Warum das komplett papierlose Büro in vielen Unternehmen nicht zur Realität wird

Die nahezu weltweite Digitalisierung hat unseren Berufsalltag deutlich verändert. Heute finden wir immer weniger Mitarbeiter vor, die kurz vor Feierabend fleißig Briefe kuvertieren und die Umschläge frankieren. PC sowie Internet nehmen uns diese Arbeiten weitestgehend ab: Wir erstellen am Computer die Schriftstücke und versenden sie direkt auf elektronischem Weg

. Auf diesem Weg profitieren zahlreiche Firmen, Ämter und Institutionen von einer willkommenen Kosten- und Zeitersparnis.

Papieraufkommen in deutschen Unternehmen

Unter den G20-Staaten ist Deutschland Spitzenreiter im Bereich des Papier-, Pappe- und Kartonverbrauchs. Verantwortlich für diese unrühmliche Platzierung sind insbesondere Online-Versandshops, die für die Versendung ihrer Waren nur selten Mehrwegverpackungen nutzen.

Bereits seit einigen Jahren hören und lesen wir regelmäßig vom „papierlosen Büro“. Schaut man sich jedoch in den Unternehmen um, wird deutlich, dass die meisten Betriebe von der Umsetzung noch weit entfernt sind. Die Realität stellt sich wie folgt dar:

• laut einer Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions arbeiten nur vier Prozent der deutschen und österreichischen Angestellten in einem papierlosen Büro
• 39 Prozent der Befragten drucken wöchentlich zwischen 21 und 100 Seiten aus
• ausgedruckt werden insbesondere textbasierte Dokumente (65 Prozent), Tabellen (38 Prozent) sowie E-Mails (37 Prozent)

Nicht überall geht es papierlos

Obwohl das papierlose Büro für Nachhaltigkeit und Effizienz steht, trifft man in zahlreichen Unternehmen weiterhin auf Zettelwirtschaft – Ausdrucke von elektronischem Schriftverkehr zählen ebenso dazu wie handschriftlich gefüllte Notizblöcke und Rechnungen. Fragt man Führungskräfte und deren Mitarbeiter nach den Gründen, halten sie vor allem folgende Antworten parat:

• hoher Kostenaufwand
• Zweifel am ökonomischen und ökologischen Nutzen
• Vertagung des Themas auf einen späteren Zeitpunkt, an dem sowieso die Erneuerung des Intranets beabsichtigt ist

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Argumente, die der papierlosen Büroarbeit entgegenstehen.

Gesetzliche Vorschriften

Die gesetzlichen Regelungen über die Schriftform sind in § 126 BGB festgeschrieben. Weiterhin sagt § 125 BGB aus, dass Rechtsgeschäfte grundsätzlich nichtig sind, wenn die durch das Gesetz vorgeschriebene Form nicht eingehalten wird. Gewahrt werden muss die Schriftform bei eigenhändigen Unterschriften, notariell beglaubigten Handzeichen und notariellen Beurkundungen. Ergibt sich nichts anderes aus den gesetzlichen Vorschriften, besteht die Möglichkeit, die schriftliche durch die elektronische Form zu ersetzen (§ 126 Abs. 3 BGB). Zu den Dokumenten, die zwingend der Schriftform unterliegen, gehören:

• arbeitsrechtliche Kündigung
• Bürgschaft
• Schuldanerkenntnis
• Schuldübernahme für Hypothek
• Verbraucherdarlehensvertrag
• Widerspruch gegen Kündigung im Mietverhältnis

Investitionskosten und Aufwand zur Umstellung auf ein papierloses Büro

Eine große Anzahl an Unternehmern scheut die Anfangskosten, die für eine innerbetriebliche Umstellung auf die rechts- und revisionssichere, vollständige digitale Datenhaltung erforderlich sind. Gleiches gilt für den nicht unerheblichen Aufwand. Damit Betriebe die hohen Sicherheitsstandards für die elektronische Archivierung einhalten, hat das Bundesministerium für Finanzen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) herausgegeben.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro umfasst beispielsweise im Bereich der Buchhaltung die Prozesse der Rechnungsüberprüfung, Bezahlung und Freigabe. Dies geht mit einer veränderten Arbeitsweise einher, für die die entsprechenden Mitarbeiter geschult werden müssen. Je größer das Unternehmen desto aufwendiger gestalten sich Aufwand und Kosten.

Es stehen mittlerweile unzählige Softwares für die Digitalisierung im Büro im Angebot. Wichtig ist, sich vor der Anschaffung Gedanken zu machen, in welchen Bereichen sie zum Einsatz kommen soll. Wer zunächst mit einem einfachen Programm starten möchte, achtet bestenfalls darauf, dass die Möglichkeit zur Erweiterung des Systems und Schnittstellen für andere Programme vorhanden sind.

