Effizient arbeiten und Kosten einsparen – strategisch indirekter Einkauf

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Veröffentlicht: Mittwoch, 06. März 2019 15:58

Geschrieben von Helmut Lanke

Als Unternehmer steht die Einsparung von Kosten stets im Fokus. Dies ist auch der Grund, warum immer mehr besonderen Wert auf einen indirekten Einkauf legen. Diese Art wird ebenfalls Indirect Procurement genannt.

Unter den Begriff des strategisch indirekten Einkaufs fällt die Beschaffung aller Materialien, die zwar benötigt werden, jedoch nicht unmittelbar mit dem eigentlichen Produktionsprozess verbunden sind. Da alle Produkte dennoch von großer Bedeutung sind, darf diese Art von Einkauf keinesfalls unbeachtet bleiben. So ist es wichtig, einen strategisch indirekten Einkauf sinnvoll umzusetzen und damit kostenbewusst zu arbeiten. Denn dieser spielt eine sehr wichtige Rolle für den dauerhaften wirtschaftlichen Erfolg. 

Was genau ist der strategisch indirekte Einkauf?

Im Allgemeinen geht es beim strategisch indirekten Einkauf um die Beschaffung aller Ressourcen, die bestimmte Kriterien erfüllen. So betrifft dies Einkäufe, die nicht direkt mit der Produktion zusammenhängen, jedoch für den gesamten Ablauf und die Struktur notwendig sind. Ebenso sind damit Prozesse, Materialien und Dienstleistungen gemeint, die immer wiederkehrend sind und benötigt werden.

Bei einer Spedition als Beispiel wird das Papier nur sekundär benötigt, um das Endprodukt, also die Dienstleistung des Transports, zu gewährleisten. Somit handelt es sich um einen indirekten Einkauf. Wohingegen sich ein Transport nicht ohne Reifen bewerkstelligen lässt. Daher gehören diese in dem hier genannten Fall zu den Kosten des direkten Einkaufs.

Ein weiteres Beispiel ist eine Druckerei. Hier gehört das Papier zu den Gütern, die für einen direkten Einkauf stehen, da dieses für den Herstellungsprozess essenziell ist. Reifen hingegen, die für den Dienstwagen der Geschäftsleitung gebraucht werden, sind in diesem Fall Kosten des indirekten Einkaufs, da sie nicht „zwingend“ für die Herstellung des Endprodukts oder die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.

So steht der strategisch indirekte Einkauf im Gegensatz zum direkten Einkauf. Denn dieser umfasst in erster Linie alle Einkäufe, die mit dem Kerngeschäft des Unternehmens verbunden sind. Üblicherweise sind dies Produktionsdienstleistungen sowie Produktionsmaterialien. Diese werden über das Materialwirtschaftungssystem gelistet. Damit lassen sich die Produktionsmaterialien auf einer Stückliste verwalten.

Über den indirekten Einkauf hingegen werden alle Dienstleistungen und Materialien beschafft, die nicht direkt in das Produkt einfließen. In vielen Fällen werden eben diese dann ohne Strategie und oftmals spontan, nach Bedarf, geordert. Zudem werden diese häufig besorgt, ohne dass dafür besondere Kontrollen oder Rahmenverträge gelten. Insofern gibt es selten Regelungen, die den Bestellvorgang für den indirekten strategischen Einkauf näher definieren.

Ein Sonderfall sind die sogenannten C-Teile. Hierzu zählen beispielsweise Hilfs- und Betriebsstoffe wie Schmiermittel aber auch technische Gase. Somit sind hier alle Nichtproduktionsmittel zusammengefasst, die nicht direkt sowie eindeutig mit dem Prozess der Produktion zusammenhängen.

In der Zusammenfassung kann gesagt werden, dass der strategisch indirekte Einkauf als zentrales Thema die vorausschauende Beschaffung von kurz-, mittel- und langfristig wiederkehrenden Dienstleistungen und Materialien hat. Definiert werden diese zudem durch den Umstand, dass diese nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen und dennoch über die gesamte Struktur des Unternehmens hinweg nötig sind.

Besonders in der neuen digitalen Welt, in denen sich Unternehmer heute bewegen, wird der Nutzen dieser Art des Einkaufs oftmals unterschätzt. So kann in vielen Fällen die Umsetzung eines strategischen, indirekten Einkaufs für einen massiven Performance-Booster sorgen. Dies ist jedoch nicht „Mal neben zu“ zu bewerkstelligen. Hier gilt es, eine nachhaltige Strategie zu entwickeln, die sich an den bisherigen Ablauf anpasst. 

Doch klar ist ebenfalls, dass, je größer das Unternehmen ist, es umso schwieriger ist, die unnötigen Kosten im Einkauf zu identifizieren und einzusparen. So wird oft aus jedem Bereich eine eigene Bestellung gemacht, ohne dass die Informationen darüber mit anderen Abteilungen geteilt werden. Um die zu ändern, muss ein Anpassungsprozess eingeleitet werden. Dieser ist unternehmensspezifisch und sollte dabei auf einer Analyse der Prozesse mit dem Fokus auf Optimierung basieren. Wichtig ist in diesem Kontext ebenfalls das Benchmarking. Hiermit kann das Potenzial von Preisen und deren Informationen erkannt und abgeschätzt werden. Um diese Vorhaben umzusetzen, wird ein internes Konzept benötigt, in dem die Vorgehensweise definiert wird.

Passende Dienstleister für den strategisch indirekten Einkauf 

Um ein solches Konzept umzusetzen, benötigt es Zeit, Ressourcen und finanzielle Mittel. Sind diese Grundlagen nicht gegeben, muss das nicht bedeuten, dass ein strategisch indirekter Einkauf nicht möglich ist. So kann Outsourcing eine gute Alternative sein. Denn hier kümmern sich Experten um das Thema. Mit einem zuverlässigen und erfahrenen Partner an der Seite werden nicht nur Ressourcen und Kosten gespart, sondern ebenso wertvolle Zeit. Denn der Unternehmer selbst kann sich voll und ganz dem eigentlichen Kerngeschäft widmen. So kann weiter am Wachstum und der eigenen Marktposition gearbeitet werden. Somit verschafft das Outsourcing an ein Expertenteam für den strategisch indirekten Einkauf deutliche Vorteile. 

Hierzu kann das Know-how ebenso gezählt werden, wie die objektive Betrachtung aller Abläufe. Damit einhergehen die Steigerung der Effizienz und die Kosteneinsparung. Denn mit dem strategisch indirekten Einkauf wird das bisher „normale“ Einkaufsverhalten deutlich kostengünstiger umgesetzt. Das Outsourcing in diesem Bereich hat ebenfalls den Vorteil, dass komplexe Aufgaben gelöst, Konzepte und Pläne ausgearbeitet und Prozesse strukturiert sowie transparent von Experten aufgebaut werden.

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 Bildquelle: https://pixabay.com/photos/macro-photography-paper-clip-651627/