Geschäftsreisen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber optimieren – mit der richtigen Planung kein Problem

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Veröffentlicht: Montag, 09. November 2015 14:27

Geschrieben von Gaby Kruse

Die Digitalisierung und Modernisierung unserer Kommunikation scheint keine ernsthafte Bedrohung für Geschäftsreisen darzustellen. Trotz Videochats, Smartphones und der generellen Digitalisierung der Kommunikation begeben sich in jedem Jahr Hunderttausende von Angestellten und Unternehmern auf den Weg, einen Kunden persönlich zu beraten oder Verträge vor Ort zu unterzeichnen.

Hinzu kommen Konferenzen, Weiterbildungen und Mitarbeiter-Trainings. Wer geschäftliche Reisen plant, der kennt die Herausforderungen, die sich hier stellen. Welche Unterkunft ist angemessen? Wie wird der Terminplan vor Ort am besten organisiert? Und wie bleibt das Budget im Rahmen? Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks können Unternehmen und Mitarbeiter die Reisen zu beidseitiger Zufriedenheit optimieren, ohne auf jegliche Annehmlichkeiten verzichten zu müssen.

Rabatte und Sonderkonditionen nutzen

Müssen Angestellte regelmäßig zu beruflichen Treffen fliegen, bietet es sich an, Bonusmeilen zu sammeln. Alle kundenfreundlichen Fluggesellschaften führen Vielfliegerprogramme. Je häufiger die gleiche Gesellschaft genutzt wird, desto mehr Bonusmeilen werden gutgeschrieben. Um die Meilen an einem Ort zu haben, sollten Flüge immer über den gleichen Account gebucht werden. Bucht der Mitarbeiter seinen Flug zum Beispiel selber und bekommt die Kosten rückerstattet, werden die Bonusmeilen nicht für das Unternehmen angerechnet. Ein weiterer Weg, die kostenfreien Flugmeilen zu erhalten sind Kreditkartenzahlungen. Hierzu reicht es, einfach im Vorfeld herauszufinden, mit welchen Kreditkarten man Meilen sammeln kann, und die Mitarbeiter mit den entsprechenden Karten ausstatten. Die Meilen sind in der Regel für verschiedene Bonusprogramme anwendbar. Wichtig ist, dass die Kreditkarte mit der Fluggesellschaft kombinierbar ist, welche hauptsächlich für die Reisen verwendet wird. Bekannt Bonusprogramme sind:

• Miles & More – Lufthansa,
• Air Berlin Topbonus,
• Emirates Skywards.

Auch Hotelketten gewähren Rabatte, wenn Räume regelmäßig über den gleichen Account gebucht werden. Weltweit agierende Hotelketten wie die Hilton Hotels, gewähren solche Sonderkonditionen oft auf nationaler und internationaler Ebene. Die Wahl des Stammhotels sollte dabei unbedingt berücksichtigen, dass es eine zentrale Lage haben muss. Lange Anreisen zu Treffpunkten und Arbeitsstandorten sind anstrengend und machen ein gutes Zeitmanagement oft sehr schwierig. Dies kann außerdem zusätzliche Kosten für den Transport verursachen.

Mit Apps alles im Überblick

Ob mittleres Management oder Top-Position, kein Geschäftsreisender ist heutzutage ohne moderne Hardware unterwegs. Jeder ist ständig vernetzt und kann via Smartphone und Tablet zu jedem Zeitpunkt auf das Internet zugreifen.

Mit der richtigen App ist es ein Kinderspiel, Termine zu planen und mit mehreren Personen zu koordinieren. Es werden kostenfreie Terminplaner und kostenpflichtige Varianten angeboten. Die Bezahlapps lohnen sich im Besonderen dann, wenn eine große Gruppe von Mitarbeitern Zugriff auf den Kalender haben oder sich innerhalb eines Projekt miteinander abstimmen muss. Neben der Tagesplanung sind die Apps auch in vielen anderen Bereichen nützlich. Flüge buchen, Restaurants finden, Mietwagen checken und Stadtpläne erhalten, mit der passenden App kann der gesamte Trip geplant und reibungslos organisiert werden. Nutzen die Angestellten ein Firmengerät, ist es sinnvoll, diese mit den entsprechenden Programmen auszustatten.

Familienmitglieder auf Geschäftsreise

Es geht nach New York, Kapstadt oder Sydney? Was bietet sich da besser an, als das Nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden. Bei interkontinentalen Reisen entscheiden Mitarbeiter sich häufig dazu, einen privaten Urlaub mit der Geschäftsreise zu kombinieren. Auf den ersten Blick scheint dies ganz ohne Probleme, bei näherer Betrachtung wird allerdings schnell klar, dass es hier viel Raum für Komplikationen gibt. Um finanzielle Streitpunkte zu vermeiden, ist eine einheitliche Firmenpolitik ratsam. Ist firmenintern festgelegt, welche Kosten in einem solchen Fall von wem getragen werden, kommt es nicht zu Reibungspunkten.

Es stellt sich zum Beispiel die Frage, ob die Flugkosten für den Angestellten vom Arbeitgeber übernommen werden, oder nicht. Denn wäre er ohne Familie gereist, hätte die Firma gezahlt; wäre der Angestellte aber ohnehin in den Urlaub geflogen, hätte er die Kosten selber getragen. Welche Unterkunft ist für den Aufenthalt angebracht? Wer übernimmt die Kosten für den Mietwagen vor Ort? Mit einer allgemeingültigen Struktur sind diese Fragen von Anfang an geklärt und es gibt keinen Grund zur Diskussion. Dennoch ist eine Einzelfallprüfung immer erforderlich und das Thema Fairness von beiden Seiten darf dabei durchaus im Vordergrund stehen.

Beispiel: Ein leitender Angestellter fliegt am 12. Dezember mit seiner Familie nach Valencia in Spanien in Urlaub. Er hat sich bereit erklärt, in Madrid am 15. Dezember einen auftragsrelevanten Geschäftstermin wahrzunehmen. Zwischen Valencia und Madrid liegen 350 km Entfernung.

Der Arbeitgeber vereinbart die Kostenübernahme für den Flug von Valencia nach Madrid und zurück. Der Tag wird nicht als Urlaubstag angerechnet, sondern komplett als Arbeitszeit inklusive anfallender Überstunden. Außerdem erhält er eine Entschädigung für den bereits bezahlten Urlaubstag in Valencia, der sich anteilig nach der Höhe der Gesamtkosten richtet. Die Flugkosten für die Reise von Deutschland nach Valencia verbleiben beim Mitarbeiter.

Eine solche Lösung kommt beiden Seiten entgegen und ist fair. Der Mitarbeiter wird für entgangene Urlaubsfreuden finanziell entschädigt und er muss keinen Nachteil in Kauf nehmen. Der Arbeitgeber kann kundenfreundlich handeln und einen wichtigen Auftrag sichern.

Abbildung 1: pixabay.com © HebiFot (CC0 Public Domain)

Abbildung 2: pixabay.com © Kaboompics (CC0 Public Domain)