Outsourcing für kleine Unternehmen und Selbständige

Outsourcing ist längst eine feste Größe im betriebswirtschaftlichen Instrumentarium vieler Unternehmen. Je größer das Unternehmen, je mehr Möglichkeiten bieten sich, um Leistungen oder Fertigungsschritte von spezialisierten Partnern ausführen zu lassen. Für kleine Unternehmen und Selbständige erschien diese Strategie lange „eine Nummer zu groß“. 

Tatsächlich haben die Digitalisierung, Remote Work und Software-as-a-Service-Konzepte auch für diese Unternehmen und Unternehmer attraktive Outsourcing-Möglichkeiten entstehen lassen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über Potenziale und Möglichkeiten.

Outsourcing – ein strategischer Ansatz auch für kleine Unternehmen

Outsourcing galt lange Zeit primär als Kostensenkungsmaßnahme. Produktionsschritte oder Unternehmensfunktionen wurden und werden Zulieferern übertragen, die diese kostengünstiger bereitstellen können. Die Grundlage waren nicht selten Fertigungsstätten in Ländern mit niedrigeren Arbeitskosten oder günstigere Branchen-Tarifverträge.

Doch Outsourcing war nie eine reine Kostensparmaßnahme. Oft können spezialisierte Zulieferer auch andere Vorteile bieten, z.B. ein höheres Variantenspektrum, schnellere Umsetzung neuer Technologien, eine gesicherte Verfügbarkeit, Vor-Ort-Kundenservice und vieles mehr.

An Vertragspartner ausgelagert werden dabei in der Regel solche Prozesse und Tätigkeiten, die nicht zu den Kernkompetenzen des Unternehmens gehören, beziehungsweise die nicht essenziell für die eigene Wertschöpfung sind.

Unter diesem Gesichtspunkt wird Outsourcing auch für kleine Unternehmen und Selbständige interessant. Die strategischen Ziele liegen dabei meist gar nicht in der Kostenersparnis. Viel wichtiger ist gerade für kleine Teams und „Einzelkämpfer“ der bewusste Umgang mit der Ressource Zeit.

Besonders bei hoch bezahlten Experten wie Beratern im Dienstleistungsbereich ist es unwirtschaftlich, einen Teil der Arbeitszeit für nicht beim Kunden abrechenbare Tätigkeiten im Backoffice einzusetzen.

Outsourcingpotenziale für kleine Unternehmen und Selbständige ergeben sich vor allem bei diesen strategischen Zielrichtungen:

• Entlastung von nicht wertschaffenden Routinearbeiten
• Qualitätsgesicherte Abwicklung von Tätigkeiten, für die das eigene Know-how fehlt

Outsourcing zur Entlastung von nicht wertschaffenden Routinearbeiten

Selbständige und kleine Teams sind ja praktisch ihre eigene Marketingabteilung, Telefonzentrale, Sekretariat und noch einiges mehr. All diese Tätigkeiten sind unvermeidlich. Sie gehören aber nicht zur primären Leistung des Unternehmens.

Führt der Unternehmer diese Tätigkeiten selbst aus, so „verkauft er sich unter Wert“. Er könnte seine Zeit – eine entsprechende Auftragslage vorausgesetzt – zu Experten-Stundensätzen in Kundenprojekten einsetzen. Stattdessen investiert er diese Zeit in Tätigkeiten, die eine Assistenz viel günstiger durchführen könnte.

Hier haben sich in den letzten Jahren durch die verbesserten Möglichkeiten zur Remote Work neue Möglichkeiten aufgetan. Entlastung bietet z.B. eine virtuelle Assistenz. Die Assistenz muss dazu längst nicht mehr im Unternehmen vor Ort sein. Über gemeinsame Cloud-Speicher, digitale Tools und Online-Meetings funktioniert die Zusammenarbeit auch remote.

Mit einer Abrechnung über Stundensätze oder pauschalen Leistungspaketen kann sich der Unternehmer flexibel entlasten, ohne gleich Personal einstellen zu müssen.

Gerade im Onlinemarketing bieten sich zahlreiche Möglichkeiten für den Einsatz einer virtuellen Assistenz, z.B.

