Workforce Management – Ziele und Vorteile einer HR-Software

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Veröffentlicht: Montag, 19. September 2022 15:40

Geschrieben von Dagmar Recklies

Personalmanagement und die Ermittlung des Personalbedarfs können sehr aufwändig sein. Man muss die Vorgänge des Unternehmens genau analysieren, um ein strategisches Workforce Management zu schaffen. HR-Softwares bieten digitale Lösungen, um die Effizienz des Unternehmens durch perfekte Personalplanung zu optimieren.

Was sind die Ziele von Workforce Management?

Die Strategie des Workforce Management wird angewandt, um Personal so effektiv wie möglich einzusetzen. Hierbei müssen die aktuellen Kapazitäten und Arbeitsprozesse im Unternehmen analysiert werden, um anschließend den weiteren Personalbedarf zu ermitteln. Ziel des Workforce Management ist also die Optimierung des internen Personalmanagements und damit die Geschäftsprozesse erfolgreicher und reibungsloser zu gestalten.

Die Kunst liegt darin, die richtigen MitarbeiterInnen in der passenden Anzahl, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort einzusetzen. Diese sollen die für sie passenden Aufgaben mit den vorhandenen Arbeitsmitteln erledigen können.

Bei einem guten Workforce Management greifen die einzelnen Arbeits- und Prozessschritte ineinander und sind nahtlos verbunden. Man kann es sich ungefähr so vorstellen, wie bei einem Uhrwerk: Soll die Uhr funktionieren, müssen alle Zahnräder perfekt positioniert und ineinander verhakt sein. Dreht sich nun das erste Zahnrad, so drehen sich die anderen automatisch mit und die Vorgänge nehmen ihren Lauf.

Worin unterscheiden sich Workforce Management und Personaleinsatzplanung?

Eine einfache Personaleinsatzplanung fokussiert sich lediglich auf die Schichtplatzierung von Mitarbeitern, Arbeitsplätzen sowie Arbeitsmitteln. Ein ausführliches Workforce Management hingegen betrachtet die Ermittlung des Personalbedarfs aus einem weiteren Blickwinkel. Hierzu gehören neben der Personaleinsatzplanung Aspekte wie die Gestaltung von Arbeitszeitmodellen sowie Arbeitszeitmanagement. Hierfür müssen die Arbeitsprozesse durchleuchtet werden, um eine ausreichende Menge an Daten zu sammeln. Diese werden anschließend ausgewertet und bieten eine fundierte Grundlage für ein optimiertes Personalmanagement.

Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Zutrittskontrolle, Workforce Management – alles aus einer Hand

Um ein ausgeklügeltes Workforce Management zu generieren, müssen einige Prozesse innerhalb des Unternehmens eingehend analysiert werden. Hierfür bietet sich eine HR-Software an, die alle erforderlichen Dienstleistungen für ein vollständiges und effizientes Workforce Management anbietet und so dabei hilft, die Personalkapazitäten zu ermitteln und zu optimieren. Eine All-in-one-Lösung sollte sowohl die Datenerfassung, Datenanalyse als auch die anschließende Datenauswertung umfassen und kann den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen.

Zeiterfassung – Abwesenheiten und Anwesenheiten verwalten

Mitarbeiter sollten ihre Ankunfts- sowie Aufbruchszeiten, Mittagspausen, Geschäftsreisen oder externe Arbeitszeiten erfassen können. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, Urlaubstage, Krankheitstage und sonstige Abwesenheiten festzuhalten. Dies trägt dazu bei, herauszufinden, ob die Mitarbeiter ausreichend Kapazitäten haben oder eventuell unter- beziehungsweise überfordert sind. Aus den ausgewerteten Daten ergibt sich schließlich, ob man Personal abbauen sollte oder neue Mitarbeiter einstellen muss. Ein digitales Zeiterfassungssystem kann zusätzlich für die Erstellung der Gehaltsabrechnungen unterstützend sein.

Projektzeiten erfassen

Neben der Arbeitszeiterfassung spielt auch die Analyse der Projektzeiten eine Rolle. Dies funktioniert ähnlich wie die Zeiterfassung und gibt Aufschluss darüber, wie produktiv gearbeitet wird. Diese Daten sind ebenfalls maßgeblich für ein fundiertes Personalmanagement.

Zutrittskontrolle einführen

Damit alles am richtigen Platz bleibt, kann es sinnvoll sein, Zutrittsberechtigungen zu bestimmten Geschäftsräumen zu erstellen und diese mithilfe eines Systems zu kontrollieren.

Workforce Management Softwares

Für ein optimales Workforce Management eignet sich am besten eine allumfassende HR-Software.

Sowohl Einzelunternehmer, Selbständige, kleine und mittlere Unternehmen als auch Großunternehmen können von so einem System profitieren. Wahlweise werden die Komplettlösungen als Cloud-Lösung oder On-Premise angeboten. Zudem sollte eine HR-Software auf allen Geräten lauffähig sein, egal ob Smartphone, Tablet, PC oder Mac und sogar im Browser, damit diese von jedem problemlos genutzt werden können.

Die Vorteile von Workforce Management im Überblick

• Flexibilität bei plötzlich eintretenden Veränderungen durch flexible Arbeitszeitmodelle
• Kostenersparnis durch den Wegfall von Über- und Überkapazitäten
• Optimierung der Personalkapazitäten
• Senkung ineffektiver Arbeitszeiten
• Einhalten von Arbeitszeiten durch Zeiterfassung
• Substantiierte Entscheidungen auf Basis einheitlicher Datenerfassung
• Verhindern von Leistungsschwankungen
• motivierte Mitarbeiter durch gezielte Einsetzung nach Leistung und Qualifikationen
• Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Verbesserung der Produktivität

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/anfang-menschen-silicon-valley-593341/