Wie der Management Regelkreis zur Transparenz in Ihrem Unternehmen beiträgt

Viele Unternehmen haben Probleme bei der Steuerung von Teams und Prozessen - Dabei gibt es heutzutage so viele Methoden, welche eine wahre Stütze sein können; Man muss sie nur bedienen können. Besonders beliebt ist der Management Regelkreis, welcher Überblick über komplizierte Prozesse verschafft. 

Definition: Was ist ein Management Regelkreis?

Der Management Regelkreis (auch Managementkreis oder Managementkreislauf genannt) ist ein strategisches Werkzeug. Da mit ihm Prozesse in Einzelschritte geteilt werden, kann man komplexe Prozesse einfach überblicken.

Wie ist ein Management Regelkreis aufgebaut?

Strategische Werkzeuge haben zwar meistens einen konkreten Ablauf, sind aber dennoch an die jeweiligen Bedürfnisse anpassbar. Im Folgenden werden 6 einzelne Schritte erläutert; Sie können diese jedoch auch auf nur 4 Schritte kürzen.

Schritt 1: Analyse

Bevor Maßnahmen erfasst werden, muss zuerst die Ausgangslage analysiert werden, da sie die Basis für zukünftiges Handeln darstellt. Der Arbeitsstil, die Ausschöpfung von Ressourcen, das derzeitige Budget und weitere Faktoren, welche je nach Unternehmen variieren, sollen in Form einer Analyse des Ist-Zustands überblickt werden.

Wohingegen manche Unternehmer:innen versuchen dies auf Papier oder gar nur mündlich im Kopf zu behalten, gehen so viele Informationen verloren, was sich als ineffizient erweist. Heutzutage verwenden viele Betriebe Softwaresysteme, um ihre Fortschritte in einzelnen Projekten und die dazugehörigen Tätigkeiten und Arbeitszeiten zu überblicken. Besonders beliebt ist hierfür TimeTrack, eine Zeiterfassungssoftware, welche besonders für dessen Innovation und Flexibilität bekannt ist.

Schritt 2: Ziele setzen

Erfolgreich zu sein ohne Ziele zu setzen ist fast unmöglich. Es ist unabdingbar sich als Unternehmer:in konkrete und realistische Ziele zu setzen. Was möchten Sie in welchem Zeitraum erreichen? Es wird besonders empfohlen, Kriterien zu bestimmen, an welchen Sie Ihren Erfolg messen können, wie zum Beispiel Zeit.

Da heutzutage immer mehr Personen die Vorteile von der Digitalisierung vor allem bei bürokratischen Aufgaben erkennen, greifen hierbei viele Personen auf TimeTrack zurück. Mithilfe der praktischen Projektzeiterfassung und Projektverfolgung kann man noch vor dem Projektstart die zeitliche Beschränkung und das Budget-Limit eintragen.

Schritt 3: Planen

Effiziente Planung ist der halbe Weg zum Erfolg! Zu planen, wann welche Meilensteine eines Projektes erreicht werden sollen, hilft dabei den aktuellen Stand der Dinge jederzeit zu überblicken. Besonders bei großen Projekten, welche viele Einzelschritte beinhalten, ist es auch wichtig Pufferzeiten einzutragen. Doch nicht nur die Zeit, sondern auch Aufgaben oder wichtige Termine müssen bei der Planung mit dem Management Regelkreis beachtet werden. All dies ist mit der cloudbasierten Software von TimeTrack ein Kinderspiel!

Schritt 4: Erwägung von Vor- und Nachteilen

Man kann nicht alle Projekte gleichzeitig umsetzen. Manchmal bedarf es eine Abwägung der Vor- und Nachteile der einzelnen Schritte, um zeitaufwändige oder irrelevante Maßnahmen ausschließen zu können. Besonders wichtig ist es hierbei die Priorität für jede Aufgabe setzen zu können. Es soll keine Zeit mit nebensächlichen Aufgaben verbracht werden, während die Ausführung Hauptaufgabe auf Eis gelegt ist.

Hierbei sind auch die restlichen Ressourcen mit einzubeziehen, da es sich manchmal, auch wenn bereits viel Zeit in etwas investiert wurde, doch nicht auszahlt ein Projekt weiterzuführen.

