Wie Unternehmen einen Messeauftritt erfolgreich planen und umsetzen

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Veröffentlicht: Donnerstag, 08. Februar 2018 13:44

Geschrieben von Julia Meier

Ein Messestand hält für Unternehmen zahlreiche Vorteile bereit. So können sie mit ihren Kunden direkt in Kontakt treten und neue Produkte präsentieren. Damit die Veranstaltung zu einem Erfolg wird, ist eine intensive Planung und Vorbereitung notwendig. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Auswahl der passenden Messe, um genau die richtige Zielgruppe zu erreichen.

Messe als bedeutendes Marketinginstrument

An einem Messestand kommen Menschen in direktem Austausch zusammen. Unternehmen haben so die Möglichkeit, sich ihren Kunden praxisnah zu präsentieren. Sie können wichtige Aspekte ihrer Firmenphilosophie herausstellen, etwa Zuverlässigkeit, Vertrauen und persönliche Wertschätzung. Obwohl es sich um eine der teuersten Formen der Akquise handelt, stellt die Präsenz auf einer Messe für viele große und kleine Unternehmen ein wichtiges Marketinginstrument dar. Trotzdem sollte jedes Unternehmen individuell entscheiden, ob ein Messestand für die eigenen Ziele sinnvoll ist.

Vielfältige Argumente für einen Messestand

Ist die Messe richtig ausgewählt und der Auftritt gut geplant, bietet dieses Event zahlreiche Möglichkeiten, das eigene Unternehmen vorwärts zu bringen. Auf Fachmessen etwa können sich die Teilnehmer mit anderen Unternehmen der Branche austauschen und vernetzen. Sie können sich über neue Trends und Risiken sowie innovative Produkte informieren. Gleichzeitig kann die Konkurrenz beobachtet werden.

Eine Messepräsenz ist auch die ideale Gelegenheit, um Kunden stärker ans Unternehmen zu binden. Dies lässt sich durch persönliche Einladungen von Geschäftspartnern oder eine gelungene Kommunikation in den sozialen Netzwerken umsetzen. Darüber hinaus kann eine Messe neue Vertriebswege eröffnen, auch in bisher unerschlossene Märkte. Auf speziellen Recruitingmessen können Unternehmen zudem ihre potenziellen zukünftigen Mitarbeiter kennenlernen.

Nicht zuletzt dient eine Messe der Präsentation neuer Produkte und Dienstleistungen und der Imagepflege. In Zusammenhang mit einer gut organisierten Pressearbeit im Vorfeld der Veranstaltung steigert der Messeauftritt die Bekanntheit des Unternehmens.

Auswahl der passenden Messe

Die Entscheidung für die passende Messe hängt von mehreren Faktoren ab. In erster Linie sollten diejenigen Messen ausgewählt werden, die branchenrelevant sind. Jeder Wirtschaftszweig hat seine eigenen Veranstaltungen. So treffen sich Verleger, Autoren und Buchhändler auf den Buchmessen in Frankfurt und Leipzig. Die Spieleindustrie kommt dagegen auf der Gamescom in Köln zusammen und so weiter. Eine ausführliche Auflistung bietet der Verband der deutschen Messewirtschaft auf seiner Website.

Aus der Liste möglicher Messen gilt es nun zu entscheiden, wo die gewünschte Zielgruppe anzutreffen ist. Stehen andere Unternehmen oder der Endverbraucher im Vordergrund? Im ersten Fall eignen sich eher Fachmessen, im zweiten Publikumsmessen. Des Weiteren spielt die örtliche Ausrichtung eine Rolle. Lokal und regional agierende Firmen erreichen die besten Ergebnisse auf ebensolchen Messen. Nationale oder internationale Unternehmen treffen ihresgleichen auf deutschlandweiten Veranstaltungen. Global orientierte Messen wie die Internationale Automobil-Ausstellung finden beispielsweise jährlich auf der Messe Frankfurt statt.

Nicht zuletzt können die Besucherzahlen und die Bekanntheit der jeweiligen Messe ausschlaggebend für die Auswahl der geeigneten Messe sein. In jedem Fall sollten Kosten und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen.

Definition strategischer Ziele

Ist eine erste Vorauswahl getroffen, sollten Unternehmen im Team darüber nachdenken, welche Zielsetzung sie mit ihrer Messepräsenz verfolgen. Je konkreter die Ziele definiert werden, umso messbarer sind sie. Beispielsweise könnte eine bestimmte Anzahl relevanter Neukontakte ein Ziel sein. Im Vordergrund steht also die Kundenakquise. Wenn es eher um die Kundenbindung geht, könnte eine festgelegte Zahl an Gesprächen mit Bestandskunden für einen erfolgreichen Messeauftritt sprechen. Für eine gelungene Imagepflege sind Termine mit der einschlägigen Fachpresse von Bedeutung. Falls neue Geschäftsabschlüsse und Kooperationen im Mittelpunkt stehen, können konkrete Umsatzziele den Leitfaden für die Organisation des Events bilden.

Planungen zur konkreten Umsetzung

All diese Überlegungen sollten am besten ein Jahr vor dem geplanten Messeauftritt stattfinden, denn die Organisation eines solchen Events benötigt viel Zeit und Vorbereitung. Es bietet sich an, ein Team aus allen relevanten Abteilungen zusammenzustellen, die gemeinsam das Projekt erarbeiten. Hierzu zählen Marketing und Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Produktmanagement und eventuell die Geschäftsführung. So bringt jeder Mitarbeiter seine Kernkompetenzen ein, was dem Erfolg der Unternehmung schließlich zugutekommt. Wer noch keine Erfahrung in der Vorbereitung einer Messe hat, sollte sich von fachkundigen Experten beraten lassen. Die Investition lohnt sich.

Die praktische Ausgestaltung des Messeauftritts

Ein Messestand allein kann in der großen Masse der Aussteller schnell untergehen. Daher ist es sinnvoll, die Besucher mit verschiedenen Sinnen anzusprechen. So locken Vorträge oder Diskussionen über Trends der Branche das Publikum an den Stand. Ein Gewinnspiel zu den Produktneuheiten zieht ebenso Interessenten an und mit kreativen Werbegeschenken bleibt das Unternehmen in Erinnerung. Darüber hinaus kann die Ausrichtung eines besonderen Events – allein oder in Kooperation mit anderen Ausstellern – weitere Besucher begeistern.

Der Messestand selbst

Für wenige Tage wird ein Messestand zum Aushängeschild des eigenen Unternehmens. Je attraktiver er gestaltet ist, umso mehr Erfolg wird er beim Publikum haben. Die Größe des Messestands sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Unternehmen stehen. Ein Internet-Konzern wie Google oder Facebook kann für sich eine größere Fläche beanspruchen als etwa ein kleiner mittelständiger Betrieb. Der Stand sollte zudem von Profis gestaltet sein und stets ordentlich und aufgeräumt wirken. Eine offene Präsentationsfläche sorgt für eine angenehme Atmosphäre. Beim Personal am Stand zählen ein charmantes, freundliches Auftreten sowie eine professionelle Gesprächsführung, um die Besucher optimal zu informieren und zu orientieren.

Ist die Messe erst einmal vorbei, beginnt die eigentliche Arbeit. Dann müssen Infomaterialien verschickt und Termine vereinbart werden. Außerdem lohnt sich die Auswertung und Analyse aller durchgeführten Aktionen auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht. Die Ergebnisse lassen sich dann als Grundlage für die Planung des nächsten Messeauftritt nutzen.

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