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Die Geschichte von dem kleinen Excel-Tool das sein Glück fand und dann doch unterging

Niemand spricht gern darüber, doch es ist ein offenes Geheimnis: Viele Unternehmen verlassen sich für wichtige Anwendungen immer noch auf selbst erstellte Tools in Excel oder einer anderen Tabellenkalkulationssoftware. Was der internen Revision und externen Prüfern die Haare zu Berge stehen lässt, erweist sich im Unternehmensalltag oft als sehr praktisch: Man ist sehr flexibel, nicht auf externe Dienstleister angewiesen und jeder kann das Tool verstehen.

Tatsache ist, dass diese – im Fachdeutsch „selbst erstellte Individualsoftware“ genannten – Lösungen manchmal besser sind als ihr Ruf. Man muss nur ein paar Dinge richtig machen. Davon erzählt diese kleine Geschichte. Sie ist inspiriert von der Realität. So oder ähnlich könnte es sich in vielen Unternehmen zutragen. Es war einmal …

1. Die Kindheit

Es war einmal eine Bank, der es sehr schlecht ging. Die Bank wurde von einem Finanzinvestor gekauft, der der Bank ein neues Geschäftsmodell schenkte. Das war gut, denn das alte hatte ja nicht mehr funktioniert. Nun waren alle der Meinung, dass man für die neuen Geschäfte irgendwie herausfinden müsste, ob sie profitabel sind. In einer Bank ist das gar nicht so einfach, denn die Aufsichtsbehörden machen sehr viele Vorschriften zu Risikokosten und Eigenkapitalhinterlegung.

Alle wünschten sich eine richtig tolle professionelle Softwareunterstützung für ihr neues Geschäft. Es wusste nur niemand so richtig, was diese Software eigentlich können und rechnen sollte. So fanden sich zwei Leute, die gemeinsam eine Excel-Datei aufmachten und ausprobierten, wie das neue Tool funktionieren sollte. Einer der beiden war Wirtschaftsmathematiker und konnte ganz lange Formeln programmieren. Die andere war ein Betriebswirt und wusste wie man Dateien so baut, dass der Anwender etwas damit anfangen kann.

Gemeinsam arbeiteten sie fleißig an ihrer Datei. Sie nannten ihr Tool „Funktionsmuster“, denn es sollte ja nur ein Muster dafür sein, was später die tolle Softwarelösung tun muss.

Das kleine Tool wuchs und gedieh. Die beiden Entwickler zeigten es ganz viel in der Bank herum und fragten Leute aus allen Fachbereichen nach ihrer Meinung. Nach einer Weile hatten alle gesagt, dass sie das Tool toll fanden. Die Entwicklerin hatte zwar den leisen Verdacht, dass sich niemand die langen Formeln im Detail angeschaut hatte – sie hatte nämlich viel mehr Fragen erwartet. Aber alle waren zufrieden und so war es auch gut.

Nun wäre es eigentlich an der Zeit gewesen, nach dem Muster des kleinen Tools eine tolle Softwarelösung programmieren zu lassen. Sowas ist sehr teuer. Plötzlich fühlten sich alle etwas unwohl.

Im Vorstand der Bank saßen damals lauter kluge und vorsichtige Menschen. Die meinten, dass sie noch gar nicht so richtig wüssten, welche Art von Geschäften die Bank letztlich einmal machen würde. Das würde ja erst die Praxis zeigen. Wenn dann schon ein teures fremdentwickeltes Tool da wäre und man bräuchte doch etwas anderes, dann würde es noch teurer. So hatten sie eine gute Idee: „Lasst uns doch mit dem Excel-Tool starten und sehen wie es sich in der Praxis bewährt. Dann können wir nach einem Jahr immer noch eine richtige Software anschaffen.“

Der Vorstand wollte aber auch keinen Ärger mit irgendwelchen Prüfern bekommen. Die mögen nämlich Excel-Tools nicht besonders. Also wurde eine große Beratungsgesellschaft beauftragt, das kleine Excel-Tool zu überprüfen. Alle wollten wissen, ob das Tool einen Kredit wirklich richtig berechnen kann und dabei auch so komplizierte Sachen wie Risiko- und Eigenkapitalkosten richtig abbildet.

Nach ein paar Wochen lag ein sehr dickes Gutachten vor. Alle waren einigermaßen zufrieden damit. Es gab zwar eine lange Liste mit Hinweisen, was alles noch verbessert und geändert werden musste. Aber es stand nirgends, dass das Tool falsch rechnet.