In der Praxis ist es besonders relevant, für sowohl die Mitarbeiter:innen als auch das Projekt selbst, wer die Zuständigen für die Realisierung des Projekts sind. An wen soll man sich bei Problemen wenden? Und wer überblickt das Einhalten von Deadlines? Qualifizierte und organisierte Führungskräfte werden stets gebraucht.

Schritt 5: Projekt realisieren

Nachdem sowohl der Ist-Zustand analysiert, die Ziele definiert und geplant als auch die Vor- und Nachteile abgewägt wurden, kann der Plan umgesetzt werden.

Schritt 6: Kontrolle und Reflexion

Das Ende eines Management Regelkreis’ erfordert eine konsequente Reflexion über das ausgeführte Projekt. Anhand von klar dokumentierten Abläufen des Projekts ist es notwendig, dass Besprechungen zum Projekterfolg stattfinden. Denn man lernt aus seinen Fehlern! Wurden die Deadlines nicht gut eingehalten oder kam es bei der Dokumentation des Projekts zu Problemen? Diese und viele weitere Faktoren müssen offen diskutiert werden, um für das nächste Projekt umso besser vorbereitet zu sein.

Konsequente Projektdokumentation

Besonders eine lückenlose Projektdokumentation hilft dabei Fehler zu erkennen. Dies machen heutzutage viele Unternehmer:innen mit TimeTrack. In Form von praktischen Soll-Ist-Vergleichen werden Budget- und Zeit-Limits einfach und übersichtlich angezeigt. Für mehr Informationen kann man mit nur einem Klick alle erledigten Tätigkeiten einsehen. Die Nutzung von einer Software ist eine wichtige Voraussetzung zum Erfolg Ihres nächsten Projekts!

Der Führungskreis

Wobei man meistens über den Managementregelkreis spricht, ist auch der sogenannte Führungskreis sehr beliebt - besonders bei Führungskräften.

Ablauf des Führungskreis’

Die erste Phase des Führungskreis’ beginnt mit einer Soll-Ist-Analyse, welche nach tiefgründiger Auseinandersetzung der Führungskraft mit den Zielen mit den zuständigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen besprochen wird. Die Kommunikation soll für jeden/jede eine gleiche Basis an Wissen schaffen, um Projekte umso effizienter managen zu können. Denn nichts ist ineffizienter als Informationsmangel und ungleiche Kenntnisse über die neuesten Entwicklungen in einem Projekt.

Besonders hilfreich ist es hierbei eine transparente Software zu verwenden, in der nicht nur Soll-Ist-Vergleiche automatisch durchgeführt werden, sondern welche allen Mitarbeiter:innen Einsicht gewährt.

Tipps zur Umsetzung des Führungskreis’

Die innovative Zeiterfassungssoftware TimeTrack beinhaltet all die oben genannten Funktionen und erlaubt es obendrauf Führungskräften Mitarbeiter:innen nur die für sie relevanten Projekte zu sehen. Denn zu viel Information kann schnell zum Verhängnis werden, da somit schnell Verwirrung entstehen kann.

Fazit

Der Management Regelkreis erlaubt es dank seinen 6 Phasen jedes Projekt organisiert anzugehen. Auch der Führungskreis ist besonders effektiv und schafft neben dem Erfolg in Projekten auch Transparenz, welche sehr wichtig in Unternehmen ist und die Mitarbeiterzufriedenheit fördert. Beide Methoden sind alleine zwar schon ziemlich effektiv, doch händisch oder mit Excel sehr zeitaufwändig. Zeiterfassungssoftwares wie TimeTrack nehmen Führungskräften und Projektleiter:innen Arbeit von den Schulten und sind dank ihrer vielen personalisierbaren und einfachen Funktionen eine wahre Hilfe.

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Über die Autorin

Sara Loncarevic ist studierte Betriebswirtin und Kommunikationsexpertin und beschäftigt sich intensiv mit Zeitmanagement und Software-Lösungen wie TimeTrack. TimeTrack ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, welche ihren Benutzern dank ihrer vielfältigen digitalen Funktionen bei verschiedensten bürokratischen Aufgaben, wie dem Projektcontrolling, Zeit spart.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/illustrations/pfeile-graph-gesch%c3%a4ft-diagramm-3368751/