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Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter

Onboarding neuer Mitarbeiter

Insbesondere in einer Zeit des Fachkräftemangels gilt es nicht nur alles dafür zu tun, dass sich neue Mitarbeiter für einen Job im eigenen Unternehmen entscheiden. Das richtige Onboarding sorgt dafür, dass sich die neuen Kräfte ins Team eingliedern, gerne dort arbeiten und das Beschäftigungsverhältnis zur Win-Win-Situation für beide Seiten wird. Und zwar von Anfang an.

 

Was sind die Grundlagen beim Onboarding?

Umfragen zufolge denken 15% aller neuen Mitarbeiter bereits am ersten Tag darüber nach, wieder zu kündigen. In vielen Fällen ist dies nicht mit der Art der Arbeit begründet oder mit einem unfreundlichen Team, sondern mit einem eher schlechten Onboarding.

Bildlich gesprochen geht es nicht einfach nur darum, jemanden ins Boot zu holen, sondern ihn an seinen Platz zu geleiten und ihm das Ankommen an der neuen Position zu erleichtern. Normalerweise ist das ein Prozess, der sich in drei Phasen unterteilen lässt:

Die der Vorbereitung, der Orientierung und der Integration. Das Onboarding geht also deutlich über das Kennenlernen und das Ankommen am eigenen Arbeitsplatz hinaus. Dieser hat allerdings erste Priorität: Je nach Art der Tätigkeit muss der Arbeitsplatz über einen Schreibtisch, einen Computer, ein Telefon und die erforderlichen Peripherie-Geräte verfügen. Außerdem gilt es, den neuen Mitarbeiter in die Teamstruktur, die betriebs- oder Arbeitsplatzinterne Hardware sowie in die Software einzuweisen.

Mindestens ein Teammitglied sollte für eine neue Kraft bei Fragen stets als Mentor ansprechbar sein, ob es dabei nun um betriebliche Abläufe, technische Detailfragen oder ums Urlaubsanspruch berechnen handelt.

Insgesamt dauert der Onboarding-Prozess durchaus mehrere Monate. Ein Schnelldurchlauf wäre hier bereits der erste grobe Fehler, den man in diesem Verfahren machen kann. Die folgenden Tipps erklären, wie das Onboarding reibungslos und für beide Seiten optimal gelingt.

 

Ein Einarbeitungsplan ist die beste Basis

Onboarding erfolgt am besten immer systematisch und ist in den Grundzügen bereits vorbereitet, bevor sich eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter um den Job bewirbt. Natürlich braucht es später noch den individuellen Feinschliff, wenn etwa Qualifikationen, bevorzugte Tätigkeiten oder Details hinsichtlich des Jobprofils gemeinsam mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter besprochen werden.

Wann und wie jemand dem Team vorgestellt wird, wie die Einarbeitung und mögliche Weiterbildungen erfolgen, sind allerdings grundlegende Fragen, die sich unabhängig von der einzelnen Person klären lassen. Oft können diese Pläne sogar in der sprichwörtlichen Schublade ruhen und dann herausgeholt werden, wenn eine Stelle konkret ausgeschrieben wird oder jemand aufgrund einer Initiativbewerbung einen Job angeboten bekommt.

Das eigene Onboarding-Manual enthält bereits einen Fragenkatalog und eine Struktur, die als Leitfaden für den gesamten Onboarding-Prozess dient. Dabei sind alle Phasen des Onboardings von der Vorbereitungs- über die Orientierungs- bis zur Integrationsphase berücksichtigt. (hier ein Beispiel für die Onboarding-Checkliste der Universität Paderborn)

Geht es anfangs noch um die Einrichtung des Arbeitsplatzes und das Klären aller offenen Fragen von der Tätigkeit bis hin zu internen Abläufen, lernt die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter in der zweiten Phase das Team kennen und macht sich mit den Abläufen vertraut.

Während der Integrationsphase wächst das neue Teammitglied immer besser in die Strukturen hinein und ist schließlich vollkommen integriert. Auf dem weg dorthin bekommt er oder sie möglichst viel Unterstützung und idealerweise auch Angebote zur Weiterqualifikation. Auch das Einholen von Feedback ist an dieser Stelle bereits von entscheidender Bedeutung. Viele Details lassen sich jetzt noch am besten nachjustieren.

