E-Mail versus Social Collaboration – Wie arbeiten wir in Zukunft

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Veröffentlicht: Sonntag, 17. November 2013 22:49

Geschrieben von Maisberger – Gesellschaft für strategische Unternehmenskommunikation mbH

Der Arbeitsalltag in Unternehmen verändert sich stetig und damit auch die Anforderungen an die Mitarbeiter. Sie sollen immer mobiler und flexibler werden. Zunehmend versuchen Unternehmen, Kooperationssysteme einzusetzen, um eine Zusammenarbeit auch über zeitliche und örtliche Grenzen hinweg zu ermöglichen. Aber wird Kommunikation dadurch tatsächlich effizienter? Welche Tools haben sich bewährt?

Und wie kommen die Mitarbeiter damit zurecht? Die aktuelle Studie „Vernetzte Organisation" der Universität der Bundeswehr München untersucht den derzeitigen Stand beim Einsatz dieser Lösungen, analysiert Hürden und Erfolgskriterien. Die Ergebnisse präsentiert die Kommunikationsagentur Maisberger jetzt auf ihrem Strategie-Blog .

Die E-Mail-Flut steigt in deutschen Unternehmen, sie verstopft Postfächer und raubt wertvolle Zeit für wichtige Projekte. Persönliche Treffen oder Telefonate sind nicht immer mehr möglich und dennoch müssen Mitarbeiter mit immer mehr Menschen kommunizieren. Um auch künftig effizient arbeiten zu können, müssen Unternehmen neue Wege der Zusammenarbeit finden. Social Media hat sich im privaten Umfeld bereits bewährt, viele Organisationen sind daher dabei, diese Nutzung in den beruflichen Kontext zu übertragen. Die im Oktober 2013 veröffentlichte Studie „Vernetzte Organisation" der Forschungsgruppe Kooperationssysteme der Universität der Bundeswehr München hat den Status quo des Einsatzes von Kooperationssystemen in deutschen Unternehmen untersucht. Befragt wurden 222 Führungskräfte und IT-Verantwortliche aus allen Unternehmensgrößen.

Mittelstand bildet Schlusslicht bei der Nutzung von Kooperationstools
Die Studie zeigt, dass die Kooperationssysteme nicht immer gleich erfolgreich sind und gerade in der Umsetzung noch einige Tücken liegen. So sind für 98 Prozent der Befragten E-Mail-Clients immer noch das Hauptkommunikationsmittel, gefolgt von Instant Messenger, Wikis und Videokonferenzsystemen. Soziale Netzwerke spielen dagegen noch kaum eine Rolle.

Die Häufigkeit des Einsatzes sowie Erfolg oder Misserfolg der Nutzung hängen stark mit der Größe des jeweiligen Unternehmens zusammen. „Bei der Auswertung hat uns vor allem die Rolle des Mittelstands überrascht – dieser nutzt Kooperationssysteme deutlich seltener als kleinere oder größere Unternehmen und nimmt folglich positive Auswirkungen weniger häufig wahr", sagt Dr. Alexander Richter von der Forschungsgruppe Kooperationssysteme an der Universität der Bundeswehr München. 

Akzeptanz von Kooperationssystemen ist oft zu gering
Von dem Einsatz der Kooperationsmedien erhoffen sich die Unternehmen vor allem eine vereinfachte Zusammenarbeit. Zudem soll durch einen schnelleren Zugriff auf vorhandenes Wissen Zeit gespart und die Produktivität gesteigert werden.
Bei der praktischen Anwendung treten jedoch verschiedene Schwierigkeiten auf. Neben Bedenken beim Datenschutz und einer fehlenden Integration in bestehende Geschäftsprozesse, scheint vor allem eine zu geringe Akzeptanz der Systeme von Seiten der Nutzer problematisch zu sein. In diesem Zusammenhang geben viele an, sich mehr Unterstützung von ihren Führungskräften zu wünschen. 

„Die Studienergebnisse decken sich mit unseren Erfahrungen aus der Praxis. Sie verdeutlichen, dass viele Mitarbeiter im Umgang mit Kooperationssystemen unerfahren sind. Daher sollte vor allem die Einführung strategisch geplant und behutsam umgesetzt werden. Nur dann können alle Mitarbeiter mitgenommen und die Kommunikation erfolgreich auf neue Instrumente umgestellt werden. Auf unserem Strategie-Blog haben wir in Zusammenarbeit mit der Universität der Bundeswehr München eine Analyse der Ergebnisse veröffentlicht und laden nun gerne zur Diskussion über die Kooperationsmethoden heute und in Zukunft ein", sagt Jennifer Appel, Account Director bei der Kommunikationsagentur Maisberger.

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Die ausführliche Vorstellung der Umfrageergebnisse finden Sie hier als pdf-Datei auf dem Strategie-Blog von Maisberger.