Nur die Entwicklerin wunderte sich wieder. Es hatte ihr wieder niemand Fragen zu den langen Formeln gestellt. Dafür stand da ganz viel zu Prozessfragen, wie man die Eingaben absichern sollte, dass man Zellen schützen müsste und vieles mehr. Das hatte zwar niemand gefragt, aber man konnte es prima in eine Orga-Richtlinie übernehmen. Und die sind in Banken ja auch ganz wichtig.

2. Die Pubertät

Nun wurde es für die beiden Entwickler Zeit, ihr kleines Tool in andere Hände zu übergeben. Die Bank hielt das Tool für sehr wichtig. Deshalb wurde extra eine neue Stelle dafür geschaffen. Der neue Betreuer hatte nichts anders zu tun, als sich um das Tool zu kümmern. Er würde mit beim Vertrieb sitzen, um direkt zu erleben, wie das Tool in der Praxis eingesetzt wird. Er würde die einzelnen Geschäfte kennen und könnte das Tool bei Bedarf ganz schnell anpassen. Man hatte sich dafür jemanden mit IT-Erfahrung ausgesucht. Das würde schon passen.

Die beiden Entwickler übergaben das kleine Tool also an seinen neuen Betreuer. Dazu hatten sie eine lange To-do-Liste aufgeschrieben. Man darf nämlich nicht vergessen, dass das Tool immer noch ein Funktionsmuster war. Funktionsmuster wachsen immer etwas ungeordnet. Man will ja nur sehen, ob und wie etwas funktioniert. Eine glasklare Nachvollziehbarkeit und Effizienz bleiben da auf der Strecke. Dafür gab es nun den neuen Betreuer. Der sollte aus dem kleinen Funktionsmuster ein richtig erwachsenes Tool machen.

Das waren alles ganz tolle Pläne. Nur eines hatten alle übersehen. Der neue Betreuer hatte zwar Ahnung von IT. Das heißt aber nicht unbedingt, dass jemand auch richtig viel Ahnung von Excel oder gar von Kreditgeschäften hat. „Ja“ sagen Sie jetzt sicher – „das kann man doch aber alles lernen.“ Aber manchmal funktioniert das eben nicht so gut.

Sie wissen es doch selbst: Es ist immer leichter, wenn zwischen Arbeitskollegen auch die Chemie stimmt. Dann kann man leichter zusammenarbeiten und meist kommen auch bessere Ergebnisse heraus.

Das kleine Tool und sein Betreuer konnten sich aber nie so richtig miteinander anfreunden. Beide waren ziemlich unglücklich miteinander. Deshalb konnte sich das Tool auch nicht so gut entwickeln, wie alle gehofft hatten. Auch die Anwender merkten, dass sich das Tool nicht ganz wohl in seiner Haut fühlte. Deshalb vertrauten sie dem Tool auch nicht richtig.

So gingen drei traurige Jahre ins Land. Niemand war so richtig zufrieden mit dem Tool. Es war aber auch niemand so unzufrieden, dass man etwas geändert hätte.

Es hatte auch niemand Lust, das Thema mit der professionellen Softwarelösung nochmal anzufassen. Man hatte sich mehrere externe Lösungen angesehen. So richtig passten die aber alle nicht. Viel Geld ausgeben wollte auch niemand. Das kleine Tool gab sich nebenher alle Mühe, so nützlich zu sein wie es nur konnte. Es wollte nämlich nicht abgelöst werden.

3. Endlich erwachsen!

Nach drei Jahren passierte etwas, das in Unternehmen immer mal passiert: Es wurde umstrukturiert. Das kleine Tool saß plötzlich nicht mehr im Vertrieb sondern im Controlling. Dort saß inzwischen auch die frühere Entwicklerin. Die meldete sich gleich und sagte, dass sie sich gern wieder um das Tool kümmern würde. Man kennt sich ja schließlich noch. Alle in der Bank freuten sich, dass sich jemand freiwillig für eine Aufgabe gemeldet hatte, die nach viel Arbeit und wenig Ruhm aussah.

