Verpflegungskostenpauschale oder Sachbezugswerte – So setzen Sie eine Geschäftsreise steuerlich ab

In einigen Branchen gehören Geschäftsreisen zum Alltag von Unternehmern und Arbeitnehmern. Da die damit verbundenen Ausgaben notwendig sind, um die Tätigkeit auszuführen, erkennt der Gesetzgeber die steuerliche Abzugsfähigkeit der Reisekosten bei der Einkommensteuererklärung an. 

Bei einem Arbeitnehmer gehören die Aufwendungen zu den abzugsfähigen Werbungskosten. Wer als Unternehmer oder Freiberufler eine geschäftliche Reise unternimmt, kann die damit in Zusammenhang stehenden Spesen als Betriebsausgaben in seiner steuerlichen Gewinnermittlung berücksichtigen. Zu den abzugsfähigen Reisekosten gehören die Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und die Reisenebenkosten.

Fraglich bleibt, wann die Verpflegungskostenpauschale zum Einsatz kommt und in welchen Fällen die Sachbezugswerte Anwendung finden.

Was ist eine Geschäftsreise?

Die Verpflegungskostenpauschale wird bei dem Ansatz der Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt, wenn Sie als Unternehmer, Freiberufler oder Arbeitnehmer eine Reise unternehmen, die betrieblich oder beruflich veranlasst ist. Statt der tatsächlichen Spesen kommt der Ansatz von Pauschalen in Betracht.

Eine Geschäftsreise ist eine berufsbedingte räumliche Veränderung von dem regelmäßigen Ort Ihrer betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit. Dies bedeutet, dass Sie diese Tätigkeit nicht in Ihrem Büro oder in Ihrem Home-Office ausüben. Eine weitere Voraussetzung für das Vorliegen einer Geschäftsreise im steuerlichen Sinn ist eine Mindestabwesenheitszeit von mehr als acht Stunden.

Bleiben Sie Ihrer beruflichen Wirkungsstätte weniger als acht Stunden fern, liegt keine Geschäftsreise im steuerlichen Sinn vor. Dies ist mit der Folge verbunden, dass Sie bei Ihrer Auswärtstätigkeit keinen Verpflegungsmehrsaufwand für die Mahlzeiten geltend machen können. Möglich ist, dass Ihr Arbeitgeber sich an den täglichen Spesen für die Verpflegung oder die Mahlzeiten beteiligt. Dieser Vorgang wird steuerlich wie folgt eingeordnet: Nehmen Sie als Arbeitnehmer eine Mahlzeit ein, die von Ihrem Arbeitgeber mit einem Sachbezug bezuschusst wird, fällt keine Lohnsteuer an, wenn der aktuelle Sachbezugswert unterschritten wurde.   

Welche Kosten können Sie bei einer Geschäftsreise absetzen?

Zu den Kosten, die Sie für eine Geschäftsreise steuerlich absetzen können, gehören alle Aufwendungen, die Ihnen bei der betrieblich oder beruflich veranlassten Reise entstanden sind. Hierzu zählen:

• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten

Verpflegungskosten

Zu den Verpflegungskosten rechnen die Aufwendungen, die Sie für eine Mahlzeit aufwenden. Frühstücken Sie z. B. im Hotel, bevor Sie Ihren geschäftlichen Termin wahrnehmen, gehören die aufgewendeten Kosten zu den abzugsfähigen Werbungskosten oder Betriebsausgaben.

Die für die Verpflegung tatsächlich in Rechnung gestellte Umsatzsteuer kann ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Kosten tatsächlich von ihm übernommen werden.

Übernachtungskosten

Die tatsächlichen Kosten für eine Übernachtung können Sie als Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten, kann er statt des tatsächlichen Aufwands für die Übernachtung auch die Übernachtungskostenpauschale anwenden. Für eine auswärtige Übernachtung innerhalb Deutschlands liegt die Übernachtungskostenpauschale bei 20 Euro. 

Macht ein Unternehmer oder ein Freiberufler Übernachtungskosten für sich selbst geltend, hat er keine Wahl. Dann kann er ausschließlich die tatsächlich aufgewendeten Kosten als Betriebsausgaben geltend machen. Der Ansatz der Übernachtungskostenpauschale ist in diesem Fall nicht zulässig.

Fahrtkosten

Wurde einem Arbeitnehmer einen Firmenfahrzeug zur Verfügung gestellt, können keine Fahrtkosten als Spesen geltend gemacht werden.  Gleiches gilt, wenn Sie sich als Unternehmer oder Freiberufler mit einem Fahrzeug auf Geschäftsreise begeben, welches Sie Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet haben. Der Ansatz von Fahrtkosten kann steuerlich nur berücksichtigt werden, wenn die Reise mit dem privaten Pkw durchgeführt wurde. Der Gesetzgeber sieht hier einen Kilometersatz von 0,30 Euro vor. Anders als bei der Berücksichtigung der Fahrtkosten im Rahmen der Entfernungskostenpauschale, können Sie die 0,30 Euro sowohl für die Fahrten der Hinfahrt als auch für die der Rückfahrt ansetzen.

Beispiel

Auf einer Geschäftsreise legen Sie mit Hin- und Rückfahrt 330 Kilometer mit Ihrem privaten Fahrzeug zurück. Die Reisekosten ermitteln sich wie folgt:

Fahrtkosten = 330 Kilometer x 0,30 Euro = 99 Euro

Nutzen Sie für eine geschäftliche Reise ein Moped oder ein E-Bike, reduziert sich der Kilometerkostensatz auf 0,20 Euro für jeden Kilometer der Reise.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten wenden Sie als sonstige Kosten Ihrer Reise auf. Hierzu zählen z. B.:

• Mautgebühren
• Telefonkosten
• Kosten für private Gespräche
• Kosten eines Unfalls

Die Reisenebenkosten sind nur in tatsächlicher Höhe abziehbar. Voraussetzung ist, dass Sie die entsprechenden Belege als Nachweis vorlegen können.

