Wie lassen sich Büros in Zeiten von New Work effektiv planen und einrichten?

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Veröffentlicht: Freitag, 07. Juli 2023 15:57

Geschrieben von Christina Peters

Bestimmte Aspekte von New Work haben sich längst im Alltag vieler Unternehmen etabliert. Wenn nicht mehr die gesamte Belegschaft gleichzeitig vor Ort im Büro ist und einzelne Mitarbeiter nur noch tage- oder wochenweise präsent sind, ergeben sich neue Anforderungen an Büroflächen und Raumkonzepte.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, flexible Arbeitsumgebungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden und gleichzeitig effektives Arbeiten ermöglichen. Im Folgenden werden verschiedene Aspekte der Büroplanung und -einrichtung in Zeiten von New Work beleuchtet.

Was ist New Work überhaupt?

New Work ist ein Konzept, das eine neue Art des Arbeitens in den Fokus rückt. Es beschreibt einen Wandel in der Arbeitswelt, der geprägt ist von Flexibilität, Selbstbestimmung und einer stärkeren Work-Life-Balance. Bei New Work stehen die Bedürfnisse und Potenziale der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Es geht darum, traditionelle Hierarchien aufzubrechen, die Arbeitsorganisation zu flexibilisieren und innovative Arbeitsmodelle zu etablieren. New Work ermöglicht eine offene und kollaborative Arbeitskultur, in der Mitarbeiter mehr Freiheit und Verantwortung haben, um ihre Arbeit selbstbestimmt und ergebnisorientiert zu gestalten.

Anpassung der Raumkonzepte

Ein entscheidender Schritt bei der effektiven Planung und Einrichtung von Büros in einer diversifizierten Arbeitswelt besteht in der Anpassung der Raumkonzepte. Die traditionelle Bürostruktur mit fest zugewiesenen Arbeitsplätzen für jeden Mitarbeiter weicht dabei einem flexibleren Ansatz. Das Ziel von Dienstleistern wie Lech Büroplanung ist es, die Bürofläche effizienter zu nutzen und unterschiedlichen Arbeitsstilen gerecht zu werden

Ein wichtiger Lösungsansatz ist das Konzept des Desk-Sharings, bei dem die Arbeitsplätze gemeinschaftlich genutzt werden. Statt jedem Mitarbeiter einen festen Schreibtisch zuzuweisen, stehen verschiedene Arbeitsbereiche zur Verfügung, die je nach Bedarf genutzt werden können. Dazu gehören Besprechungsräume für Teammeetings und Projektarbeit, Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten sowie kreative Räume für kollaborative Projekte. Diese flexiblen Arbeitsbereiche ermöglichen den Mitarbeitern, je nach Anforderungen und persönlicher Präferenz den optimalen Arbeitsplatz auszuwählen.

Darüber hinaus spielt flexibles Mobiliar eine bedeutende Rolle bei der Anpassung der Raumkonzepte. Höhenverstellbare Schreibtische erlauben es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsposition individuell anzupassen und zwischen Sitzen und Stehen zu wechseln. Modulare Möbel ermöglichen es, den Raum flexibel zu gestalten und an wechselnde Bedürfnisse anzupassen. Rollbare Stühle und mobile Arbeitswagen bieten zusätzliche Flexibilität und ermöglichen den Mitarbeitern, sich frei im Büro zu bewegen und ihren Arbeitsplatz an verschiedenen Orten einzurichten.

Berücksichtigung von Sonderfällen

Neben den allgemeinen Anforderungen der New Work-Kultur gibt es auch Sonderfälle, bei denen bestimmte Anforderungen an die Bürogestaltung erfüllt werden müssen. Ein Beispiel dafür sind Mitarbeiter, die aus Sicherheitsgründen verschließbare Türen benötigen, wie beispielsweise die interne Revision. Es ist wichtig, auch diese Mitarbeiter in die neue Arbeitskultur einzubeziehen, ohne die Sicherheits- und Vertraulichkeitsaspekte zu vernachlässigen. Mögliche Lösungsansätze könnten sein:

• Transparente Bürotüren: Anstatt vollständig verschließbare Türen können transparente Trennwände oder Glastüren eingesetzt werden. Dadurch wird die Sichtbarkeit und Kommunikation erleichtert, ohne die Sicherheitsanforderungen zu gefährden.
• Flexible Zugangskontrolle: Durch den Einsatz von modernen Sicherheitssystemen wie Chipkarten oder biometrischen Identifikationsmethoden kann der Zugang zu bestimmten Räumen kontrolliert werden, während gleichzeitig die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erhalten bleibt.

Herausforderungen bei begrenzter Anzahl von Arbeitsplätzen

An Tagen, an denen mehr Mitarbeiter ins Büro kommen als vorhandene Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, müssen Lösungen gefunden werden, um diesem Engpass gerecht zu werden. Eine bewährte Lösung besteht darin, ein Desk-Sharing-System mit einem Reservierungssystem zu implementieren. Durch ein solches System können Mitarbeiter im Voraus ihren Arbeitsplatz reservieren und sicherstellen, dass sie bei Bedarf einen Platz im Büro haben. Dies erfordert jedoch eine gute Kommunikation und klare Richtlinien, um sicherzustellen, dass die Reservierungen fair und gerecht ablaufen. Für einen reibungslosen Ablauf sollten Mitarbeiter informiert und entsprechend geschult werden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, bestimmten Mitarbeitern Home-Office-Optionen anzubieten. Dies erfordert jedoch eine gute technische Ausstattung, eine stabile Internetverbindung und klare Kommunikationswege, um die Zusammenarbeit und den Informationsfluss zu erleichtern. Home-Office-Regelungen sollten sorgfältig ausgearbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Produktivität und der Teamzusammenhalt trotz der räumlichen Trennung gewährleistet sind.

Darüber hinaus kann durch mobile Arbeitsplätze erreicht werden, dass Mitarbeiter flexibel arbeiten können und nicht an einen bestimmten Schreibtisch gebunden sind. Die Arbeitnehmer können ihren Arbeitsplatz dabei je nach Bedarf und Verfügbarkeit einrichten und verschiedene Arbeitsbereiche im Büro nutzen. Dies erfordert eine geeignete Infrastruktur wie WLAN-Abdeckung und Zugang zu gemeinsamen Ressourcen wie Druckern und Scannern.

Fazit: New Work als Herausforderung für die Büroplanung

Die effektive Planung und Einrichtung von Büros in Zeiten von New Work erfordert eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitskultur und der Bedürfnisse der Mitarbeiter. Flexible Raumkonzepte, die Anpassungsfähigkeit und verschiedene Arbeitsstile unterstützen, sind entscheidend. Dabei dürfen jedoch Sonderfälle, wie Mitarbeiter mit speziellen Anforderungen, nicht vernachlässigt werden.

Im Change Management-Prozess ist das Thema Büroeinrichtung und -planung von großer Bedeutung, da es maßgeblich zur Schaffung einer produktiven und motivierenden Arbeitsumgebung beiträgt. Die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Förderung von Flexibilität und Zusammenarbeit sind daher der Schlüssel zum Erfolg.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/st%C3%BChle-tisch-zeitgen%C3%B6ssisch-m%C3%B6bel-2181960/