Eventmanagement – professionell und effizient durch die richtige Kombination von digital und offline

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Veröffentlicht: Mittwoch, 01. November 2017 14:28

Geschrieben von Tatjana Sorokina

Wie sieht heute ein professionelles Eventmanagement aus? Viele kleinere Veranstalter können oder wollen keine externe Event-Agentur zur Planung beauftragen. Das ist heute auch nicht mehr für jedes Event notwendig. Dank der zahlreichen Online-Dienste und Dienstleister können selbst größere Veranstaltungen weitgehend „vom Schreibtisch aus“ organisiert werden.

Heutzutage wird (fast) alles online bestellt - ob Produkte oder Dienstleistungen. Die Hemmschwelle diverse Aktivitäten online zu planen sinkt stetig. Das hängt zum einen mit dem steigenden Vertrauen in Onlineangebote und zum anderen mit den zahlreichen Möglichkeiten zusammen. Auch im Eventbereich haben sich diverse Anbieter etabliert, die es jedem ermöglichen ein professionelles Event zu organisieren.

Dies gilt für nahezu alle Arten von Veranstaltungen vom kleinen Workshop über Seminare und Firmenveranstaltungen bis zu großen Kongressen und Messen. Selbst vollständig digitale Events haben sich durchgesetzt. Schulungen können ortsunabhängig als Webinare durchgeführt werden. Auch Tagungen und Kongresse werden teilweise life über das Internet übertragen oder finden als Online-Kongress nur noch digital statt.

Welche Anbieter zum Online-Eventmanagement gibt es? 

Es gibt zahlreiche Anbieter, die Veranstalter bei der Planung und Organisation ihrer Events unterstützen. Zu unterscheiden ist hier zwischen Eventmanagement-Plattformen, Plattformen für reine Online-Events und den verschiedensten Dienstleistern, die ebenfalls digital gebucht werden können.

Eventmanagement-Plattformen

Als Eventmanagement-Plattformen haben sich in Deutschland z.B. Xing Events und Eventime etabliert.

Ob Messen, Konferenzen oder Seminare – der Anlass ist eigentlich egal. Diese Plattformen bieten integrierte Lösungen für die komplette Organisation von Online-Marketing mit Werbemitteln und Verkaufsseiten, Online-Registrierung und Ticketing, Abrechnung, Teilnehmer- und Einlassmanagement an. Selbst bei der Suche nach einer geeigneten Location bieten sie Unterstützung.

Zu jedem dieser Bereiche bieten diese Plattformen individuelle Lösungen mit modernen Techniken wie ein einfaches Ticketsystem, eine App zur Einlasskontrolle und Statistiken zum Erfolg des Events. Aber auch das Marketing kann gesteuert und angepasst werden. Was früher eine Event-Agentur übernommen hat, wird heutzutage von einer Online-Lösung bereitgestellt.

Dennoch sollte man beachten, dass Veranstaltungen immer auch Manpower vor Ort benötigen. Für die notwendige Veranstaltungstechnik, die Betreuung der Teilnehmer, Catering usw. müssen immer auch eigene Mitarbeiter oder weitere externe Dienstleister eingeplant werden.

Plattformen für Online-Events

Als Plattformen für Online-Events haben sich zahlreiche Webinarplattformen etabliert. Beispiele dafür sind edudip oder ClickMeeting. Auch diese Anbieter unterstützen Vermarktung, Registrierung der Teilnehmer und Durchführung von Online-Seminaren.

Die verschiedenen Plattformen aus dem deutschen und angelsächsischen Bereich weisen allerdings z.T. erhebliche Unterschiede in Bezug auf Funktionalität, Nutzererfahrung und Preisgestaltung auf. Selbst komplett automatisierte Webinare – die dann allerdings nicht mehr life sind – können durchgeführt werden. Daher ist im Vorfeld ausreichend Zeit für die Auswahlphase einzuplanen. Auch die Nutzung der angebotenen kostenlosen Testzeiträume ist empfehlenswert.

