jedoch nur aus einer einzelnen Person, kann das Kartenhaus in so einer Situation schnell zusammenbrechen. Die Folgen liegen auf der Hand: Das Projekt wird nicht fristgerecht abgeschlossen und die Firma muss finanzielle Einbußen hinnehmen. Im schlimmsten Fall wird der Kunde den Vertrag nicht mehr verlängern.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern vor allem unnötig. Mit einem Projektmanager wäre es wohl niemals zu diesem worst case gekommen. Denn die meisten Führungskräfte agieren gleichzeitig als Change-Manager. Sie beziehen Veränderungen von vornherein in die Planung mit ein. Sie sorgen dafür, dass durch ein effizienteres Arbeiten die wichtigsten Ressourcen stets im Blick behalten werden: Zeit und Geld. Um das zu gewährleisten, müssen Projektmanager entsprechend ausgebildet sein und über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um den Job zu meistern. Dabei können entsprechende Seminare zum Thema Projektmanagement, -steuerung und – umsetzung helfen.

Welche Aufgaben hat ein Projektmanager?

Im Grunde ist er für einen reibungslosen Ablauf eines Projektes zuständig. Er stellt die Mitarbeiter zusammen, verteilt die Aufgaben und behält den Überblick über das große Ganze. Er dient als Bindeglied zwischen den obersten Etagen eines Unternehmens und den einzelnen Mitarbeitern. Er sollte außerdem auf Veränderungen schnell reagieren und für den Notfall immer einen Plan B im Petto haben.

1. Projektziele abstimmen: Er tritt mit dem Kunden in Kontakt und steckt die Rahmenbedingungen für den Auftrag ab. Denn nur so weiß er, was der Auftraggeber wirklich will und kann dessen Wünsche erfüllen.
2. Organisation: Ein Projektmanager erstellt sowohl die internen als auch externen Abläufe eines Projektes. Er behält die Termine im Kopf und legt eine Struktur an, um die jeweiligen Fristen einzuhalten. Weiterhin erstellt er eine Übersicht über die notwendigen Ressourcen wie das Budget oder die Anzahl der Mitarbeiter.
3. Teambildung: Es ist wichtig, dass die einzelnen Teammitglieder gut harmonieren. Gleichzeitig muss er aber auch beachten, dass die Qualifikationen für einen erfolgreichen Abschluss des Projektes vorhanden sind.
4. Mitarbeiterführung: Ein Projektmanager muss wissen, wann er sein Team loben und wann er ihnen negatives Feedback geben sollte. Es ist nicht zielführend, wenn er nicht auf beide Seiten der Medaille eingeht.
5. Kommunikation: Er ist für die Kommunikation innerhalb des Teams zuständig. Aber ebenso für ein Reporting gegenüber dem Kunden, damit dieser immer weiß, wie der aktuelle Stand der Dinge ist.
6. Controlling: Den Leistungsfortschritt zu überwachen, zählt ebenfalls zu seinen Aufgaben. Wenn es Probleme gibt, muss er dementsprechend reagieren, um den weiteren Erfolg zu garantieren.

Damit die Theorie aber auch in der Praxis bestehen kann, sollten Projektmanager diese Tipps unbedingt beachten.

Welche Fähigkeiten sind notwendig?

Belastbarkeit und Flexibilität sind Grundvoraussetzungen für diesen Beruf. Denn gerade wenn es in die „heiße Phase“ geht, ist der Projektmanager die Konstante, die alles im Griff behalten muss. Auftretende Veränderungen dürfen für ihn kein Problem darstellen. Stattdessen gilt es, mit Ruhe und Sorgfalt darauf zu reagieren. Außerdem muss er über entsprechende Führungsqualitäten verfügen. Er darf nicht davor zurückschrecken, negatives Feedback zu geben, sollte dies allerdings nicht mit der sprichwörtlichen Peitsche tun. Mitarbeiter, die nicht das Gefühl haben, von ihrem Vorgesetzten wertgeschätzt zu werden, sind nicht sonderlich leistungsfähig. Und erst recht sind sie nicht mit vollem Engagement dabei.

Gleichzeitig muss er fachlich breit aufgestellt sein. Selbstverständlich ist es nicht möglich, dass eine einzelne Person über alle Bereiche bis ins Detail Bescheid weiß. Dafür hat er schließlich sein Team, welches ihn dementsprechend ergänzt. Aber niemand wird einen Projektmanager ernst nehmen, der nicht weiß, was er eigentlich tut.

Methoden des Projektmanagements

Ein guter Projektmanager sollte sich bei den Methoden seines Berufes auskennen und diese anwenden können. Zu den Beliebtesten zählen Folgende:

Der Projektstrukturplan (PSP)

Dieser beinhaltet im Grunde genommen alle Bereiche eines Projektes sowie deren Zusammenhang. Der Projektstrukturplan stellt visuell dar, welche Teilprojekte aufeinander aufbauen und wie die Struktur für einen reibungslosen Aufbau aussehen muss. Das bedeutet: Kann Bereich B nur in Angriff genommen werden, wenn Bereich A bereits abgeschlossen ist, dann liegt die Priorität selbstverständlich zunächst bei A. Die einzelnen Teilprojekte werden außerdem in entsprechende Teilaufgaben untergliedert, die wieder in Arbeitspakete unterteilt werden. Dadurch erscheint das Projekt nicht mehr so komplex.

Meilensteintrendanalyse

Diese Darstellung ist sehr übersichtlich und ermöglicht die Visualisierung des Projektes anhand von Meilensteinen, die es zu erreichen gilt. Dabei kommt es zu einem sogenannten Soll-Ist-Vergleich. Welche Arbeitspakete sollen bis zu welcher Frist vollendet werden und wie ist der aktuelle IST-Zustand. Die Meilensteine fungieren hierbei als Zwischenergebnisse. Nachteilig ist allerdings, dass diese nicht in direkten Zusammenhang zueinander stehen. Probleme werden durch den Projektmanager zwar frühzeitig erkannt, die Abhängigkeiten der einzelnen Meilensteine aber nicht berücksichtigt. Das kann problematisch werden, wenn Punkt A auf Punkt B aufbaut.

Netzplantechnik

Im Gegensatz zum Projektstrukturplan wird hier der Fokus auf den Ablauf eines Projekts gelegt. Das wichtige ist, sowohl den frühesten als auch den spätesten Anfangs- und Endzeitpunkt festzulegen. Dabei berücksichtigt der Projektmanager auch Pufferzonen, die auch bei unvorhergesehenen Ereignissen den Erfolg des Projektes garantieren sollen. Näher erklärt wird die Thematik in diesem Video.

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