• Erstellen von Social Media-Grafiken nach den Designvorgaben des Unternehmers
• Aufbereiten und Veröffentlichen vorgeschriebener Blogartikel
• Vorplanung von Social Media-Beiträgen nach Vorgabe
• Nachbearbeitung von Audio- und Videoaufnahmen für die Veröffentlichung

Aber auch ein externer Telefonservice kann Entlastung schaffen und für ungestörte Arbeitsphasen sorgen.

Outsourcing von Tätigkeiten, für die das eigene Know-how fehlt

Als Unternehmer lernt man im Laufe der Zeit vieles. Doch nicht in jedem Fall lohnt es sich, das Wissen für eine konkrete Aufgabe in der notwendigen Tiefe selbst zu erwerben.

Schon immer ist es auch für kleine Unternehmen und Selbständige selbstverständlich, sich in Rechtsfragen Hilfe vom Anwalt zu holen und die Steuererklärung dem Steuerberater anzuvertrauen. Doch das ist längst nicht das Ende der Möglichkeiten.

Die Auslagerung an einen Spezialisten mit dem notwendigen Fach-Know-how lohnt insbesondere in diesen Fällen:

• Das notwendige Know-how ist komplex und umfangreich. Bei Fehlern drohen schwerwiegende Folgen
• Die Aufgabe fällt so selten an, dass es nicht lohnt, das Wissen selbst aufzubauen.

Fall eins – Aufgabengebiete mit sehr umfangreichem, komplexen und sich ändernden Fachwissen – sind das klassische Einsatzgebiet für Juristen, Steuerberater und ähnliche Berufsfelder.

Diese bekommen jedoch – je nach Komplexität der anstehenden Aufgaben – zunehmend Konkurrenz von spezialisierten Software-as-a-Service-Anbietern. Hier wird dem Unternehmer ein nutzerfreundliches User-Frontend zur Verfügung gestellt, mit dem er die notwendigen Aufgaben selbst anstoßen kann, ohne fachlich zu tief einsteigen zu müssen.

Ein typisches Einsatzfeld dafür ist die Entgeltabrechnung der Mitarbeiter. Gerade kleine Unternehmen sehen es als unwirtschaftlich an, für nur weniger Mitarbeiter eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung aufzubauen oder ein externes Buchhaltungsbüro damit zu beauftragen. Mit Unterstützung einer guten SaaS-Plattform können sie auch ohne tiefergehende Fachkenntnisse diese Aufgaben unkompliziert, zuverlässig und prüfungssicher durchführen.

Fall zwei – selten anfallende Aufgaben – liegen etwas anders. Hier lohnt es meist nicht, das nötige Fachwissen selbst zu erwerben. Wird es nach mehreren Jahren tatsächlich noch einmal benötigt, ist es höchstwahrscheinlich veraltet. Zeitlicher Aufwand und Nutzen stehen nicht in einem passenden Verhältnis. Außerdem spielen natürlich auch hier Fragen der Qualitätssicherung eine Rolle.

In diesen Fällen ist das Outsourcing an einen Spezialisten eine gute Wahl. Dabei wird oft so vorgegangen, dass kleinere, routinemäßig anfallende Tätigkeiten im Unternehmen verbleiben und nur die „big steps“ ausgelagert werden.

Ein typisches Beispiel ist das Webdesign. Das Aufsetzen einer neuen Webseite mit Design, Formularen, Webshop und unter Berücksichtigung aller Vorgaben der DSGVO sollte besser dem Fachmann überlassen werden. Die Pflege der Webseite im Tagesgeschäft kann dagegen oft schneller selbst ausgeführt werden. Dazu zählen z.B. das Einstellen neuer Termine oder Produkte in den Shop.

Die Entscheidung – Outsourcen oder weiter selbst machen

Es ist offensichtlich, dass auch für kleine Unternehmen und Selbständige viele wirtschaftlich sinnvolle Möglichkeiten zur Auslagerung von Tätigkeiten bestehen. Die wichtigsten Fragen, die man sich bei dieser Entscheidung stellen sollte, sind:

• Haben wir das notwendige Know-how, um diese Aufgabe sach- und qualitätsgerecht auszuführen?
• Lohnt es sich für uns, dieses Know-how zu erwerben
• Gehört diese Tätigkeit zur Kernkompetenz unseres Unternehmens?
• Ist unsere Arbeitszeit dafür sinnvoll eingesetzt?

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/home-office-person-arbeit-4996834/