Weitere Anbieter und Dienstleister rund um Events

Daneben gibt es eine große Anzahl von Dienstleistern für die verschiedensten Einzelaspekte des Eventmanagements. Auch sie können heute meist bequem online gebucht werden.

Als Erstes fallen hier sicherlich Catering oder – bei großen Veranstaltungen – auch Sicherheitskräfte oder professionelle Kamerateams für Lifeübertragungen ein. Doch auch viele andere Aspekte tragen zu einem gelungenen und reibungslosen Event bei.

Beispiel: Einlassarmbänder vereinfachen den Zutritt zu Events

Große und besonders mehrtägige Veranstaltungen wie Kongresse und Tagungen stellen besondere Anforderungen an das Einlassmanagement. Den ersten Zutritt gewährt das Ticket. Doch die Teilnehmer werden den Veranstaltungsort auch in den Pausen verlassen und wieder betreten. Ständige Ticketkontrollen sind da weder für Teilnehmer noch für das Team des Veranstalters angenehm. Hier bieten Kontrollarmbänder Abhilfe.

Nicht nur für die Einlasskontrolle oder dem Zugang zu einem speziellen VIP-Bereich können Kontrollarmbänder genutzt werden. Besonders bei Konzerten und Festivals werden gewebte Armbänder gerne genutzt, da auch nach der Veranstaltung die meisten Besucher die Bändchen am Handgelenk lassen. Hier wird das Armband zur Erinnerung und zum Marketingartikel mit zeitlicher Nachwirkung.

Wie bei allen Produkten gibt es diverse Online-Anbieter für Kontrollarmbänder, beispielsweise die Ikast Etiket A/S. Bei der Auswahl ist es wichtig, auf folgende Punkte zu achten:

• die Möglichkeit die Armbänder selbst zu gestalten
• hohe Qualität und qualitativ hochwertige Anmutung
• sicherer und einfacher Verschluss – je nach Bedarf muss das Armband abnehmbar oder nicht abnehmbar sein
• kein Abfärben, keine Allergene

Besonders bei den Abnahmemengen ist es wichtig genauer hinzuschauen. Je nach Größe der Veranstaltung sollten auch geringe Abnahmemengen möglich sein. Bei manchen Anbietern kann man erst ab einer großen Stückzahl bestellen. Wenn man aber kleinere Veranstaltungen, wie Hochzeiten, Abi-Partys  oder Firmenfeiern plant, muss man auf einen Anbieter zurückgreifen können, der auch geringe Mengen zu einem fairen Preis liefert.

Eventmarketing – eine Veranstaltung richtig bewerben

Das richtige Marketing ist ein wichtiger Baustein im Eventmanagement. Es gibt viele Wege die Zielgruppe auf sein Event aufmerksam zu machen. Ob klassische Medien wie Annoncen in relevanten Zeitungen oder Online-Maßnahmen wie die Schaltung von Anzeigen in der Suchmaschine Google oder auf Social-Media Plattformen wie Facebook und Xing – die Fülle an Möglichkeiten sind fast grenzenlos.

Gerade wegen der Vielzahl der Möglichkeiten ist eine gute Marketingplanung erforderlich. Auf welchen Kanälen erreiche ich die Zielgruppe des Events? Wie setze ich mein Budget effizient ein? Worauf muss ich bei den einzelnen Werbekanälen achten?

Für die erfolgreiche Vermarktung ist es also wichtig, die Zielgruppe des Events möglichst gut zu kennen. Mit Tools wie Buyer Personas und Kundenprofilen können Zielgruppenanalysen systematisch durchgeführt werden.

Denn erst wenn man die Bedürfnisse und Erwartungen der Eventteilnehmer kennt, kann man die passenden Werbemaßnahmen organisieren. Wenn ich z.B. eine Fachkonferenz plane, dann kommen Plattformen wie Linkedin oder Xing natürlich in Frage. Aber auch Facebook ist eine hervorragende Plattform, um seine Nutzer zielgerichtet und exakt targetiert anzusprechen.

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