Wie schreibe ich ein professionelles und überzeugendes Angebot?

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Veröffentlicht: Donnerstag, 02. Juni 2022 10:55

Geschrieben von Anja Walther

Nach dem erfolgreichen Aufbau des eigenen Unternehmens gilt es, Aufträge zu erhalten und zu bearbeiten.

Potenzielle Kund*innen sollen von Ihrer Idee überzeugt werden und Vertrauen fassen, was am besten mit einem gut durchdachten und professionellen Angebot gelingt. Leider passieren gerade bei diesem Schritt allzu häufig vermeidbare Fehler, weswegen in diesem Artikel die wichtigsten Aspekte eines professionellen und überzeugenden Angebots aufgeführt sind.

Schritt für Schritt zum perfekten Angebot

Wichtiges vorab

Das Angebot ist die Basis für die Verhandlung. Das heißt, hier muss sorgfältig gearbeitet werden, sonst könnte es sein, dass es doch nicht zu einem Vertragsabschluss kommt. Damit das Angebot auch rechtssicher ist, achten Sie jedoch darauf, dass auf jeden Fall folgende Informationen darin enthalten sind:

• Kontaktdaten des oder der Angebots-Verfasser*in
• Empfänger*in
• Angebots-Nummer
• Datum des Angebots
• Titel des Angebots
• Anrede
• Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die sich aus der Kalkulation ergibt
• Voraussichtlicher Liefertermin
• Preis mit Angabe der Währung
• Zahlungsbedingungen
• Rabatte o.Ä.
• notwendige Informationen zu Versandgeschäften (Transport, Verpackung, etc.)
• Verbindlicher Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots
• Bankverbindung o.Ä.

Kalkulation

Wenn man einen Auftrag bekommen hat, sollte man sich möglichst innerhalb von 24 Stunden mit einem Angebot bei dem oder der Kund*in melden, in dem realistische Angaben zum Projektumfang dargelegt sind. Hier empfehlen wir Ihnen, folgende Informationen in einem persönlichen Gespräch einzuholen:

• Liefermenge
• Projektart (Liegt ein neues Projekt vor oder gibt es bereits eine Grundlage, auf der aufgebaut werden muss?)
• Vorgehensweise (Gibt es bestimmte stilistische Vorgaben?)
• Zusatzleistungen
• Anzahl der Produktentwürfe

Ein praktischer Nebeneffekt des Telefonats besteht darin, dass Sie den Namen des oder der Kund*in erfahren und im Angebot eine persönliche Anrede verwenden können, was bei der Kundschaft häufig sehr positiv ankommt. Mit diesen Informationen können nun Preis und voraussichtliches Lieferdatum ermittelt werden.

Zeitplan

Sofern alle nötigen Daten zum bevorstehenden Projekt vorhanden sind, sollte dem Erstellen eines Zeitplans nichts im Wege stehen. Planen Sie auf jeden Fall Pufferzeit ein – unvorhergesehene Zusatzaufgaben oder Schwierigkeiten können immer auftreten. Bei größeren und umfangreicheren Projekten bietet sich Ihnen die Möglichkeit, die Kund*innen während der Auftragsbearbeitung auf dem Laufenden zu halten. Diese Meilensteine sollten auch im Angebot so detailliert wie möglich aufgegriffen werden.

Vergütung

Bei der Festlegung des Preises kommt es sehr schnell zu Problemen: die Auftraggebenden sollen mit einem lukrativen Angebot davon überzeugt werden, dass Ihr Produkt die beste Wahl auf dem Markt darstellt und dass es seinen Preis wert ist. Allerdings hängt vom Verkaufspreis auch oft die eigene Existenz ab, was die Angebotserstellung erschwert.

Damit der Preis für die Kund*innen nachvollziehbar ist, sollte ersichtlich sein, welche Leistungen dahinter stehen. D.h., Sie sollten nicht nur das Produkt oder die Dienstleistung, sondern auch die Arbeitsschritte und Positionen, die zum Gesamtergebnis geführt haben, transparent machen. Verlieren Sie sich allerdings nicht zu sehr im Detail!

Wenn sich die Preisberechnung besonders kompliziert gestaltet, weil nicht vorhersehbar ist, wie umfangreich das Projekt ausfallen wird oder wie sich der Preis von Rohstoffen, auf die man angewiesen ist, entwickelt, kann man auch einen Kostenvoranschlag erstellen. Bei größeren Projekten ergibt es Sinn, sich einzelne Arbeitsschritte nach und nach bezahlen zu lassen.

