Interne Kommunikation – der unterschätzte Erfolgsfaktor für Mitarbeiterbindung und -motivation

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Veröffentlicht: Montag, 12. Juni 2023 13:56

Geschrieben von Christina Peters

Die interne Kommunikation ist aus der modernen Mitarbeiterführung nicht mehr wegzudenken. Sie dient dazu, Mitarbeiter über relevante Informationen, Entwicklungen und Pläne auf dem Laufenden zu halten, den Dialog zu fördern und eine Verbindung zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

Das Ziel ist, dass die Belegschaft sich wirklich eingebunden, informiert und gehört fühlt. Um das zu erreichen, darf die Interne Kommunikation nicht als „Verlautbarung von oben“ erscheinen.

Wie sie das erreichen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Interne Kommunikation auf welchen Wegen kann sie stattfinden?

Die Interne Kommunikation umfasst vereinfacht ausgedrückt jede Kommunikation und jeden Informationsaustausch des Unternehmens bzw. der Unternehmensleitung mit den Mitarbeitern. Als formelle betriebliche Funktion hat die Interne Kommunikation die Aufgaben,

• die Belegschaft zu informieren
• den Austausch mit der Belegschaft zu fördern und zu ermöglichen
• den Kontakt zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern zu halten.

Grundlage ist der Gedanke, dass die Belegschaft – ebenso wie alle externen Stakeholder – aktuell, umfassend und offen über die Entwicklung des Unternehmens informiert werden sollte.

Die Wege und Möglichkeiten dafür sind vielfältig. Die Auswahl richtet sich natürlich nach Größe und Komplexität des Unternehmens. Vor allem die regionale Verteilung der Mitarbeiter ist hier ein wichtiger Faktor.

Hier einige Beispiele für sinnvolle Kanäle der Mitarbeiterkommunikation:

1. Intranet
   Ein internes Kommunikationsportal, das als zentrale Plattform für Informationen, Unternehmensnachrichten, Ressourcen, Dokumente und Mitarbeiterinteraktion dient.
2. Townhall Meetings
   Versammlungen oder Informationsveranstaltungen, bei denen die Geschäftsleitung oder Führungskräfte Updates, strategische Pläne und wichtige Nachrichten präsentieren. Diese Meetings bieten die Möglichkeit für den direkten Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.
3. Mitarbeiter-Newsletter
   E-Mail-Newsletter, die eine Zusammenfassung von aktuellen Ereignissen, Erfolgen, neuen Initiativen, Schulungen oder anderen relevanten Themen bieten.
4. Mitarbeiter-App
   Eine mobile Anwendung, die Funktionen und Inhalte des Intranets für mobile Geräte optimiert.
5. Mitarbeiterzeitschrift
   Eine gedruckte oder digitale Publikation, die Artikel, Interviews, Erfolgsgeschichten, Unternehmensnachrichten und andere interessante Inhalte für die Mitarbeiter enthält.
6. Videobotschaften und Webcasts
   Die Verwendung von Videoinhalten für die interne Kommunikation, sei es durch aufgezeichnete Videobotschaften von Führungskräften oder Live-Webcasts für Unternehmensveranstaltungen oder Schulungen.
7. Persönliche Gespräche
   Unternehmensleitung, Führungskräfte und/oder Kommunikationsabteilung bieten die Möglichkeit für persönliche Gespräche – 1:1 oder in kleinen Gruppen.

Erfolgsfaktoren für die Interne Kommunikation

Dass Interne Kommunikation wichtig ist, hat sich in den meisten Unternehmen herumgesprochen. Doch die Vorstellungen zu Inhalten und Umsetzung gehen weit auseinander.

Wird die Interne Kommunikation nur als Sendemedium für offizielle Verlautbarungen angesehen, wird sie nicht mehr Interesse finden als ein Bericht über eine IT-Sicherheits-Konferenz von vor 5 Jahren.

Wird Interne Kommunikation nur unsystematisch, zufällig und ohne klare Ausrichtung betrieben, wird sie nicht viel mehr bringen als ein Besuch im Casino: Man wirft ein paar Münzen in den Automaten. Vielleicht kommen mehr Münzen wieder heraus. Vielleicht auch nicht.

Diese Punkte sollten Sie beachten, damit Ihre Interne Kommunikation auf ehrliches Interesse trifft und als Einladung zum Dialog verstanden wird:

Transparente Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation offen, ehrlich und transparent ist. Dazu gehört vor allem eine frühzeitige und umfassende Information der Mitarbeiter. Entsteht der Eindruck, dass nur eine wohlklingende, aber oberflächliche Pressemitteilung verbreitet wird, kann kein Vertrauen in die Kommunikation entstehen

Einheitliche Botschaften

Natürlich ist nicht jede Information für alle Mitarbeiter gleich wichtig. Manche Bereiche sind näher an einem Thema dran als andere. Dass Inhalte und Umfang entsprechend angepasst werden, ist einleuchtend. Es darf jedoch nicht passieren, dass die Mitarbeiter eine Art 2-Klassen-Information empfinden oder gar unterschiedliche Botschaften aus den Infos herauslesen.

Interaktive Kommunikation

Effektive Kommunikation entsteht, wenn Informationen in beide Richtungen fließen. Schaffen Sie Möglichkeiten für den Dialog und den Austausch zwischen Mitarbeitern, den Führungskräften und der Unternehmensleitung.

Antworten, Meinungen und Rückmeldungen werden nur eintreffen, wenn eine ehrliche Bereitschaft zum Dialog mit der Belegschaft entsteht. Niedrigschwellige Möglichkeiten wie eine Kommentarfunktion zu Beiträgen im Intranet können viel bewirken.

Ein wichtiger Punkt an dieser Stelle: Antworten verdienen eine Antwort.
Wer Reaktionen möchte, muss auch seine Wertschätzung dafür zeigen. Jeder Blogger und Social Media-Marketer weiß wie wichtig es ist, auf eingehende Kommentare zu antworten. Über solche Antworten auf Antworten entsteht ein Dialog, der auch als ehrlicher und ernstgemeinter Dialog verstanden wird.

Mehrkanalige Kommunikation

Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie Intranet, E-Mail, interne Social-Media-Plattformen oder Newsletter, um sicherzustellen, dass die Informationen die Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen erreichen.

Damit berücksichtigen Sie auch die verschiedenen Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter. Nicht jeder kann terminlich am Townhall-Meeting teilnehmen. Nicht jeder nutzt gern Apps oder schaut regelmäßig im Intranet vorbei.

Mitarbeiter einbeziehen

Im Onlinemarketing heißt das User-generated Content. Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, nicht nur zu kommentieren und zu antworten, sondern selbst in der internen Kommunikation aktiv zu werden.

Interessierte Mitarbeiter können wie freie Journalisten Inhalte für Mitarbeiterzeitung oder Intranet beitragen. Ein Mitarbeiter des Fachbereichs kann die entsprechende Sektion des Intranets inhaltlich betreuen. Mit etwas Offenheit werden Sie hier viele Möglichkeiten finden.

Zeitnahe und kontinuierliche Kommunikation: Halte die Mitarbeiter regelmäßig auf dem Laufenden und reagiere zeitnah auf Fragen und Anliegen. Eine kontinuierliche Kommunikation sorgt für Transparenz und Vertrauen.

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 Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/farbe-desktop-papier-gesellschaft-3207345/