Warum Regeln ein Ablaufdatum benötigen

Bei Lebensmitteln ist es eine Selbstverständlichkeit – sie haben ein Ablaufdatum. Danach sieht man sie zumindest sehr kritisch an, bevor man sie noch verwendet. Warum tun wir das Gleiche eigentlich nicht auch bei den vielen expliziten und ungeschriebenen Regeln, die unseren persönlichen oder geschäftlichen Alltag strukturieren?

Bitte halten Sie jetzt mal einen Moment inne und denken Sie über Ihr berufliches Umfeld nach. Fällt Ihnen spontan eine Regel oder Vorgehensweise ein, die vielleicht irgendwann einmal sinnvoll war, jetzt aber nur noch befolgt wird, weil sie eben da ist? Was würde passieren, wenn Sie diese Regel ab heute ignorieren?

Ich bin sicher, Ihnen fällt da etwas ein. Mir auch. Ein paar Beispiele aus persönlichem Erleben:

• Der Kollege, der unverdrossen Datenbankabfragen durchführte und Kennzahlen erhob, die seit Jahren in keinem Reporting mehr verwendet wurden.
  (Wir haben es irgendwann bleiben gelassen und nicht mal der Kollege selbst hat seine Kennzahlen vermisst.)
• Die Vorgabe, den Import der Zinskurve in das Vorkalkulationstool des Vertriebs stündlich anzustoßen.
  (Die Ergebnisauswirkungen daraus waren so minimal dass sie schlicht irrelevant waren. Ich habe die Vorgabe stillschweigend auf täglich umgestellt und es hat sich nie jemand beschwert.)
• Die ausführliche schriftliche Marktanalyse die zweimal im Jahr erstellt wird, obwohl sie schon wieder veraltet ist, wenn sie endlich abgeschlossen ist.
  (Dabei sind Vertrieb und Vorstand auch ohne diesen Papierberg stets bestens über den Markt informiert. Aber immerhin kann man damit Prüfer und Revision beeindrucken).

Fast alle dieser heute sinnlosen Regeln wurden irgendwann einmal aus gutem Grund eingeführt. Sie wurden benötigt, um ein bestimmtes Problem zu lösen oder einer neuen Situation gerecht zu werden. Die Kennzahlen waren einmal steuerungsrelevant. Die Vier-Augen-Kontrolle war für die Qualitätssicherung unerlässlich.

Doch heute sind die Umstände andere. Das Unternehmen wird längst nach anderen Größen gesteuert. Die Qualitätssicherung erfolgt über automatische Prüfroutinen. Warum nehmen wir so viele dieser unnötig gewordenen Regeln widerspruchslos hin?

Ein paar Gründe fallen mir ein, doch gute Gründe sind das nicht:

• Andere Prioritäten: Es gibt immer etwas Dringendes zu tun. Wer nimmt sich schon die Zeit, alte Regeln zu durchforsten und dann vielleicht noch einen langwierigen Entscheidungsprozess über ihre Abschaffung anzustoßen.
• Bequemlichkeit: Oft sind überflüssige Regeln zwar störend, doch die Schmerzgrenze ich noch nicht erreicht. Wenn der Leidensdruck nicht groß genug ist, fehlt die Motivation für den unbequemen Prozess, solche Regeln neu zu beurteilen.
• Risikoscheu: Regeln und Vorgaben geben Sicherheit. Wenn man sich an die Regeln hält, kann einem niemand einen Vorwurf machen. Warum sollte man dieses Sicherheitsnetz ohne Grund auflösen?

Es ist offensichtlich, wie absurd das Festhalten an veralteten Regeln oft ist.

Wäre es nicht viel besser, man gibt jeder Regel – wie Lebensmitteln – ein Ablaufdatum mit? Nach einem vorgegebenen Zeitraum wird die Regel neu beurteilt:

Ist sie noch nützlich, dann bleibt sie bis zum nächsten Reviewtermin bestehen. Wenn nicht, dann wird sie entweder angepasst oder sie kann entfallen.

Und falls Sie jetzt denken „Das bekomme ich in meinem Unternehmen doch nie durch“, dann habe ich einen Vorschlag für Sie:

Sie müssen ja nicht gleich die ganze Unternehmenskultur ändern. Fangen Sie doch einfach mit den Routinen Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation an. Oder schlagen Sie Ihrem Team vor, einen alten Zopf abzuschneiden.
Implizite Regeln und gewohnheitsmäßige Handlungen lassen sich – zumindest in starren Organisationen – viel leichter abschaffen als schriftlich fixierte Vorgaben.

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