Entsendung als Expatriate – Worauf sollten Fach- und Führungskräfte bei der Vorbereitung achten?

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Veröffentlicht: Mittwoch, 27. Oktober 2021 17:37

Geschrieben von Antonia Wendel

Eine sich ständig globalisierende Wirtschaft erfordert auch globale Erfahrungen von den Handelnden auf allen Ebenen. Deshalb ist es für international agierende Unternehmen längst üblich, Fach- und Führungskräfte zeitweise ins Ausland zu entsenden, um dort vor Ort Erfahrungen und Kontakte zu sammeln. Eine solche Expatriate-Phase kann ein wichtiger Karriereschritt sein. Doch sie hat auch massive Auswirkungen auf das private Leben.

Damit der Start im Ausland so reibungslos wie möglich verläuft, sollten angehende Expats alle wichtigen Lebensbereiche vorab überprüfen und organisieren. Dieser Beitrag gibt einen Überblick.

Eine Entsendung hat für Expatriates Auswirkungen auf alle Lebensbereiche

Vieles wird sich nach den persönlichen Lebensumständen richten, anderes wird vom Arbeitgeber vertraglich geregelt und manches wird leicht übersehen. Diese Punkte sollten Sie vorher klären:

Arbeitsvertragliche Regelungen

Ihr Arbeitgeber wird Ihnen einen Entsendungsvertrag anbieten oder einen neuen Vertrag bei dem ausländischen Tochterunternehmen. Hier ist es empfehlenswert, diesen Vertrag durch einen spezialisierten Anwalt überprüfen zu lassen. Die Ausgestaltung kann wesentlichen Einfluss darauf haben, ob für Sie im Ausland das deutsche Arbeitsrecht oder das des Gastlandes gilt.

Sozialversicherungen

Eine Entsendung ins Ausland für einen längeren Zeitraum hat auch Auswirkungen auf Ihren Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem. Hier sollten Sie die Möglichkeiten unbedingt individuell bewerten, um nicht später Nachteile zu haben. Nutzen Sie dazu auch die Beratungsmöglichkeiten der Sozialversicherungsträger. Die Deutsche Rentenversicherung bietet z.B. ausführliche und kostenlose Beratungstermine an.

Der eigene Besitz – mitnehmen, einlagern, verkaufen?

Je nach Dauer der Entsendung stellt sich die Frage, was mit Hausrat, Auto und anderen Vermögensgegenständen in Deutschland geschehen soll. Besonders wenn man zur Miete wohnt, kann daraus leicht ein erheblicher Kostenblock entstehen.

Ob mitnehmen eine gangbare Alternative ist, hängt nicht zuletzt von der Entfernung des Gastlandes ab. Innerhalb Europas kann es sinnvoll sein, z.B. das Privatfahrzeug der/des Partners mitzunehmen. Informieren Sie sich hier nicht nur über Transportkosten sondern auch über Nebenkosten und evtl. anfallende Gebühren.

Benötigen Sie ein Umzugsunternehmen oder einen Transportcontainer?
Vergleichen Sie die Angebote nicht nur in Bezug auf den Preis sondern achten Sie auf sinnvolle Zusatzleistungen und Vorlauffristen.

Behördliches und Organisatorisches

Auch hier gibt es zahlreiche Details zu beachten. Um nur einige zu nennen

• Benötigen Sie ein Visum? Beachten Sie Vorlauffristen, auch um die dafür notwendigen Unterlagen zu beschaffen?
• Benötigen Sie einen internationalen Führerschein?
• Benötigen Sie zur Ausübung Ihrer Tätigkeit vor Ort nationale Genehmigungen? Müssen ggf. Zeugnisse und Zertifikate übersetzt und anerkannt werden?
• Informieren Sie Einwohnermeldeamt und Finanzamt.
• Lassen Sie alle wichtigen Dokumente in die Landessprache übersetzen und fertigen Sie Kopien an.
• Bestehen Mitgliedschaften in Vereinen, Organisationen o.ä., die währen Ihres Auslandsaufenthaltes ruhen oder beendet werden sollen?
  Auch Zeitungsabonnements und lokale Versorger sollten gekündigt werden.

Partner, Familie und Umfeld

Eine wichtige Entscheidung bei einer Entsendung als Expatriate ist immer, ob Partner, Kinder und ggf. andere Familienangehörige mit ins Ausland gehen. Das ist natürlich von der Dauer der Entsendung abhängig, aber auch von anderen familiären Faktoren, z.B.:

• Berufliche Situation des Partners – wie fügt sich der Auslandsaufenthalt in dessen Karriereweg ein?
• Hat ein Familienmitglied besondere gesundheitliche Anforderungen, die einen Verbleib in Deutschland nötig machen könnten?
• Wo bleiben vorhandene Haustiere?
• Wer kümmert sich um unterstützungsbedürftige Angehörige?

Wenn die gesamte Familie mit ins Ausland geht, bieten i.d.R. die Arbeitgeber entsprechende Unterstützung an. Ein wichtiger Faktor ist dabei die aktive und ggf. auch finanzielle Unterstützung bei der Arbeitssuche des/der PartnerIn. Auch geeignete Schulen und Kinderbetreuung im Ausland können zu erheblichen Kostenfaktoren werden. Diese Punkte sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber besprechen.

Wer hilft – Spezialisten können den Start erleichtern

In größeren Unternehmen wird die Personalabteilung mit der Organisation von Auslandsentsendungen vertraut sein. Sie arbeitet mit Spezialisten zusammen und hat ggf. Rahmenverträge abgeschlossen. Diese Möglichkeiten sind hilfreich, da eingespielte Prozesse und Dienstleister vieles erleichtern.

Doch selbst dann sollten sie Angebote und Möglichkeiten zu wichtigen Lebensbereichen selbst überprüfen und ggf. besser passende Alternativen suchen.

Bietet der eigene Arbeitgeber solche Möglichkeiten nicht, so sind auf Expatriates bzw. auf das Gastland spezialisierte Dienstleister eine gute Wahl, z.B.

• Kleinere, lokale Sprachschulen arbeiten oft mit einheimischen Lehrern zusammen, die auch gleich Nützliches zu Alltag und Gewohnheiten im Gastland vermitteln können.
• Spezialisierte Krankenversicherungsanbieter, die sich ausschließlich an Expatriates richten, decken im Gegensatz zu typischen Auslandsreiseversicherungen zusätzliche Leistungen ab, die bei einem längeren Aufenthalt im Ausland anfallen können.
• In vielen Ländern leben ausgewanderte Deutsche, die Expatriates und Auswanderer mit Fachwissen und Landeskenntnissen dabei unterstützen, vor Ort Fuß zu fassen. Dieses Wissen hilft beispielsweise beim Immobilienerwerb bei der richtigen Interpretation der Exposés und haben ein Netzwerk aus Maklern, Gutachtern und Notaren.

Für solche spezialisierten Dienstleister sind Sie im positiven Sinne „Routine“ und nicht der Sonderfall, mit dem man wenig Erfahrung hat.

Ein eigenes Netzwerk hilft

Neben aller Unterstützung durch den Arbeitgeber ist jedoch ein eigenes Netzwerk nicht zu unterschätzen. Suchen Sie rechtzeitig Kontakt zu anderen deutschen Expatriates, die in Ihrem Zielland und dort besonders in Ihrer Region leben. Niemand kann Ihnen so viele Praxistipps, Alltagserfahrungen und „Insiderwissen“ vermitteln wie diese Menschen, die den gleichen Weg vor Ihnen gegangen sind.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/reisen-flughafen-bordkarte-5219496/