Umzug in neue Geschäftsräume – Tipps für einen reibungslosen Ablauf und guten Start in den neuen Räumen

Es kommt normalerweise selten vor, doch wenn, dann ist es ein Kraftakt für das gesamte Unternehmen: Ein Umzug in neue Geschäftsräume.

Das Besondere an diesem Großprojekt ist, dass kaum jemand im Unternehmen damit praktische Erfahrungen hat. Dafür hängt enorm viel davon ab. Niemand kann es sich leisten, durch Verzögerungen beim Umzug tagelang den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

In diesem Beitrag weisen wir Sie auf ausgewählte Fragen hin, die Sie bei einem Umzug in neue Geschäftsräume unbedingt berücksichtigen sollten.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen und Ressourcen bereitstellen

Ein Umzug in neue Geschäftsräume ist ein Projekt, das das ganze Unternehmen bzw. den ganzen Standort betrifft und für Tage aus seiner normalen Tätigkeit reißt. Dabei müssen auch noch externe Dienstleister koordiniert werden. Je sorgfältiger dieser Prozess geplant wurde, desto wahrscheinlicher ist ein reibungsloser Ablauf.

Bestimmen Sie deshalb so früh wie möglich einen Projektleiter bzw. ein Projektteam. Stellen Sie sicher, dass das Umzugsteam nicht nur die notwendigen finanziellen Ressourcen hat, sondern auch ausreichend Zeit. Je näher der Umzugstermin rückt, umso weniger werden sich diese Mitarbeiter ihren regulären Tagesaufgaben zuwenden können. Sorgen Sie hier für ein stabiles Backup durch Vertretungen oder temporäre Verlagerung von Aufgaben.

Ein Umzug ist ein Großprojekt. Es ist daher empfehlenswert, die Tools und Techniken des Projektmanagements zu nutzen. So können Sie zeitliche Abfolgen, notwendige Ressourcen, Verantwortlichkeiten usw. sicher planen und visualisieren.

Nehmen Sie rechtzeitig Kontakt zu allen externen Dienstleistern wie Umzugsfirmen, IT- und Telekommunikationsdienstleistern auf, damit diese die entsprechenden Zeiten für Sie freihalten können.

Neue Räume – neue Prozesse

Ein Umzug in neue Geschäftsräume bedeutet ja nicht nur, dass sich die Firmenadresse und die Anfahrtswege ändern. Die neuen Flächen bieten sich geradezu an, auch interne Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu verbessern. Sie haben jetzt die Chance, agile Prozesse und neue Formen der Zusammenarbeit zu etablieren, ohne dass diese an den räumlichen Gegebenheiten scheitern.

Moderne Bürokonzepte können bekanntlich Kommunikation, Kollaboration und flexible Arbeitsteams fördern. Folgen Sie dabei aber nicht blind den angesagten Trends, sondern analysieren Sie Ihre spezifische Situation:

• Welche Abteilungen und Bereiche sollen kommunikativ näher zusammenrücken?
• Welche betrieblichen Funktionen benötigen weiterhin verschließbare Büros?
• Wieviel physische Arbeitsplätze benötigen Sie tatsächlich? Mit welcher Remote-Quote können Sie belastbar planen?
• Lohnt es, teure Bürofläche für Kreativitäts- und Kollaborationszonen bereitzustellen?
• Wie variabel und flexibel müssen die Arbeitsplätze sein?
• Wieviel Ablageflächen werden noch benötigt? Ist es Zeit für ein digitales Dokumentenmanagementsystem?

Was kommt mit, was bleibt zurück?

Sie kennen es aus dem privaten Bereich: Ein Umzug ist immer auch ein großes „Ausmisten“. Je länger Ihr Unternehmen in den bisherigen Räumen ansässig war, umso mehr „Altbestände“ werden sich in den Schränken und Lagerräumen angesammelt haben.

Fordern Sie die Abteilungen und die Belegschaft rechtzeitig auf, alle für sich eine Bestandsaufnahme zu machen. Vieles kann bereits im Vorfeld entsorgt werden und so die Belastung beim Packen der Umzugskartons reduzieren.

Praxistipp:

• Stellen Sie frühzeitig Container und Behälter für die fachgerechte Entsorgung unter Datenschutz- und Recyclinggesichtspunkten bereit.