 

Eine fachliche, soziale und kulturelle Integration ist perfektes Teambuilding

Nicht nur auf der fachlichen, sondern auch auf der sozialen Ebene ist es bedeutsam, neue Teammitglieder zu integrieren. Dafür kommen persönliche Gespräche, die über das fachliche hinausgehen, ebenso infrage wie der kurze Plausch in der Kaffeeküche oder das abendliche Grillen im Kreise der Kolleginnen und Kollegen.

Werden in kurzer Zeit mehrere neue Mitarbeiter eingestellt, so bietet sich ein zeitnahmer Betriebsausflug an. Das besondere Event und die gemeinsamen Aktivitäten helfen, dass man sich besser kennenlernt und Kontakte vertieft.

Hier sind beide Seiten gefragt: Einerseits sollten es neue Teammitglieder leicht haben, in den bestehenden Kreis aufgenommen zu werden. Andererseits kann auch von den Neulingen die Bereitschaft erwartet werden, offen auf die Runde zuzugehen.

 

Das Onboarding ist eine feste Größe, die auch etwas kosten darf

Auch wenn die Unternehmen inzwischen um die Wichtigkeit des Onboardings wissen, stellen nach aktuellen Umfragen nur 14% aller Unternehmen ein gesondertes Budget dafür bereit. Dies verwundert sehr, denn eine strukturierte Einarbeitung sorgt für mehr Bewerbungen, dafür, dass sich Neulinge schnell wohlfühlen und zurechtfinden und dafür, dass die neu besetzte Stelle aus unternehmerischer Sicht profitabel ist. Je besser und reibungsloser das Onboarding funktioniert, desto schneller werden bisherige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entlastet.

Ein standardisierter Onboarding-Prozess bezieht das ganze Team mit ein und bedient sich regelmäßiger Teamsitzungen beziehungsweise Mitarbeitergespräche, bei denen auch Lob und Kritik offen zu Wort kommen können – natürlich immer im Rahmen vorher festgelegter Feedback-Regeln. Eine gewisse Vorbereitung auf derlei Gespräche ist unumgänglich, um auf Anmerkungen und Einwände von Seiten der Mitarbeitenden möglichst gleich eingehen zu können.

Auch die Verwendung bestimmter Software beziehungsweise Apps, die den Onboarding-Prozess verbessern, ist sinnvoll. Neben Kommunikationstools und Zugang zur Wissensdatenbank auch für neue Teammitglieder können das auch E-Learning-Module sein, die zu einer Verbesserung der täglichen Arbeit, aber auch zur Qualifizierung der Mitarbeitenden führen. Eine Überflutung mit Tools und Optionen ist aber unbedingt zu vermeiden, denn das kann schnell entmutigen und ein Gefühl der Überforderung vermitteln, obwohl die täglichen Aufgaben ohne Schwierigkeiten erledigt werden.

 

Checkliste: Diese typischen Fehler dürfen nicht passieren

Im Laufe des Onboardings (und natürlich auch danach) muss das Unternehmen immer ins bestmögliche Licht gerückt sein. Das gelingt vor allem durch eine Willkommens-Atmosphäre, aber auch durch die Vermeidung typischer Fehler. Als solche sind etwa die folgenden zu nennen.

  • Im Unternehmen ist nicht bekannt, dass eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter anfängt.
  • Die neue Kollegin oder der neue Kollege wird nicht von der Geschäftsführung oder der HR-Abteilung begrüßt.
  • Der Arbeitsplatz ist nur unzureichend nutzbar oder gar nicht vorhanden.
  • Das neue Teammitglied wird von anderen ignoriert.
  • Die ersten Aufgaben des Neulings entsprechen nicht dem eigentlichen Jobprofil.

 

Fazit: Glückliche Neulinge sorgen für ein zufriedenes Team

Wie man sich bettet, so liegt man. Dafür ist es aber auch wichtig, dass einem ein bequemes Bett aufgebaut wird. Um das Sinnbild auf das Onboarding zu übertragen: Wenn die Weichen von Beginn an richtig gestellt werden, wächst das Team schnell zusammen und die Chancen stehen gut, dass sich Neulinge auf für alle Seiten angenehme, aber auch gewinnbringende Art integrieren. Und wer happy ist mit seinem Arbeitsplatz, ist engagiert bei der Sache und sucht sich nicht so schnell eine alternative Beschäftigung.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/dock-fu%c3%9f-schuhwerk-steg-matte-1846008/

 

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