Skip to main content
ANZEIGE

Bedeutung von Schnittstellenintegration bei der Softwareauswahl

Veröffentlicht am 17. April 2023
Geschrieben von Sven Hartmann

Schnittstellenintegration bei der Softwareauswahl

Die Verwaltung von HR-Daten ist für jedes Unternehmen eine echte Herausforderung. Ob eine kleine Firma mit drei Angestellten oder ein mittelständisches Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern – von allein lösen sich Fragen der Zeiterfassung und Lohnabrechnung nicht. Dabei sind die vielen technischen Lösungen heutzutage Fluch und Segen zugleich.

So gibt es eine große Software-Auswahl für verschiedene Fragen der Mitarbeiterverwaltung. Diese Auswahl kann aber auch zu Verwirrung oder gar verzögerten Arbeitsabläufen führen. Denn eine korrekte Schnittstellenintegration für HR-Programme ist enorm wichtig, wenn Software erweitert oder neu aufgesetzt wird. Nur so kann garantiert werden, dass bestehende Systeme sinnvoll ergänzt werden und die kompletten Vorteile moderner Programme wirklich ausgeschöpft werden können.

 

Bedarf an neuen Softwarelösungen am Beispiel der Zeiterfassung

Es liegt im Interesse von Unternehmen, einfache und geradlinige Lösungen zur Zeiterfassung zu finden. Dies spart Zeit und somit Ressourcen. Homeoffice-Lösungen oder Einsätze im Außendienst sind für Mitarbeiter nicht immer einfach zu dokumentieren – eine elektronische Zeiterfassung kann die Lösung sein. Personalabteilungen müssen sich wiederum nicht mit den verschiedenen Formen der Zeiterfassung rumschlagen oder ständige Nachfragen beantworten.

Es liegt aber noch ein weiterer Grund vor, weshalb die Zeiterfassung ein zunehmend wichtiges Thema wird. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits 2022 geurteilt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Arbeitszeiten lückenlos zu erfassen. Allerdings ist diese Pflicht bisher noch nicht in konkrete Maßnahmen oder einen Orientierungsrahmen übersetzt worden. Firmen können sich generell gegen anstehende Beschlüsse und Gesetze wappnen, indem sie schon heute reagieren. Aber dabei dürfen keine Flüchtigkeitsfehler gemacht werden. Die erstbeste Software zu wählen – vielleicht aufgrund eines guten Preises – kann später zu großem Ärger führen.

 

Herausforderung bei der Schnittstellenintegration

Software im Bereich der Mitarbeiterverwaltung ist stets im Wandel. Das ist gut, denn so kann mittlerweile aus verschiedenen Software-Angeboten gewählt werden. ERP-Systeme, Personalverwaltungssoftware und Lohn- und Gehaltsprogramme sowie Zeiterfassungsprogramme lassen sich aber nicht immer ohne Weiteres miteinander kombinieren. Hier kommen die angesprochenen Schnittstellen ins Spiel.

Wer sich für eine neue Software zur Zeiterfassung entscheidet, muss zunächst überprüfen, ob diese mit den vorhandenen Systemen zusammenpasst und eine Kommunikation möglich ist. Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer ist oftmals auch die Informationstechnik. Typischerweise werden SAP, DATEV oder auch Dynamics 365 genutzt. Jede Erweiterung – zum Beispiel in der Zeiterfassung – muss kompatibel mit diesen und weiteren genutzten Systemen sein.

Seriöse Anbieter für Zeiterfassungssoftware bieten natürlich die technische Grundlage, um die Integration reibungslos ablaufen zu lassen. Auf der Website eines Softwareanbieters sollten umfangreiche Informationen darüber zu finden sein, mit welchen Programmen die neue Software kompatibel ist.

Besonders wichtig ist seit dem 01.01.2023 auch eine zertifizierte GKV-Schnittstelle. Über diese können Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von gesetzlich versicherten Arbeitnehmern abrufen.

 

In der täglichen Nutzung von Software Zeiteinsparungen ermöglichen

Die korrekte Integration neuer Software bringt eine enorme Zeiteinsparung. Eine mangelhafte Schnittstellenintegration kreiert Probleme, wo vorher noch keine waren. Immerhin geht es bei der Erweiterung von Informationstechnik und von Personalverwaltungsprogrammen darum, Abläufe zu vereinfachen und manuelle Arbeit zu minimieren.

