Organisation der Personalarbeit in kleinen Unternehmen

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Veröffentlicht: Freitag, 17. November 2023 15:19

Geschrieben von Christina Peters

In kleinen Unternehmen bestimmt eine familiäre Atmosphäre die Unternehmenskultur. Die Personalarbeit ist ungeregelt und wird auf viele Schultern verteilt.

Oder ein Mitarbeiter erledigt die Funktion des Personalleiters, für die es eigentlich einer ganzen Abteilung bedarf, neben seinen eigentlichen Kernaufgaben. In einer Zeit des Fachkräftemangels, in der sich kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit großen Konzernen im Wettlauf um die klügsten Köpfe befinden, ist diese Art der Personalarbeit nicht mehr zeitgemäß.

Heutzutage ist es nämlich nicht mehr so, dass die Personalarbeit als nachgeordnet angesehen wird und nur mit Kosten verbunden ist. Vielmehr hat sie für die direkte Wertschöpfung eines Unternehmens signifikant an Bedeutung gewonnen, weshalb eine effiziente Struktur des Personalwesens auch in KMU unerlässlich für den Unternehmenserfolg ist. Dies gilt vor allem dann, wenn das betreffende Unternehmen ein gesundes Wachstum anstrebt.

Aufgaben einer effizienten Personalarbeit

Der Aufgabenbereich von Personalern ist vielfältiger Natur und breit gefächert. Die HR-Mitarbeiter sind verantwortlich für die Personalentwicklung und die Personalverwaltung. Im Einzelnen stehen die Verantwortlichen vor den folgenden Herausforderungen:

• Personalbedarfsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Akquise geeigneten und ausreichend qualifizierten Personals
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Controlling
• Strategieentwicklung

Wie erhöht ein Unternehmen mit überschaubarer Belegschaft die Effizienz der Personalarbeit?

Es wird ersichtlich, dass diese Aufgaben nicht nebenbei bewältigt werden können. Die Unternehmensführung muss sich dazu durchringen, die Personalarbeit optimal aufzustellen, auch wenn damit einige Kosten verbunden sind.

Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es der Investition sowohl in den menschlichen Faktor als auch in digitale Lösungen wie beispielsweise einer sinnvollen Lohnabrechnungssoftware. Überdies entlastet das Outsourcing bestimmter Personalaufgaben die Verantwortlichen.

Aufbau einer strukturierten Personalabteilung

Um die Personalarbeit zu verbessern, sollte die Unternehmensleitung eine Struktur entwickeln, an der sich die Anzahl und die Qualität der erforderlichen Maßnahmen ausrichten. Es gilt als erwiesen, dass die folgende sukzessive Vorgehensweise mit Erfolg beschieden ist:

1. Bestandsaufnahme: Dabei geht es darum, alle konkreten Aufgaben zu sammeln und diejenigen Themen zu identifizieren, bei denen Handlungsbedarf besteht.
   
   
2. Zielsetzung: In einem zweiten Schritt sollten Ziele wie beispielsweise die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitszeitmodelle, das Recruiting qualifizierter Bewerber oder Weiterbildungsmaßnahmen für die Belegschaft festgelegt werden.
   
   
3. Rollenstruktur entwickeln: Es empfiehlt sich, übergeordnete Themen wie Personaldatenverwaltung, Gesundheitsvorsorge oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Cluster einzuteilen und ihnen Prioritäten, Maßnahmen und Ressourcen zuzuordnen. Bei wachstumsorientierten Unternehmen ist es ratsam, die Maßstäbe nicht zu gering anzusetzen.
   
   
4. Verantwortlichkeiten zuordnen: Damit die Prozesse reibungslos ablaufen, sollten die Mitarbeiter der Personalabteilung fest in die Verantwortung genommen werden. In kleinen Unternehmen kann ein Mitarbeiter mehrere Cluster übernehmen.
   
   
5. Feste Abläufe installieren: Automatismen in den Prozessen der Personalarbeit werden eingeführt, um die Struktur zu erhalten und für Effizienz zu sorgen.
   
   
6. Evaluation und Feedback: Eine feste Struktur bietet eine stabile Basis, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Wichtig ist dabei ein permanentes Feedback, um die Organisation der Personalarbeit ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern.,

Personalausstattung der Personalabteilung

Eine Firma mit wenigen Mitarbeitern hat nur geringe personelle Ressourcen, um die vielfältigen Aufgaben zu bewältigen, die die Personalarbeit mit sich bringt. In der Regel ist es oft schon ausreichend, einen Werkstudenten zu beauftragen, der für die Erledigung der einfachen Arbeiten zuständig ist. Wichtige Themen werden unternehmensintern in Angriff genommen.

Ein wachstumsorientiertes Unternehmen kann auf einen externen Recruiter zurückgreifen, um schnell qualifiziertes Personal zu finden. In diesem Falle verbleiben einfachere Aufgaben der Personalarbeit innerhalb des Unternehmens.

HR-Software

Die Digitalisierung ist ein Segen für die Personalarbeit von KMU. Softwaregestützte Prozesse ersparen der Personalabteilung eine Menge Zeit, Arbeit und Ressourcen. Am besten wird dabei in eine umfassende HR-Software investiert.

Die Auswahl des Programms wird im Idealfall parallel zur Zieldefinition während der strukturbildenden Maßnahmen gestartet. Auf diesem Wege können schon von Anfang an viele Aufgaben automatisiert werden. Zudem vereinfachen Schnittstellen die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

Externe Dienstleister beauftragen

Besonders bei schnellem Unternehmenswachstum stößt die Personalarbeit in kleinen Unternehmen trotz Softwareunterstützung rasch an ihre Grenzen. Mit der Auslagerung von komplexen Themengebieten wie hochwertiges Recruiting, Sozialversicherungsangelegenheiten oder Konfliktbewältigung innerhalb der Belegschaft an externe Spezialisten wird die unternehmenseigene Personalabteilung entscheidend entlastet.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/frauen-mitarbeiter-gesch%C3%A4ft-b%C3%BCro-8080878/