Prozessoptimierung: Bewährte und innovative Methoden

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Veröffentlicht: Dienstag, 21. Mai 2019 10:25

Geschrieben von Helmut Lanke

Im Laufe der Zeit wurden gleich eine ganze Reihe verschiedener Systeme entwickelt, die uns heute für eine gewinnbringende Prozessoptimierung zur Verfügung stehen. Generell ist es wichtig, zu schauen, welche dieser Methoden für die eigene Unternehmung die richtige ist. 

Da sehr viele Methoden auf dem Markt zur Verfügung stehen, von denen sich die meisten längst bewährt haben, ist es in Regel recht leicht, die passende zu finden.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, die bereits gesetzten Ziele nochmals hinsichtlich Effektivität und Effizienz durch kontinuierliches und planmäßiges Streben zu verbessern. Die gesetzten Ziele werden entsprechend der Situation analysiert. Dies ist der Grundstein, um diese in der Prozessoptimierung auch wirklich erreichen zu können. Der gewählte Einsatz der bevorzugten Methoden hängt davon ab, welches Ziel letztendlich angestrebt ist. Dafür stehen beispielsweise Methoden zur Ideenfindung ebenso wie kontinuierliche und einmalige Modelle zur Auswahl.

Zu den Zielen der Prozessoptimierung zählen vor allem die Erhöhung der Produktivität und die Verbesserung der Qualität. Oft geht es auch um die Verbesserung der Durchlaufzeiten innerhalb der Produktion. Inzwischen findet aber auch eine deutliche Verschmelzung dieser Bereiche statt.

Unterschiedliche Methoden der Prozessoptimierung

Neben dem Marketing ist auch die Prozessoptimierung ein wesentlicher Baustein für den unternehmerischen Erfolg. Häufig ist es so, dass nicht eine Methode allein zum Ziel führt. Allerdings ist die entsprechende Kenntnis über das jeweilige Potenzial des gewählten Modells eine entscheidende Grundvoraussetzung, um sich für die richtige Kombination verschiedener Methoden zu entscheiden.

Ein häufiger Fehler besteht vor allem darin, die eingesetzte Methode nicht richtig verstanden zu haben. Somit wird sie aber leider auch nicht zum gewünschten Erfolg führen. Ebenso werden die Kombinationsmöglichkeiten mehrerer Systeme sowie deren Potenzial nicht erkannt.

Erst das Expertenwissen zur richtigen Anwendung führt letztlich zum Erfolg.

ERP Systeme

Das Enterprise Resource Planning, oder kurz ERP, bedeute im Grunde in der wörtlichen Übersetzung Unternehmensressourcenplanung. Hier geht es darum, die im Unternehmen vorhanden Ressourcen, wie beispielsweise die Waren, das Kapital, aber auch das Personal, möglichst effektiv zu steuern. Die Hauptaufgaben liegen dementsprechend in der Systemintegration, Prozessintegration und in der Lieferanten- und Kundenintegration. Um all das möglichst schnell und einfach zu realisieren, greifen Unternehmen zunehmend auf ERP-Systeme in Form von spezieller Software zurück. Hier sind alle wichtigen Module und Funktionen zur erfolgreichen Steuerung sämtlicher Geschäftsabläufe enthalten.

Das ERP lässt sich als bedarfs- und zeitgerechte Planung und Steuerung der Firmenressourcen definieren.

Der Stellenwert des ERP im Zeitalter der Digitalisierung ist immens hoch. Um sich heutzutage gegen Mitbewerber durchsetzen zu können, ist es extrem wichtig, im Bereich Mobilität, Flexibilität und Erreichbarkeit alle Kriterien zu erfüllen.

Das ERP sorgt dafür, dass immer alle wichtigen Firmendaten in elektronischer Form grundsätzlich und überall allen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Dies vereinfacht natürlich auch die Geschäftsabläufe und Workflows im Unternehmen. Denn mit einer ERP Software lassen sich unterschiedliche Bereiche optimieren.

