Software as a Service (SaaS) – Einfach mal wechseln, wenn es ein besseres Angebot gibt?

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Veröffentlicht: Freitag, 14. Oktober 2022 15:10

Geschrieben von Sven Hartmann

Software as a Service ist aus der heutigen IT-Landschaft nicht mehr wegzudenken. Unternehmen in jeder Größe nutzen das unkomplizierte, sich selbst aktualisierende Modell.

Bei den beliebtesten Leistungsangeboten von Workforce Management bis Buchhaltung und Rechnungslegung gibt es zahlreiche professionelle Angebote für jeden Bedarf.

Doch wie bei jeder Softwareentscheidung stellt sich irgendwann die Frage, ob ein Anbieterwechsel eine gute Entscheidung wäre. Dieser Artikel listet die wichtigsten Punkte auf, die Sie dabei bedenken sollten.

SaaS – gerade für kleine Unternehmen und Selbständige eine große Erleichterung

Auch wenn SaaS-Lösungen bei Unternehmen jeder Größe im Einsatz sind, so profitieren gerade kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer besonders von den Vorteilen.

Kleinere Unternehmen haben oft nur begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen. Die Anschaffung und Integration individueller Softwarelösungen ist aufwändig, individuelle Anpassungen kaum realisierbar und Lösungen „Marke Eigenbau“ oft nicht rechtssicher. Außerdem ist so manche Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen schlicht überdimensioniert.

SaaS-Angebote bieten hier viele Vorteile:

• Sie haben keinen Installations-, Pflege- und Wartungsaufwand
• Sie bieten meist umfangreiche Tutorials, Anleitungen und Supportfunktionen
• Sie haben in der Regel gestaffelte Preismodelle je nach Nutzungsintensität und benötigtem Funktionsumfang

Damit können auch kleinere Unternehmen mit für sie angemessenem Umfang professionelle und rechtssichere Software nutzen.

Softwarewechsel – Die Frage kann sich stellen

Gerade bei kleinsten Unternehmen unterliegt die Softwareauswahl oft keinem formellen Entscheidungsprozess. Man benötigt ein Programm zum Newsletterversand oder zur Rechnungstellung, recherchiert etwas und entscheidet schnell für ein passend erscheinendes Angebot.

Auch wenn viele Anbieter Demoversionen und vergünstigte Probezeiten anbieten – bei einer neuen Unternehmenssoftware testet man nicht mal eben drei oder mehr Anbieter hintereinander sondern informiert sich ausführlich im Voraus. Ebenso, wie neue Spielautomaten, Browsergames oder Smartphones im Privaten einer genauen Überprüfung unterzogen werden.

Erst wenn man einige Zeit mit der Software gearbeitet hat, erkennt man, an welcher Stelle man vielleicht doch etwas anderes benötigt.

Möglicherweise gelangt man durch benötigte Zusatzfunktionen oder die Nutzungsintensität in eine andere – unvorteilhafte – Preiskategorie.
Daneben verändert sich der Markt. Neue Anbieter mit anderen Lösungsansätzen treten in den Markt ein und Vergleichsportale bieten einen besseren Marktüberblick.

So kann die Idee entstehen, den bisher genutzten Dienst zu wechseln.

Doch ein Softwarewechsel ist eine unternehmerische Entscheidung, die gut überdacht werden sollte.

Anbieterwechsel bei SaaS – Die Vorteile und die Nachteile

Was spricht für einen Anbieterwechsel?

Wie bereits dargestellt, kann es gute Gründe für einen Softwarewechsel geben. Die Hauptargumente liegen dabei meist in

• Deutlich verbessertem Funktionsumfang – notwendige Funktionen werden von der bisherigen Software nicht abgedeckt
• Verbesserung der Workflows und der Integration in andere interne Prozesse durch eine andere Software
• Vorgaben externer Dienstleister (z.B. Datenschnittstelle des Steuerberaters zur verwendeten Buchhaltungssoftware)
• Datenschutzbedenken (Ist die bisherige Software DSGVO-konform?)
• Nennenswerte Preisersparnisse

Was spricht gegen einen Anbieterwechsel?

Trotz offensichtlich guter Gründe ist eine Softwareumstellung nie ein Projekt, das man sich leichtfertig vornimmt.

Im allerersten Schritt sollten Sie genau prüfen, ob der vorgesehene neue Anbieter nun wirklich eine langfristige Lösung für Ihr Unternehmen darstellt:

• Stabilität und Zuverlässigkeit des Anbieters
• Zukunftsfähigkeit der Software – kann sie mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mitwachsen?
• Sind künftige Schnittstellenprobleme oder Konflikte mit absehbaren anderen Veränderungen in Ihrer IT-Landschaft denkbar?

Daneben ist der interne Umstellungsaufwand nicht zu unterschätzen. Selbst wenn bei SaaS keine Deinstallation und Neuinstallation auf Ihren Servern notwendig ist – es kann trotzdem zu nicht unerheblichen Belastungen kommen, z.B.

• Umstellung der Schnittstellen zu anderen genutzten Diensten, internen Datenquellen und Auswertungen
• Datenmigration aus der bisherigen in die neue Software
• Schulungs- und Einarbeitungsaufwand der Mitarbeiter
• Neuerstellung von Templates, Vorlagen und individuellen Einstellungen

Werden diese Punkte nicht vorab sorgfältig untersucht, kann die neue Software statt der erhofften Verbesserung zunächst einmal erheblichen Mehraufwand verursachen.

Wechsel des SaaS-Anbieters – Die Entscheidung richtig treffen

Natürlich werden kleine Unternehmen oder Selbständige vor einem solchen Schritt keine aufwändige Feasibility-Studie erstellen. Trotzdem sollten die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten zumindest systematisch gegenübergestellt werden.

Das kann schon mit Hilfe einer einfachen Entscheidungsmatrix erfolgen. Dazu listen Sie einfach alle wichtigen Entscheidungskriterien auf. Wie oben gezeigt, sollten dabei nicht nur die direkten Nutzungskosten des Dienstes berücksichtigt werden, sondern auch absehbare Folgekosten finanzieller und zeitlicher Art sowie weitere relevante Faktoren.

Danach bewerten Sie die bisherige und die mögliche(n) neue(n) Lösung(en) für jedes Kriterium.

Bei Bedarf und unter Unsicherheit können Sie Ihr Entscheidungsmodell noch um ein bis zwei Szenarien erweitern.

Auf diesem Weg erhalten Sie eine vollständige und objektive Entscheidungsgrundlage.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/illustrations/balance-schwingen-gleichberechtigung-2108025/