Teamevents richtig organisieren – Das gilt es zu beachten

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Veröffentlicht: Montag, 22. August 2022 15:00

Geschrieben von Sina Schüber

Teamevents können die Beziehungen innerhalb von Unternehmen stärken, sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken und dabei helfen, das Arbeitsklima nachhaltig zu verbessern. Sie tragen somit zum Unternehmenserfolg bei, denn starke Teams aus zufriedenen Mitarbeitern arbeiten effektiver. Damit ein Teamevent gelingt und auch tatsächlich die gewünschte Wirkung erzielen kann, ist eine gute Organisation unerlässlich. Nachfolgend werden die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die es bei der Planung zu beachten gilt.

Anlass

Der Anlass des geplanten Teamevents kann bereits eine grobe Richtung vorgeben. Ein Sommerfest bietet andere Möglichkeiten als eine Weihnachtsfeier und ein Firmenjubiläum wird anders begangen als eine Veranstaltung, bei der es in erster Linie darum geht, sich in entspannter, spaßiger Atmosphäre besser kennenzulernen.

Es ist außerdem hilfreich, zunächst zu überlegen, welches Ziel mit dem Teamevent verfolgt werden soll. Sollen die Mitarbeiter nach einem besonders anstrengenden Projekt belohnt werden? Gilt es, neue Mitarbeiter ins Team zu integrieren? Sollen die verschiedenen Abteilungen untereinander in den Austausch kommen? Oder geht es ganz allgemein darum das Wir-Gefühl zu stärken? Auf Anlass und Ziel aufbauend, kann das Teamevent sinnvoll geplant werden.

Finanzen

Finanzielle Aspekte dürfen bei der Organisation eines Teamevents nicht vergessen werden. Wieviel Budget steht zur Verfügung? Diese Frage sollte zu Beginn dringend geklärt werden.

Wissenswert ist zudem, dass bis zu zwei Teamevents pro Jahr von der Steuer abgesetzt werden können. Für jeden Mitarbeiter, der an der Veranstaltung teilnimmt, gilt dabei eine Ausgabenobergrenze von 110 Euro, die nicht überschritten werden darf. Für einen Mehrbetrag muss eine Steuer von 25 % entrichtet werden. Darüber hinaus müssen alle Mitarbeiter eingeladen werden, damit die Kosten steuerlich absetzbar sind.

Ob die Eingeladenen auch tatsächlich teilnehmen, ist dafür jedoch nicht wichtig. Um sicherzugehen, kann ein Steuerberater hinzugezogen werden. Außerdem sollten sämtliche Rechnungen, die in Zusammenhang mit dem Teamevent stehen, aufbewahrt werden, ebenso wie eine Liste, auf der die Namen sämtliche Teilnehmer festgehalten wurden.

In der Planungsphase ist es wichtig, einen Überblick über alle anfallenden Kosten zu behalten. Einige Kostenpunkte, die häufig vergessen werden, sind beispielsweise Kosten für die gemeinsame Anreise, GEMA-Gebühren bei musikalischen Darbietungen, Technik, die möglicherweise angemietet werden muss sowie Dekorationen.

Terminplanung

Je nachdem, wie aufwändig ein Teamevent ist, kann die Planung viel oder vergleichsweise wenig Zeit in Anspruch nehmen. Lädt das Unternehmen alle Mitarbeiter zum Essen in ein Restaurant in der Nähe ein, ist kein langer Vorlauf notwendig. Wird hingegen ein großes Event geplant, etwa mit Unterhaltungsprogramm, Caterer und Co., sollte mit der Organisation in der Regel einige Monate vor der Veranstaltung begonnen werden.

Ein Teamevent macht nur dann Sinn, wenn möglichst viele Mitglieder teilnehmen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, das Datum eines Teamevents frühzeitig bekanntzugeben und nach Möglichkeit auf andere Termine wie Deadlines für Projekte, Urlaube, und Geburtstage abzustimmen. Eine gemeinsame Terminfindung, beispielsweise per Doodle-Umfrage, kann sinnvoll sein.

