HR-Prozesse: Zeitersparnis und Sicherheit durch Softwarelösungen

Die Arbeit der Personalbereiche ist „People Business“. Daher besteht oft eine gewisse Hemmschwelle, hier Effizienzsteigerungen und Prozessoptimierungen in vollem Umfang umzusetzen. Doch auch im HR-Bereich gibt es zahlreiche Standard- und Routineprozesse, die bereits heute durch Software sicher und zuverlässig unterstützt werden können.

Standard-, Support- und Routinetätigkeiten binden Ressourcen im HR-Bereich

Die Managementaufgaben im Bereich der Human Resources (HR) sind vielseitig. Sie umfassen sämtliche Anforderungen in der Personalarbeit, angefangen von der strategischen Gestaltung über die Steuerung der einzelnen Prozesse bis zur Personalentwicklung.

Neben strategischen Aufgaben gibt es im Personalbereich auch zahlreiche standardisierte Prozesse. Diese sind einerseits Routinetätigkeiten. Andererseits sind auch sie mit einer regelmäßigen Interaktion mit den Mitarbeitern des Unternehmens verbunden.

Die Wichtigkeit dieser 1:1-Kommunikation mit den Kollegen in allen Unternehmensteilen ist unbestritten. Ihr sollte auch ausreichender Raum eingeräumt werden. Dennoch stellen gerade Standardprozesse oft eine Belastung der Ressourcen und zeitlichen Kapazitäten im HR-Bereich dar.

Die HR-Funktion ist über die Verantwortlichkeit für alle Personalbelange mit allen anderen Unternehmensbereichen verknüpft. In der Regel gibt sie den Fachbereichen Prozesse, Tools und Methoden vor. So wird sichergestellt, dass in allen Organisationseinheiten eine einheitliche und qualitativ hochwertige Personalarbeit geleistet wird. Die Mitarbeiter der Personalabteilung leisten dabei Prozessunterstützung und sind Ansprechpartner für die Fachbereiche.

Auch hier sind es Support- und Routinetätigkeiten, die wichtige Ressourcen binden. Daher muss die stete Optimierung solcher Abläufe muss auch für Personalabteilungen eine hohe Priorität haben. Die Digitalisierung bietet hier zunehmend sinnvolle Ansätze. Bereits im Jahr 2015 diskutierten HR-Verantwortliche auf dem Haufe Talent Management Gipfel über Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung im Personalbereich.

Möglichkeiten für die Prozessoptimierung in den Human Resources-Bereichen

Prozessmanagement ist zwar den Verantwortlichen im überwiegenden Teil aller Unternehmen ein Begriff. Jedoch findet diese Form der Optimierung im Bereich der Human Resources seltener Anwendung. Die Vielfalt der Personalaufgaben und ihre enge Verzahnung lassen Prozessmanagement schwierig erscheinen. Es gibt jedoch auch hier Möglichkeiten.

Optimierung von Standard- und Routineprozessen

Insbesondere in Arbeitsbereichen, die regelmäßig ähnliche Informationen, Vorlagen oder Formulare benötigen findet sich etwa in der Digitalisierung von Akten eine Option der Optimierung. Auch dort, wo die Beantwortung wiederholter Fragen aus verschiedenen Abteilungen viel Zeit kostet, bietet sich Prozessoptimierung an. Ebenso ist die Koordination von Mitarbeitergesprächen, Einladungen und Bewerbungen ein Bereich, der aufgrund der immer gleichen Prozessschritte durch Softwareeinsatz zeitsparender gestaltet werden kann.

Allgemein eignen sich strukturgleiche und wiederkehrende Aufgaben für die Arbeitserleichterung durch entsprechende Software. Somit bleibt der HR-Abteilung mehr Zeit für die Förderung von Kompetenzen sowie die Anwerbung der besten Talente.

Optimierung zeitaufwändiger HR-Prozesse am Beispiel von Arbeitszeugnissen

Bei einfachen Routinetätigkeiten sind die Verbesserungsmöglichkeiten durch Softwareunterstützung offensichtlich. Doch gerade komplexere Prozesse bieten Potenziale zur Steigerung von Effizienz und Qualität. Auch wenn es sich aus Sicht der jeweiligen Mitarbeiter im Unternehmen um sehr individuelle Vorgänge handelt, bestehen hier Standardisierungsmöglichkeiten.

Hohe rechtliche und emotionale Anforderungen an die Erstellung von Arbeitszeugnissen

Die Erstellung rechtlich einwandfreier Arbeitszeugnisse ist eine Herausforderung, die in vielen HR-Abteilungen hohen Aufwand und viel Zeit kostet. Die juristischen Vorgaben für die korrekte Erstellung eines Arbeitszeugnisses sind umfangreich. Zudem entwickelt sich die Rechtsprechung ständig weiter.

Jedem Arbeitnehmer steht nach Ende des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis zu. Das Arbeitsrecht sieht genaue Richtlinien für Umfang, Struktur und Zeitpunkt der Zeugniserstellung vor. Das Arbeitszeugnis muss die Fähigkeiten und Leistungen des Arbeitnehmers angemessen und vor allem wohlwollend bewerten. Bei der Erstellung ist größte Sorgfalt geboten, da Zeugnisse schon bei kleinen Abweichungen von den Richtlinien rechtlich einklagbar sind.

Für die Arbeitnehmer ist der Erhalt eines Arbeitszeugnisses zudem oft emotionsbehaftet. Aus ihrer Sicht handelt sich um einen seltenen Vorgang, der aber potenziell große Auswirkungen auf ihre weitere berufliche Entwicklung haben kann. So kommt es teilweise zu langwierigen Diskussionen zwischen dem Arbeitnehmer, seinem Vorgesetzten und Mitarbeitern der Personalabteilung. Leicht werden in solchen Situationen auch die Prozesse und Vorgaben des HR-Bereichs angezweifelt.

Rechtssichere Arbeitszeugnisse dank Software

Damit Arbeitszeugnisse nicht die Zeit der Personalabteilung rauben oder Anlass für Rechtsstreitigkeiten geben, bieten sich Software-Tools an. Diese gewährleisten neben der Rechtssicherheit auch eine rasche und effiziente Erstellung des Zeugnisses. 

Spezialisten haben dafür bereits praxistaugliche und rechtlich abgesicherte Softwarelösungen entwickelt. Beispielsweise bietet die auf Personalthemen spezialisierte Haufe-Gruppe mit dem HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2017 ein wirksames Tool zur Zeugniserstellung an. In wenigen selbsterklärenden Schritten können HR-Verantwortliche damit formal korrekte, professionelle und rechtssichere Arbeitszeugnisse erstellen.

Solche Softwarelösungen reduzieren den ansonsten hohen Personalaufwands für die Zeugniserstellung, vermeiden juristische Auseinandersetzungen rund um das Zeugnis und tragen so zur Optimierung von HR-Prozessen bei.

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