Auch das kleine Tool und die neue Betreuerin freuten sich. Sie machte ganz schnell die Datei auf und sagte „Hallo kleines Tool. Schön Dich wiederzusehen. Lass mal schauen, wie es Dir so ergangen ist.“ Das Tool seufzte. Nach kurzer Zeit seufzte auch die Betreuerin:

Die To-do-Liste war noch länger geworden. Viele der Aufgaben kannte die Betreuerin noch aus dem alten externen Gutachten. Auch hatte das Tool Kummerspeck angesetzt. Die Dateigröße war stark gewachsen. Effizienter und nachvollziehbarer war es dafür nicht geworden. Bald flüsterten die ersten Anwender der Betreuerin zu, dass sie mit dem Tool kaum noch arbeiten konnten: „Wissen Sie, wenn ich morgens komme, starte ich als Erstes das Tool. Dann hole ich mir einen Kaffee. Nach einer Weile kann ich dann wieder mit meinem Rechner arbeiten.“

Die Betreuerin erschrak sehr. Doch dann machte sie sich an die Arbeit. Zuerst löste sie die dringendsten Probleme. Außerdem beobachtete sie ein paar Wochen lang, wie sich das Tool so in der Praxis bewährte. Dazu redete viel mit den Anwendern. Sie sagten allen Anwendern, dass sie sie jederzeit ansprechen könnten – mit Fragen, Problemen, Wünschen, Ideen.

Nach drei Monaten hatten Tool und Betreuerin einander wieder gut kennengelernt und Vertrauen zueinander gefasst. Eines Morgens speicherte die Betreuerin das Tool unter einem neuen Namen und nannte es jetzt „Version 3.0“. Dann warf sie einfach drei Viertel des Rechenkerns hinaus. An dem restlichen Viertel änderte sie ziemlich viel herum. Nur die Grundlogik zur Berechnung der Kredite blieb unverändert. Alles andere wurde komplett neu, ordentlich und nachvollziehbar aufgebaut.

Danach war das Tool nur noch halb so dick. Es war jetzt viel übersichtlicher. Aber es produzierte trotzdem noch die gleichen Ergebnisse. Fast, denn die Betreuerin hatte in den langen Formeln ein paar Fehler gefunden, die vor ihr noch niemand bemerkt hatte. Obwohl sich doch schon so viele schlaue Leute das Tool ansehen sollten.

Bevor die Betreuerin das neue Tool veröffentlichte, zeigte sie es jedem in der Bank der damit etwas zu tun hatte. Diesmal schickte sie aber nicht einfach die Datei herum mit der Bitte um Feedback. Nein, sie lud die Leute zu sich ein, erklärte genau, was sie gemacht hatte, und führte die Leute Schritt für Schritt durch die Rechnungen. Als diesmal alle zustimmend mit dem Kopf nickten, hatte die Betreuerin endlich ein gutes Gefühl.

Dann tat die Betreuerin noch etwas, das vor ihr noch niemand für das Tool getan hatte: Sie schrieb eine ganz lange Dokumentation und ein ganz kurzes Anwenderhandbuch. Sie wusste, dass beides außer der internen Revision niemand lesen würde. Aber trotzdem muss so etwas nun einmal da sein.

Das Tool Version 3.0 wurde veröffentlicht und alle freuten sich, wie schlank es geworden war. Die Anwender freuten sich auch, weil sie jetzt endlich sehen und verstehen konnten, was das Tool eigentlich tat. Wenn ihnen mal etwas seltsam vorkam, fragten sie einfach die Betreuerin. Die erklärte ihnen alles geduldig. Manchmal stieß man so auch gemeinsam auf noch einen Fehler. Der wurde dann behoben.

So entwickelte sich das Tool prächtig. Dabei wurde es immer schlanker und zuverlässiger. Das kleine Tool freute sich sehr, dass es jetzt endlich gemocht wurde. Die Betreuerin war sehr stolz auf ihr kleines Tool und behütete es gut. Niemand wollte jetzt mehr eine externe Softwarelösung haben. Im Gegenteil – plötzlich sagten alle, dass sie durch ihr maßgeschneidertes und flexibles Tool einen richtigen Wettbewerbsvorteil hatten.

Selbst die interne Revision und die externen Prüfer waren plötzlich fast zufrieden mit dem Tool. Sie hatten nur noch ganz wenige Beanstandungen. Die mussten sie haben, denn wenn sie gar nichts gefunden hätten, dann hätten sie sicher nicht gründlich gearbeitet. Das Tool und seine Betreuerin waren damit zufrieden. Beide gaben sich große Mühe, immer freundlich zur Revision zu sein. Nur ganz dumme Ideen wendeten sie höflich, aber bestimmt ab.