Um einen guten Eindruck zu machen, können Sie ungefragt einen Preisnachlass in das Angebot mit aufnehmen. Damit zeigen Sie Kulanz und umgehen eventuelle Nachverhandlungen.

Aufbau

Ihr Angebot muss nicht nur inhaltlich, sondern auch visuell und sprachlich überzeugen, weswegen sich Mustervorlagen aus dem Internet nicht wirklich eignen. Diverse Softwares bieten die Möglichkeit, Dokumente im Corporate Design der jeweiligen Agentur zu erstellen, von der das Angebot ausgeht. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht in Anspruch nehmen können, können Sie Ihr Angebot auch mit Ihrer individuellen Kopfzeile und Ihrem Logo ausstatten.

Was Sie ebenfalls nicht außer Acht lassen sollten, ist eine klare Strukturierung des Angebots. Die Leistungen, die Kosten, der Lieferzeitraum, die Ansprechpartner*innen und ggf. Zwischensummen sollten von Ihnen übersichtlich aufgelistet sein, sodass alles nachvollziehbar ist.

Wir empfehlen Ihnen, ein eigenes und somit einheitliches Musterangebot zu erstellen, das Sie je nach Bedarf individualisieren können.

Rechtliche Absicherung

Wenn alle nötigen Informationen enthalten sind, ist das Angebot in der Regel rechtssicher und gültig. Freizeichnungsklauseln, wie z. B. „unverbindlich“, „ohne Gewähr“ oder „Preis/Lieferung vorbehalten“, können einen von der rechtlichen Bindung erlösen, bieten in den Landgerichten allerdings keine völlige Sicherheit. Bei zu großer Unsicherheit ist ein Kostenvoranschlag anstelle eines unverbindlichen Angebots die bessere Wahl. Der Kostenvoranschlag darf im Nachgang bis zu 20 Prozent überschritten werden.

Damit es Monate später nicht zu bösen Überraschungen kommt, weil sich die äußeren Rahmenbedingungen des Angebots verändert haben, ist es auch wichtig, dass Sie den Gültigkeitszeitraum deutlich definieren. Eine Formulierung wie die folgende ist dabei ausreichend: „Das Angebot ist bis zum XX.XX.XXXX gültig.“

Nutzungsrechte sollten ebenfalls in Ihr Angebot mit aufgenommen werden (besonders bei kreativen Aufträgen). Man sollte folgende Fragen beantworten können:

• Handelt es sich um ein ausschließliches oder um ein einfaches Nutzungsrecht?
• Welche Art des Nutzungsrechtes soll am Ende greifen (z. B. international)?
• Wie lange soll das Nutzungsrecht gültig sein?

Sollte Ihr Angebot ohne etwaige Abänderungen übernommen werden, können Sie auf eine Auftragsbestätigung verzichten. Um sich abzusichern, genügt es, wenn die Kund*innen Ihr Angebot schriftlich per Annahmeformular oder Mail bestätigen.

Wenn es aber durch Verhandlungen zu einer Änderung des Angebots kommt, werden die neuen Angaben in die Auftragsbestätigung übernommen. Diese sollten auch schriftlich bestätigt und zurückgeschickt werden, damit der Auftrag ausgeführt werden kann.

Fazit

Es gibt zwar viel zu beachten, aber wenn Sie bei der Angebotserstellung von vornherein sorgfältig und vorrausschauend arbeiten, sparen Sie sich nicht nur zeitaufwändige Nachkorrekturen, sondern treten auch äußerst professionell auf.

Ihr Angebot sollte aussagekräftige Angaben zum Angebotsumfang, also Liefermenge, Vorgehensweise etc., zum geplanten zeitlichen Ablauf sowie zur erwarteten Vergütung machen.

Was auch beachtet werden muss, ist, dass man sich gleichzeitig rechtlich absichern sollte – es ist wichtig, einen Gültigkeitszeitraum anzugeben und das Nutzungsrecht des Endproduktes klar zu definieren, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Wenn Sie diese Komponenten gut strukturiert und visuell ansprechend präsentieren, steht dem Vertragsabschluss nichts mehr im Weg!

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/h%c3%a4ndesch%c3%bctteln-handschlag-teamarbeit-2499612/