Zudem stellt sich die Frage, ob das Teamevent in der Arbeitszeit stattfinden soll. Gerade, wenn es derzeit unter den Mitarbeitern Spannungen gibt oder die Bindung zum Unternehmen noch nicht so stark ist, wollen manche vielleicht ihre Freizeit nicht mit Firmenveranstaltungen verbringen.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet werden, an Teamevents teilzunehmen. Finden diese jedoch zur regulären Arbeitszeit statt, müssen die Mitarbeiter, die nicht teilnehmen wollen, stattdessen ihrer Arbeit nachgehen. Unter Umständen kann somit eine höhere Beteiligung erreicht werden, wenn das Teamevent zumindest teilweise in die Arbeitszeit gelegt wird.

Allerdings ist nicht jede geplante Aktivität mit den üblichen Arbeitszeiten kompatibel, ein Besuch im Varieté beispielsweise, wird in den allermeisten Fällen erst am Abend stattfinden können. Dies gilt es bei der Planung zu beachten.

Programm

Das Programm des Teamevents sollte dem Anlass entsprechen und auf die Teilnehmer zugeschnitten sein. Die Möglichkeiten sind enorm.

Grundsätzlich gilt es darauf zu achten, dass alle Mitarbeiter teilnehmen können. So sind beispielsweise sportliche Events eher ungeeignet, wenn Mitglieder des Teams bereits betagter oder körperlich eingeschränkt sind. Nach Möglichkeit sollten außerdem Ängste und Allergien bei der Gestaltung von Teamevents beachtet werden. Leidet etwa jemand unter Höhenangst, sollte auf den Besuch im Hochseilgarten verzichtet werden.

Je besser ein Unternehmen seine Mitarbeiter kennt, desto leichter ist es, ein passendes Programm zu planen. Während der Planungsphase können Mitarbeiter befragt werden, an welcher Art Event sie gern teilnehmen würden, und welche Veranstaltungen für sie gar nicht in Frage kämen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, verschiedene Programmalternativen zur Abstimmung freizugeben. Dies erfordert jedoch eine intensivere Planung, da mehrere Optionen recherchiert werden müssen, die dem Budget entsprechen.

Viele beliebte Aktivitäten wie der Besuch eines Escape Rooms, Kochkurse, Lasertag, Kartfahren, Krimidinner, Bowling, Stadtrallys und Zoobesuche sind in den meisten größeren Städten Deutschlands möglich.

Manche Orte bieten jedoch einzigarte Möglichkeiten, um ein Teamevent zu gestalten. Bei Teamevents in Frankfurt bietet es sich beispielsweise an, ein Partyboot zu mieten und über den Main, an der beeindruckenden Skyline vorbei zu schippern. Bei Dresden kann im Nationalpark sächsische Schweiz in wunderschöner Umgebung geklettert werden und im Hamburg Dungeon kann sich gemeinsam zu wahren Geschichten der Stadt gegruselt werden.

Eine umfassende Recherche zu den Möglichkeiten vor Ort ist empfehlenswert. Das leibliche Wohl sollte bei einem Teamevent nicht zu kurz kommen. Ein gemeinsames Grillen oder ein Restaurantbesuch und möglicherweise auch Lunchpakete, inklusive ausreichend Getränken sollten unbedingt miteingeplant werden.

Professionelle Organisation von Teamevents

Die Organisation von Teamevents ist nicht zu unterschätzen. Vieles muss bedacht werden und zeitintensiv ist sie meist ebenfalls.

Es kann sich lohnen, externe Anbieter zu beauftragen, die auf die Organisation und Durchführung von Teamevents spezialisiert sind. Dies ist zwar mit weiteren Kosten verbunden, allerdings können dadurch interne Ressourcen gespart und anderweitig eingesetzt werden, das Teamevent wird professionell und zuverlässig geplant und oftmals sind die Kosten letztlich nicht bedeutend höher, als bei selbstständiger Organisation.

Insbesondere, wenn niemand im Unternehmen Erfahrung hat mit der Organisation von Teamevents, ist die Beauftragung einer entsprechenden Agentur eine Möglichkeit, die es zu bedenken gilt.