Datensicherung betrifft nicht nur Dateien sondern auch gedruckte Unterlagen

Datensicherheit und Datensicherungen sind heute für Unternehmen und Unternehmer jeder Größe selbstverständlich geworden. Nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern auch die zu erwartenden wirtschaftlichen Probleme beim Verlust wichtiger Daten machen dies erforderlich.

Längst sind Unternehmensdaten digital geworden. Das komplett papierlose Büro ist zwar in den meisten Unternehmen noch weit entfernt, doch vieles existiert nur noch als Datei.  Die allgegenwärtige Ablage auf Servern, in Datenbanken und Cloud-Speichern lässt jedoch leicht vergessen, dass gedruckte Unterlagen kaum auf null reduziert werden können.

Was noch in Papierform vorgehalten werden muss, ist meist von besonderer Wichtigkeit. Auch hier sind Vorkehrungen zur Datensicherheit also von Bedeutung.

Nicht alle Unterlagen können nur digital gespeichert werden

Natürlich können alle Unterlagen digitalisiert werden. Das ist sogar empfehlenswert, da so Sicherungskopien erzeugt werden und ein schneller und unkomplizierter Zugriff möglich wird.

Doch nicht alle Papiere dürfen auf eine rein digitale Version reduziert werden. Viele Unterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen, haben Urkundencharakter und/oder werden ausschließlich in Papierform erstellt. Dazu zählen z.B.

• Gründungsurkunden wie Gesellschaftsverträge
• Notariell beurkundete Verträge wir Unternehmens- und Grundstückskaufverträge
• Handelsregisterauszüge
• Versicherungspolicen
• Dienst- und Anstellungsverträge
• Weitere wesentliche Verträge wie Kooperationsverträge, Sozialpläne u.ä.
• Fahrzeugbriefe (Zulassungsbescheinigungen Teil II)
• Jahresabschlussunterlagen (testierte Prüfberichte, Bilanzen, Anhänge und Lageberichte)

Welche Gefahren drohen gedruckten Unterlagen?

Diebstahl und Vandalismus

Für digitale Daten und digitalisierte Unterlagen gibt es meist ausreichende Sicherungskopien oder Systeme zur Notfallwiederherstellung, so dass eine Wiederbeschaffung oder Wiederherstellung zwar störend, aber möglich ist. Hier gehen die Ziele der Datensicherheit in Richtung Diebstahls- und Missbrauchsschutz. In Zeiten zunehmender Cyberkriminalität sind diese Risiken nicht zu unterschätzen. Es drohen nicht nur Strafen wegen des Verstoßes gegen Datenschutzvorschriften, sondern im schlimmsten Fall auch erhebliche Imageschäden.

Diese allgegenwärtigen Gefahren lassen auch bei gedruckten Unterlagen schnell an das Risiko eines Diebstahls denken. In der Realität werden aber Gesellschaftsverträge und Prüfberichte seltener das bevorzugte Ziel von Dieben sein.

Wahrscheinlicher ist da schon die Gefahr, dass Kriminelle auf der Suche nach hochwertiger Technik in Geschäftsräume eindringen. Notebooks, Tablets und Mobiltelefone, aber auch Konferenztechnik und Beamer sind heute leicht zu transportieren und damit eine beliebte Beute. Auch Bargeld ist gerade bei Einbrüchen in kleinere Unternehmen immer noch ein Ziel.

Es wird leicht übersehen, dass auch solche Einbrüche eine Gefahr für wichtige Unternehmensunterlagen darstellen können. Diebszüge gehen teilweise auch mit Vandalismus einher. So fallen aufbewahrungspflichtige Unterlagen schon einmal enttäuschten Dieben zum Opfer.

Feuer und Wasser

Moderne Bürogebäude und Brandschutzvorschriften haben auch diese Gefahr deutlich gemindert. Doch es gibt nie eine absolute Sicherheit. Brände und Wasserschäden – sei es durch Löschwasser oder geplatzte Wasserrohre – können nie ganz ausgeschlossen werden.

Ein normaler Aktenschrank bietet wichtigen Papieren keinen ausreichenden Schutz gegen diese Gefahren.  

Die Folgen beim Verlust gedruckter Unterlagen

Die allermeisten gedruckten Unterlagen können nach einem Verlust wieder ersetzt werden:

• Der Wirtschaftsprüfer kann neue Exemplare der testierten Prüfberichte erstellen.
• Der Notar kann anhand seiner Unterlagen eine beglaubigte Zweitschrift von Verträgen ausstellen.
• Zulassungsbehörden und Versicherungen geben im Verlustfall ebenfalls neue Unterlagen heraus.

Auch wenn ein Totalverlust so oft abgewendet werden kann, bleibt es doch bei Zeit, Aufwand, Ärger und Kosten.

Nach einem Einbruch oder Brandschaden stehen Unternehmen einer Vielzahl von dringenden Problemen gegenüber. Die notwendigen Anträge, Nachweise und sonstigen Formalitäten zur Wiederbeschaffung wichtiger Unterlagen sind eine zusätzliche Belastung – eine, die vermieden werden kann.

Die richtigen Vorkehrungen zum Schutz gedruckter Unterlagen

Was für Daten gilt, gilt auch für gedruckte Unterlagen: Geeignete Sicherungsmaßnahmen vermeiden spätere Probleme.

Für Daten ist es längst selbstverständlich: Sicherungskopien werden auf getrennten Servern abgelegt. Das gleiche ist oft auch für Papiere und Unterlagen möglich. Gerade von Jahresabschlussunterlagen und notariellen Verträgen können auf Wunsch mehrere Exemplare ausgefertigt werden. Diese sollten unbedingt an getrennten Orten verwahrt werden.

IT-Systeme werden mit Firewalls und Passwörtern geschützt. Das Gegenstück für gedruckte Unterlagen ist seit Jahrhunderten bewährt. Ein Tresor bietet nicht nur zuverlässigenor Diebstahl und Vandalismus, sondern schützen Unterlagen auch vor Feuer. Darin können Sie also Ihre wichtigsten Dinge wie z.B. Bilanzen und Verträge verwahren.

Nicht zu vergessen sind auch die entsprechenden gesetzlichen und unternehmensinternen Regeln zur Umsetzung dieser Sicherungsmaßnahmen.

• Ein Passwortschutz ist nicht wirksam, wenn ein unsicheres Passwort wie „asdfg123“ verwendet wird. Ein Tresor kann Unterlagen nur schützen, wenn sie nicht offen auf dem Schreibtisch liegen.
• IT-Systeme ermöglichen eine klare Verwaltung der Zugriffsrechte. Auch der Zugriff auf wichtige Unternehmenspapiere sollte auf einen geeigneten Personenkreis beschränkt sein.

Sicherungsmaßnahmen für gedruckte Unterlagen sind mit wenig Aufwand einzurichten. Ihre Wirksamkeit hängt aber auch davon ab, dass sie letztlich auch genutzt werden. Verbindliche Regelungen und Richtlinien sind dazu unerlässlich.

Bildquelle https://pixabay.com/de/akten-ordner-ablegen-ablage-office-463492/