Implementierung von ERP-Systemen in Unternehmen

Das Enterprise Resource Planning - kurz ERP - unterstützt Unternehmen bei der Optimierung der Geschäftsprozesse, der Steigerung der Effizienz und bietet eine zentrale Datenbasis für fundierte Entscheidungen. Es sollen Einschränkungen durch veraltete Systeme überwunden werden, was neue Geschäftschancen mit sich bringt.

Bei der Implementierung des Systems handelt es sich allerdings um ein kompliziertes Vorhaben, welches eine große Menge an Planung, Koordination und Veränderungsmanagement benötigt. Hier werden wesentliche Schritte, mögliche Herausforderungen und die Best Practices zum Gelingen des Projekts erklärt.

ERP-System: Kurz gesagt

ERP-Systeme haben als integrierte Softwarelösung die Aufgabe, die verschiedenen Geschäftsprozesse auf einer Plattform zu vereinen. Dazu zählen beispielsweise das Management der Finanzen, die Beschaffung der Ware sowie die Produktion und der Vertrieb. Auch Bereiche wie Lagerverwaltung und Personalwesen können eingebunden werden. Auf diese Weise soll der Fluss der Informationen innerhalb des Unternehmens erleichtert werden. Daten sind schnell verfügbar, was das Treffen von wichtigen Entscheidungen erleichtert. 

Phasen der ERP-Implementierung

Die ERP-Implementierung besteht aus verschiedenen Phasen, die allesamt mit großer Sorgfalt durchschritten werden müssen. Das Fehlerpotenzial ist groß und die Fehlertoleranz sehr klein, was genaues und konkretes Arbeiten erfordert.

Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition

Die erste Frage, mit welcher man sich vor Beginn der Planung auseinandersetzen muss, ist die der Ressourcen. ERP-Projekte sind geld- und zeitaufwändig. Falls mitten in der Entwicklung die finanziellen Mittel knapp werden, muss das Projekt gestoppt werden. Wenn diese Frage beantwortet ist, kann mit der Planung des Projekts begonnen werden. Das bedeutet das Durchführen einer Bedarfsanalyse. Diese beginnt mit dem Untersuchen der bestehenden Prozesse und soll dazu dienen, die Anforderungen an das neue System zu identifizieren. Hierbei ist wichtig, dass diese Ziele nicht komplett von einer Person festgelegt werden, sondern sich aus der Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen entwickeln. Nur so kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter das System am Ende effektiv nutzen können.

Erstellen eines Lastenhefts

Wenn die Anforderungen besprochen sind, werden sie formell in einem Lastenheft festgehalten. Das Heft ist die Basis für die Auswahl des besten ERP-Systems. Dies bedeutet, dass die enthaltenen Informationen zum Unternehmen, zum Marktumfeld sowie zum Zeitplan des Projekts möglichst detailliert sein sollten.

Systemauswahl

Es gibt nicht das perfekte ERP-System, denn jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Auf dem Markt sind zahlreiche Dienstleister vertreten, die unterschiedliche Lösungen für verschiedene Branchen anbieten. Entscheidend für die Wahl des Systems sind Kriterien wie die Kosten, gewünschte Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Skalierbarkeit und das Level an Unterstützung, welches der Anbieter vor, während und nach der Implementierung leistet.

Projektplanung und Teamaufstellung

Wenn das richtige System ausgewählt wurde, wird ein detaillierter Projektplan mit den einzelnen Schritten der Implementierung erstellt. Dazu zählen das Festlegen von Meilensteinen und die Aufteilung der Verantwortlichkeiten auf die verschiedenen Mitglieder des Projektteams. Das Team sollte aus einer Mischung von internen Mitarbeitern und externen Beratern in Form von Experten auf dem Gebiet der ERP-Implementierung bestehen, damit gleichzeitig die Ziele nicht aus den Augen verloren werden und das nötige Expertenwissen für die effektive Umsetzung vorliegt. Das Projektteam ist dann für die Leitung der Implementierung verantwortlich und stellt sicher, dass alles im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

Systemdesign und -konfiguration

Ist die Entscheidung für ein System gefallen, kann mit diesem weitergearbeitet werden. Es bietet die Grundlage für alle Anpassungen, die nötig sind, damit es den Ansprüchen des Unternehmens genügt. Dazu gehört beispielsweise das Integrieren der bestehenden Technologie in das ERP-System und die Anpassung der Funktionen an die Prozesse des Unternehmens. Dabei ist es vor allem wichtig, auf die Standardfunktionen zurückzugreifen und nicht übermäßig zu individualisieren, denn das erleichtert den Weg für zukünftige Updates und Wartungen.