Mitarbeiter bevorzugen weiterhin handschriftliche Aufzeichnungen

Einer Vielzahl von Menschen fällt es schwer, langjährige Gewohnheiten aufzugeben. Und nicht nur das, sie schreiben außerdem oft gerne mit der Hand. Insbesondere für schnelle, kurze Notizen ist in der Regel Papier das Mittel der Wahl. Tatsache ist: Trotz der sich immer weiter verbreitenden Digitalisierung gehören handschriftliche Aufzeichnungen zum Büroalltag dazu. Ihre Zahl ist sogar steigend, denn die Informationsflut in Unternehmen nimmt stetig zu.

Mitarbeiter haben das Bedürfnis, sie auf Papier festzuhalten. Ist es jederzeit greifbar, können Anmerkungen und eigene Gedanken schnell ergänzt werden. Neben Telefon- und Besprechungsnotizen halten Beschäftigte häufig auch eigene Ideen, Entwürfe und Fragen auf Notizblöcken und Co. fest.

Handschriftliche Aufzeichnungen verfügen über einen weiteren Vorteil: Menschen merken sich die Inhalte besser als wenn sie die Notizen in den PC eingetippt haben. Dies ist das Ergebnis einer Studie aus dem Jahr 2014, bei der 65 Probanden Videovorträge anschauten. Hälftig machten sie sich entweder handschriftlich oder per Tastatur Aufzeichnungen zu den behandelten Themen. Etwas später wurden die Studienteilnehmer von Psychologen zu den von ihnen im Gedächtnis gespeicherten Informationen befragt.

Resultat: Reines Fachwissen war gleichermaßen vorhanden. Ging es jedoch um Verständnisfragen zu komplexen Zusammenhängen, wiesen die Personen, die sich handschriftliche Notizen gemacht hatten, ein deutlich größeres Wissen auf.

Wissenschaftler sehen den Grund dafür wie folgt: Per Hand können wir nicht so schnell schreiben, um alle Informationen zu Papier zu bringen. Deshalb muss bereits während der Niederschrift überlegt werden, wie sie sich sinnvoll zusammenfassen lassen. Dies regt zum Nachdenken an, infolge dessen erfolgt eine tiefere Verarbeitung der Inhalte, wodurch wir sie besser im Gedächtnis behalten.

Schriftstücke in Papierform: Besser verständlich, leichter korrigierbar

Es ist erwiesen, dass umfangreiche Dokumente und Texte auf Papier im Vergleich zum Monitor sowohl besser gelesen als auch verstanden werden. Im Bereich der Schnelligkeit bestehen keine signifikanten Unterschiede: Das Lesen von Papierschriftstücken geht unwesentlich flotter. Dies gilt jedoch nicht für das Korrigieren von Fehlern. Wird dies am Computer vorgenommen, dauert es deutlich länger. Grundsätzlich wird für das Korrekturlesen empfohlen, den am PC erstellten Text auszudrucken. Die Erfahrung hat gezeigt, dass trotz erster Überprüfung und Korrektur am Bildschirm nachher auf dem Papier noch weitere Fehler entdeckt werden.

Büroausstattung und Sicherheit

Vorbezeichnete Ausführungen weisen darauf hin, dass in unseren Büros auch in Zukunft auf den Umgang mit Papier nicht verzichtet werden wird bzw. kann. Dies bedeutet unter anderem, dass die Ausstattung von Geschäftsräumen sowohl auf die Digitalsierung als auch weiterhin auf die Papierform ausgerichtet sein muss. D.h., weder auf Druckgeräte, den Einkauf von Schreibpapier sowie -utensilien noch auf Stempel kann verzichtet werden. Letztere gehören zum Beispiel bei Notaren, Rechtsanwälten und zahlreichen Behörden zur Grundausstattung.

Für viele Unternehmen ist insbesondere die Nutzung eines Firmenstempels von Bedeutung: Kunden sehen ihn als wichtigen Bestandteil von Rechnungen und Co., der ihnen Seriosität vermittelt. Heutzutage lassen sich individuelle Stempel erstellen, die in die Marketing-Strategie eines Betriebes eingebunden werden können. Mit einem einprägsamen Logo versehen, verfügen sie über einen hohen Erinnerungswert. Darüber hinaus vereinfachen Firmenstempel, die bedeutende Angaben wie Adresse, Telefonnummer und Bankverbindung beinhalten, die Kontaktaufnahme oder einen etwaigen Rechnungsausgleich seitens der Geschäftspartner sowie Kunden.

Ein wichtiger Punkt ist zudem die sichere Aufbewahrung gedruckter Unterlagen. Bei Einbrechern stehen sie eher selten auf der Liste des Diebesguts, jedoch besteht die Gefahr auf Vandalismus. Weiterhin sollten Unternehmen Unterlagen in Papierform vor Wasser- und Feuerschäden schützen. Sämtliche wichtigen Unterlagen gehören grundsätzlich in einen Tresor. Ebenso wie von digitalen Daten sollten auch von ausgedruckten Schriftstücken Sicherheitskopien angefertigt  und diese in jedem Fall von den Originalen getrennt aufbewahrt werden.