Die Dokumentation wurde ein voller Erfolg. Sie war so dick, dass die interne Revision und die externen Prüfer ziemlich beeindruckt waren. Dafür fanden sie auch nicht die kleinen Schwachstellen im Tool, von denen nur die Betreuerin und einige Kollegen wussten. Natürlich achtete die Betreuerin sehr darauf, dass alle kritischen Schwachstellen sofort behoben wurden. Der Rest hätte fast keine Auswirkungen, würde aber sehr viel Arbeit machen.

So lebten das kleine Tool, seine Betreuerin, die Anwender und alle anderen für viele Jahre glücklich zusammen. Im Märchen würde es jetzt heißen „ … und wenn sie nicht gestorben sind, dann leben sie noch heute.

4. Zu früh im Ruhestand

Doch es passierte wieder etwas, das im Wirtschaftsleben nun einmal passiert. Die Bank wurde von einer anderen Bank gekauft. Diese war viel größer und hatte ihr eigenes Excel-Tool.

Auch das Tool der großen Bank hatte seinen Betreuer. Der war sehr freundlich. Er sah sich das kleine Tool interessiert an und war ziemlich beeindruckt. Er zeigte der Betreuerin auch sein Tool. Das sollte jetzt auch die gekaufte Bank einsetzen.

Die Betreuerin sah sich das neue Tool ganz genau an. Eine richtige Dokumentation dazu gab es nicht, nur so eine Art Anwenderhandbuch im Orga-Handbuch der großen Bank. Die Betreuerin traute ihren Augen nicht: „Damit sieht man ja gar nicht … . Wie wollen die denn wissen …?“

Die Betreuerin beschloss, für das kleine Tool zu kämpfen. Sie stellte beide Tools gegenüber und beschrieb, was wo wie gerechnet wird. Was wird berücksichtigt und was nicht. Was kann man daraus ablesen und was nicht. Diese Ausarbeitung zeigte sie ihrem Chef. Sie zeigte sie dem früheren zweiten Entwickler des Tools, der das kleine Tool auch in sein Herz geschlossen hatte. Sie zeigte die Ausarbeitung sogar dem Vorstand. Alle gaben ihr Recht: Das kleine Tool war viel aussagefähiger.

Aber die Betreuerin musste etwas lernen:

  • Unternehmen haben unterschiedliche Entscheidungskriterien
  • Dafür benötigen sie unterschiedliche Tools, die unterschiedliche Dinge ausrechnen
  • Wenn ein großes Unternehmen ein kleines Unternehmen kauft, dann bestimmt nun mal das große Unternehmen, welche Entscheidungskriterien wie gerechnet werden.

Das kleine Tool war nicht zu retten. Alle mochten es, doch niemand brauchte es mehr.

Die Betreuerin arbeitet längst nicht mehr in der gekauften Bank.
Das kleine Tool liegt gemeinsam mit vielen anderen nicht mehr benötigten Dateien der gekauften Bank auf irgendeinem Archivserver und träumt von besseren Zeiten.
Nur in den Erinnerungen seiner Betreuerin und einiger Kollegen lebt es noch fort.

Die Betreuerin hat immer gern mit dem kleinen Tool gearbeitet. Und sie hat dabei sehr viel gelernt.
Das ist doch auch etwas.

Was können Sie nun aus dieser Geschichte lernen?

Selbst erstellte Individualsoftware kann in der Unternehmenspraxis erfolgreich und sicher eingesetzt werden. Dazu müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es sollte jemand für diese Software verantwortlich sein, der diese Aufgabe auch annimmt, sie mit allen Aspekten annimmt und sich ihr gewachsen fühlt
  • Eine saubere Programmierung und Dokumentation sind unabdingbar – nicht nur für die Revision. Die Ergebnisse müssen nachvollziehbar, replizierbar und stabile sein.
  • Der Verantwortliche muss für das Tool immer wieder neu Vertrauen schaffen. Dazu muss er regelmäßig das Gespräch mit den Anwendern und allen anderen involvierten Personen suchen. Er muss bereit sein, das Tool bis ins Detail zu erklären und er muss auch Kritik und Änderungswünsche annehmen können.
  • Excel als Grundlage für selbst erstellte Individualsoftware hat Grenzen. Dessen müssen sich alle Entscheider bewusst sein. Wenn man diese Grenzen kennt, bewertet und bewusst in Kauf nimmt, kann man damit gut arbeiten.

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