Dafür müssen aber alle betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter schnell und einfach mit den Veränderungen umgehen können. Ein Zeiterfassungssystem steht unter anderem mit Gehalts- und Lohnabrechnungen und Abwesenheiten wie Krankheitszeiten und Urlauben in Verbindung. Deshalb ist es essentiell, dass die Daten problemlos ausgewertet sowie importiert und exportiert werden können. Idealerweise sind viele Reportings und Prozesse vollautomatisiert.

Gleichzeitig dürfen keine langen Einarbeitungszeiten entstehen. Neue Software-Lösungen werden gemeinhin im laufenden Arbeitsalltag integriert. Völlig neue Bedienoberflächen sind somit ein Hindernis für Personalabteilungen. HR- und ERP-Software haben immer zum Ziel, dass Prozesse effizienter gestaltet sind – auf keinen Fall sollte ein Projekt wie die Integration von rechtssicherer Zeiterfassung zu Mehraufwand wie langen Schulungen oder verzögerten Arbeitsabläufen führen.

In größeren Firmen muss aber auch die andere Seite bedacht werden – Angestellte müssen ebenfalls problemlos mit der Software arbeiten können. All das wird erschwert, wenn zusätzliche Arbeitsschritte notwendig werden, weil die Softwareintegration auf die leichte Schulter genommen wurde. Gerade bei unterschiedlichen Anstellungsvarianten – z. B. Festanstellung, Ausbildung, freie Mitarbeit – muss es auch nicht in Vollzeit arbeitenden Mitarbeitern möglich sein, schnell und einfach Arbeitszeiten an das Unternehmen zu übermitteln. Auch der eigene Zugriff durch die Mitarbeitenden auf relevante Informationen wie den Arbeitszeitsaldo oder den Resturlaub muss ortsunabhängig gegeben sein.

 

Einfach zu integrierende Software für Unternehmen mit Zukunftsvisionen

Funktionsfähige Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Softwares ist auch wichtig, wenn einmal über die elektronische Zeiterfassung hinausgeschaut wird. Zu den typischen weiteren Aufgaben von Informationstechnik gehört das Erfassen und Verwalten von Zugangsbeschränkungen, Maschinenlaufzeiten, Lagerbeständen oder auch Kantinendaten. Je einfacher für den Betriebsablauf notwendige Daten gesammelt und geteilt werden können, desto weniger Aufwand entsteht. Das bedeutet wiederum Ressourceneinsparungen.

Zukünftig werden beispielsweise flexible Arbeitsmodelle wichtiger. Gute HR-Software muss an diese veränderten Gegebenheiten anpassbar sein. Gleichzeitig ist schwer abzusehen, wie genau Arbeitsmodelle sich in den nächsten drei, fünf oder zehn Jahren verändern werden. Skalierbarkeit ist somit ein wichtiges Thema.

Unternehmen können Kosten sparen, indem sie nicht sofort auf die umfangreichste Variante einer Software zugreifen, aber dennoch eine Software wählen, die sich auch an veränderte Anforderungen anpassen lässt. Bereits heute sollte geprüft werden, wie flexibel neue Software in Bezug auf Erweiterungen ist. Eine Software mit modularem Aufbau bietet sich hier an, da diese auch bei wachsender Unternehmensgröße oder veränderten Anforderungen weiter genutzt werden kann.

Eine Vorbereitung dieser Art kann spätere Umstellungen erleichtern. Wachstum muss somit nicht zu Verzögerungen in HR-Prozessen führen, sondern kann reibungslos stattfinden – eine entsprechende Zeiterfassungs-Software vorausgesetzt.

---------------------

Bildquelle https://pixabay.com/de/illustrations/api-software-schnittstelle-6492491/

Unser Hör-Tipp

Strategieexperten-Podcast

Der Podcast für Unternehmer - mit viel Input für Ihre treffsichere Positionierung, aber auch mit dem Blick auf alles, was dazugehört - von der richtigen Strategie bis zur richtigen Umsetzung im Marketing:
Strategieexperten-Podcast

B2B Werbung

Aktuelle Termine

 

  • 15.02.2024 - Online-Workshop Launch-Content geschickt planen
    Schwerpunkte, Themen, die richtigen Fragen statt starrem Planungsgerüst –Rechtzeitig ohne Stress den nächsten Launch planen
    >> zum Workshop Launch-Content >>

Buchtipps für Ihren Erfolg