Geschäftsreisen steuerlich absetzen: Wie kommt die Verpflegungskostenpauschale zum Einsatz?

Soweit es den Ansatz der Verpflegungskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben betrifft, können Sie die Kosten nur über die Verpflegungskostenpauschale steuerlich geltend machen. Die rechtliche Grundlage hierfür liefern § 9 Absatz 5 EStG (Einkommensteuergesetz) und § 4 Absatz 1 Satz 5 Nr. 1 EStG. Die Verpflegungskostenpauschale wird wie folgt angewendet:

• Bei einer Abwesenheit von nicht mehr als 8 Stunden: 0 €
• Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bis 24 Stunden: 14 Euro pro Tag (kleine Pauschale)
• Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro (große Pauschale)

Beispiel

Sie unternehmen eine Geschäftsreise, die am 02. Mai 2023 beginnt und am 05. Mai 2023 endet. Sie starten am 02. Mai um 09:00 Uhr von Ihrem Unternehmen. Die Ankunft ist für dem 05. Mai um 18:00 Uhr vorgesehen.

 Der Verpflegungskostenpauschale ermittelt sich wie folgt:

2. Mai: Abwesenheit 8 bis 24 Stunden = 14 Euro

03. Mai - 04. Mai: Abwesenheit 24 Stunden = 56 Euro

5. Mai: Abwesenheit = 8 bis 24 Stunden = 14 Euro

Summe Verpflegungskostenpauschale = 84 Euro

Wann spielen die Sachbezüge eine Rolle?

Sachbezüge spielen eine Rolle, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern täglich Mahlzeiten unentgeltlich oder zu einem geringeren Betrag überlässt. Voraussetzung hierfür ist, dass der Wert der einzelnen Mahlzeit nicht über 60 Euro liegt. Die arbeitstäglichen Mahlzeiten können z. B. über eine betriebseigene Kantine an die Mitarbeiter abgegeben werden. Statt auswärts Spesen aufzuwenden, werden die Arbeitnehmer hier versorgt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass der Arbeitgeber mit einer Gaststätte vereinbart, dass seine Mitarbeiter dort täglich eine Mahlzeit einnehmen können. Hinsichtlich einer Übernachtung kommt der Sachbezug zur Anwendung, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Wohnung zur Unterkunft stellt. Die Sachbezüge müssen von dem Arbeitnehmer nicht lohnversteuert werden, wenn die Sachbezugswerte nicht überschritten wurden.

Was sind Sachbezugswerte?

Sachbezugswerte legt der Gesetzgeber für die Zwecke der Besteuerung und der Sozialversicherung fest. Sie werden angewendet, wenn ein Arbeitnehmer statt eines Arbeitsentgelts einen Sachbezug erhält. Er wendet dann z. B. keine Spesen auf, weil er zu einem verbilligten Preis in der betriebseigenen Kantine isst oder in einer Wohnung seines Arbeitgebers übernachtet. Überschreitet der Sachbezug nicht die durch Gesetz festgelegten Sachbezugswerte, muss dieser nicht lohnversteuert werden.  

Wie hoch sind die Sachbezugswerte 2023?

Für das Jahr 2023 hat der Gesetzgeber die Sachbezugswerte erneut an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst. Soweit es Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) betrifft, liegt der monatliche Sachbezugswert bei 288 Euro. Kalendertäglich stellt sich der Sachbezugswert im Jahr 2023 wie folgt dar:

• Für ein Frühstück: 2,00 €
• Für ein Mittagessen: 3,80 €
• Für ein Abendessen: 3,80 €

Für eine kalendertägliche Übernachtung liegt der Sachbezugswert bei 8,83 Euro. Monatlich hat der Gesetzgeber den Sachbezugswert auf 265 Euro begrenzt.  

Fazit

 Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben oder Werbungskosten gehören auch die Kosten einer Geschäftsreise. Abzugrenzen sind hierbei die Verpflegungskostenpauschale und die Sachbezugswerte, die für das Jahr 2023 an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten angepasst wurden.

Sind Sie als Unternehmer, Freiberufler oder Arbeitnehmer geschäftlich unterwegs, können Sie als Spesen die Verpflegungskostenpauschale ansetzen, wenn die Geschäftsreise mindestens acht Stunden an einem Arbeitstag andauert. Je nachdem, wie lange Sie unterwegs sind, können Sie für jeden Tag Ihrer Abwesenheit vom Betrieb die kleine Pauschale (14 €) oder die große Pauschale (28 €) als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich berücksichtigen.

Bekommen Sie in einer betriebseigenen Kantine arbeitstäglich die Malzeiten von Ihrem Arbeitgeber unentgeltlich oder zu einem geringeren Preis gestellt, richtet sich die Besteuerung des Arbeitgeberzuschusses als geldwerter Vorteil nach dem Sachbezug.

Es liegt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor, wenn die Leistung unter dem Sachbezugswert liegt. Wie hoch dieser Sachbezugswert ist, hat der Gesetzgeber ab 2023 neu festgelegt. Ab dem 01. Januar 2023 gilt ein Sachbezugswert für die Verpflegung von monatlich 288 €. Werden Sie im Rahmen Ihrer betrieblichen Tätigkeit in einer Wohnung des Arbeitgebers untergebracht, ist der Sachbezug lohnsteuerfrei, wenn der Wert des unentgeltlichen Zuschusses monatlich unter 265 € liegt.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/flughafen-gesch%c3%a4ftsmann-abfl%c3%bcge-6184231/