Dazu zählen unter anderem der reibungslose Datenaustausch mit den Kunden und Lieferanten. Aber auch die zentrale Datenhaltung wird deutlich optimiert. Außerdem steht stets eine präzise Lagerübersicht zur Verfügung. Zukünftig können Materialengpässe vermieden werden, was zum Beispiel auch eine effizientere Produktionsplanung zur Folge hat. Je nach Aufbau des Unternehmens kann die unkomplizierte Steuerung geografisch verteilter Teams einen weiteren erheblichen Vorteil bieten.

Die Zielsetzung des ERP besteht vor allem darin, ein Unternehmen in wesentlichen Unternehmensbereichen zu unterstützen und Abläufe effizienter zu gestalten.

Total-Quality-Management (TQM)

Hierbei handelt es ich um ein Konzept, mit dessen Hilfe die Unternehmensführung eine nachhaltige Qualität in allen Unternehmensbereichen erreichen soll. Bei dem Einsatz der Methode des Total-Quality-Managements handelt es sich aber keineswegs um ein alleinstehendes Tool. Das TQM ist ein ganzheitliches Konzept, dessen Ziel es ist, in allen Unternehmensbereichen und Ebenen die Qualität als stets angestrebtes Ziel zu integrieren.

Bei dieser Methode ist die Mitwirkung aller Mitarbeiter gefordert. Denn hier werden immer alle Prozesse überprüft, um sämtliche Dienstleistungen und Produkte zu jeder Zeit durch ihre hohe Qualität zu kennzeichnen.

Beim TQM steht stets der Kunde im Mittelpunkt des Geschehens, denn hier wird vor allem die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden sowohl gemessen als auch definiert. Hier nutzen die Mitarbeiter unterschiedliche Methoden und Werkzeuge, um einen ständigen Verbesserungsprozess stattfinden zu lassen. Das Ergebnis verteilt sich gleichermaßen auf die Zufriedenheit des Kunden ebenso wie auf die des Unternehmens

Nach diesem Vorbild wurden verschiedene weitere Methoden entwickelt, dazu zählen vor allem die ISO9001 Norm, das EFQM-Modell, welches in Deutschland entwickelt wurde, und ebenso die japanische Six-Sigma-Methode. Alle diese Qualitätsmanagementsysteme wurden aus dem Total-Quality-Management entwickelt. Allen gemein ist, dass sie immer auf die Unterstützung des gesamten Mitarbeiterstabes setzten.

Process Mining

Das Process Mining ist eine Methode der Moderne. Im Zeitalter der Digitalisierung liegt es nahe, die digitalen Spuren zu nutzen. Heutige IT-Systeme hinterlassen schließlich während der Abwicklung von Prozessen entsprechende Spuren. Nutzt man diese Spuren, so lassen sich komplexe Prozesse nicht nur rekonstruieren, sondern auch analysieren.

Dank des Process Mining werden also ungenutzte, verborgene Ist-Daten in den IT-Systemen nutzbar gemacht. Das System fügt diese Daten dann in der Folge zu einem transparenten Prozess zusammen. Durch die anschließende Visualisierung werden dann entsprechend die zuvor verborgenen Prozesse sichtbar gemacht. So lässt sich beispielsweise spielend die Häufigkeit von Durchlaufzeiten ermitteln.

Dank des Process Mining hat sich auch die Diskussion über die Qualität der Prozesse und den Schnittstellen zwischen Fachabteilungen deutlich verändert. Während sich diese Diskussionen vor dem Einsatz des Process Mining vorrangig um Prozess-Hypothesen, subjektive Einschätzungen über den Prozess oder Schuldzuweisungen drehten, so liegen die Diskussionsschwerpunkte nun eher auf der objektiven Abbildung von Durchlaufzeiten, ebenso wie auf den Prozessvarianten und deren Optimierung.

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Bildquellen:

Bild 1 Pixabay
Bild 2 https://pixabay.com/de/photos/ideation-start-unternehmer-3267505/