Was tun mit den Regalen voller Ordner?

Das komplett papierlose Büro ist auch heute noch eine Illusion. Doch wenn Ihr Unternehmen schon länger besteht, haben sich mit Sicherheit Regale und Aktenschränke voller Ordner angesammelt.

Müssen die alle mit?

Wohl kaum.

Ein erster Überblick führt meist zu etwa dieser Einteilung:

• alte Projektunterlagen und Handakten, in die nie wieder jemand schaut
• Unterlagen und Handakten, die möglicherweise noch einmal benötigt werden
• aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Doch auch die Ordner und Unterlagen, die nicht entsorgt werden sollen, müssen nicht zwangsläufig in die neuen Büroräume umziehen. Für Ordner, die zwar noch aufbewahrt werden müssen, praktisch aber kaum noch benötigt werden, können Sie einen Lagerraum anmieten. Dort sind die Unterlagen sicher, trocken und im Bedarfsfall zugänglich verwahrt, ohne die neuen Flächen zu verstopfen.

Vieles wird heute auch nicht mehr in Papierform benötigt. Prüfen Sie, welche Unterlagen in Papierform digitalisiert und danach fachgerecht entsorgt werden können.

Grünpflanzen, Kunstgegenstände, überflüssiges Inventar

Gerahmte Bilder in den Gängen, Grünpflanzen in Besprechungsräumen, Schreibtischlampen noch vieles mehr machen aus nackten Räumen eine Arbeitsfläche mit Aufenthaltswert. Noch nicht alles passt zu dem Neuanfang in den neuen Räumen.

Zum Wegwerfen zu schade, zum Mitnehmen nicht zu gebrauchen – was tun?

Bieten Sie diese Dinge – die für manchen sicher Erinnerungswert haben – doch der Belegschaft an. Die einfachste Möglichkeit ist, alles in einen Raum zu stellen und jeder kann sich nehmen, was er mag. Aber auch eine Versteigerung für einen guten Zweck ist eine Möglichkeit.

Kommunikation nach Innen und Außen

Alle über die neue Adresse informieren

Es muss wohl kaum erwähnt werden, dass Sie rechtzeitig zum Umzug Kunden, Geschäftspartner, Behörden usw. über die neue Adresse informieren müssen. Stellen Sie dafür rechtzeitig alle relevanten Adressen zusammen und planen Sie eine Mailingaktion. Auch den Nachsendeauftrag der Post gibt es weiterhin.

Daneben müssen Sie auch die digitale Welt berücksichtigen. Prüfen Sie sorgfältig, wo überall Ihre Geschäftsadresse auftaucht und geändert werden muss. Hier eine Liste mit den wichtigsten Stellen:

• Webseite (Impressum, Kontaktseite, ggf. Footer-Bereich, Anfahrtsbeschreibungen)
• Social Media-Profile des Unternehmens, der Führungskräfte und der Mitarbeiter
• Digitale Broschüren und ähnliche Downloadmaterialien
• E-Mail-Signaturen
• Einträge in Online-Branchenbüchern, auf digitalen Marktplätzen, bei Verbänden usw.

Die Belegschaft in den Prozess einbinden

Ein Umzug in neue Geschäftsräume ist für die Mitarbeiter ein gravierender Einschnitt, der ihre aktive Mitarbeit fordert. Deshalb sollten Sie Ihre Belegschaft stets gut über den Prozess informieren. Die Menschen möchten nicht nur wissen, wo in dem neuen Gebäude sie sich wiederfinden werden und wie ihr neuer Arbeitsplatz aussieht. Sie müssen auch Klarheit über ihre Rolle und Aufgaben im gesamten Prozess haben, z.B.

• Was muss ich selbst packen und worum kümmert sich jemand anderes?
• Wie lange werden wir „offline“ sein? Ab wann sind wir im neuen Gebäude telefonisch und digital erreichbar?
• Wie kommen meine Umzugskisten an meinen neuen Arbeitsplatz?
• Was ist, wenn ich Fragen, Ideen oder Wünsche habe?

Mit einer guten internen Kommunikation können Sie aus Sorgen und Bedenken Zuversicht und Vorfreude machen.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/umzug-schl%C3%BCssel-neue-wohnung-einzug-2481718/