Datenmigration

Nach der Anpassung des Systems an die Anforderungen des Unternehmens beginnt die Übertragung der Daten. Gleichzeitig findet die Bereinigung und Überprüfung der Daten statt. In diesem Prozess können selbst kleine Fehler schwerwiegende Auswirkungen auf die Integrität des Systems haben.

Schulung und Change Management

Wenn neue Systeme eingeführt werden, bedeutet das große Umstellungen innerhalb des Unternehmens, von denen auch die Mitarbeiter betroffen sind. Damit diese mit der neuen Technologie umgehen können, ist es wichtig, sie zu schulen und effektives Change Management zu betreiben. Sonst kann nicht sichergestellt werden, dass die Benutzer die neuen Anwendungen verstehen und effizient damit arbeiten können.

Testphase und Go-Live

Trotz ausführlicher Planung und sorgfältiger Durchführung gibt es keine Garantie dafür, dass das System nicht doch noch fehlerhaft ist. Wenn es sofort im ganzen Unternehmen angewendet wird, können teure Schäden entstehen oder Datenmengen können verloren gehen. Um das zu verhindern, wird das System vor der Einführung verschiedenen Tests unterzogen. Das erfordert die Prüfung aller Funktionen sowie die Durchführung von Lasttests. Falls Fehler auftauchen, werden sie behoben, bevor das System erneut in einer Testumgebung geprüft wird. Dieser Prozess wird so oft wiederholt, bis die Ergebnisse zufriedenstellend sind. Dann wird das System freigeschaltet und kann von den Mitarbeitern verwendet werden.

Nachbetreuung und kontinuierliche Optimierung

Oft tauchen nach ausführlichen Tests noch unerwartete Bugs auf, die im Nachhinein behoben werden müssen. Damit diese keine Schäden verursachen, ist eine kontinuierliche Überwachung des Systems zur Fehlerbehebung nötig. Auch die Mitarbeiter sollten fortlaufend geschult werden, denn mit sich ändernden Geschäftsanforderungen bleibt das ERP-System nicht statisch bestehen.

Herausforderungen bei der ERP-Implementierung

Bei der Implementierung eines ERP-Systems gibt es viele Herausforderungen, die im Vorhinein zu beachten sind. Die wichtigste liegt im Kosten- und Zeitaufwand, da unvorhergesehene Komplexitäten zu Budgetüberschreitungen und Verzögerungen führen können. Nur mit ausführlicher Planung lassen sich solche Unfälle bestmöglich vermeiden - aber nie vollkommen ausschließen. Auch der mögliche Widerstand der Mitarbeiter ist nicht zu unterschätzen, denn Veränderungen in den Arbeitsabläufen stoßen mitunter auf Widerstand. Um das zu vermeiden, muss effektives Change Management betrieben werden, denn dann kann Akzeptanz geschaffen werden.

Die Qualität der alten Datenbestände kann ebenfalls zu einem Problem werden, da diese zur Migration ins neue System einem Qualitätsstandard entsprechen müssen. Das Einpflegen von fehlerhaften und unvollständigen Daten könnte zu Problemen führen, was den Prozess in die Länge zieht und zusätzliche Kosten verursachen würde. Technisch anspruchsvoll kann auch die Integration des Systems in die bestehenden IT-Lösungen und Datenbanken sein. Es handelt sich um einen Schritt, für den genügend Zeit eingeplant werden muss, da vor allem hierbei kleine Ungenauigkeiten größere Probleme bereiten können.

Best Practices für eine erfolgreiche ERP-Implementierung

Um das ERP-System erfolgreich zu implementieren, stehen eine detaillierte Planung sowie die realistische Einschätzung von Ressourcen und des Zeitrahmens im Mittelpunkt. Zusätzlich muss zwischen allen Projektbeteiligten klar kommuniziert werden, denn Missverständnisse ziehen den Prozess unnötig in die Länge. Zusätzlich sollte schrittweise vorgegangen werden. Wenn die Einführung in Phasen stattfindet, werden Fehler schneller erkannt und Mitarbeiter können sich an die Umstellung gewöhnen. Im gesamten Prozess sollten die Bedürfnisse der Endnutzer im Mittelpunkt stehen, damit das System auch effektiv genutzt wird.

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Beitragsbild erstellt mit Bing Image Creator und Canva