Zeiterfassung in Unternehmen – Nicht nur Pflicht, sondern Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Der Europäische Gerichtshof hat mit seinem Urteil aus dem Jahre 2019 entschieden, dass Unternehmen die Pflicht haben, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einzuführen. Durch diese Pflicht ergeben sich sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. 

Wie durch moderne Zeiterfassungsysteme im Detail profitiert werden kann und worauf im Rahmen der Zeiterfassung zu achten ist, zeigt der folgende Beitrag.

Arbeitszeiterfassung – Das sind die Vorteile

Nicht nur für die Unternehmen, sondern auch für ihre Mitarbeiter geht von der lückenlosen Erfassung ihrer geleisteten Arbeitszeit eine große Bedeutung aus. Im Vordergrund steht dabei nämlich keinesfalls die Kontrolle der Arbeitnehmer.

Vielmehr wird eine vorteilhafte Transparenz für beide Seiten geschaffen, die ein flexibles Abwesenheitsmanagement und eine faire Entgeltabrechnung ermöglicht, wodurch wiederum die Arbeitszufriedenheit maßgeblich gesteigert wird.

Schneller Datenzugriff

Durch eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit stehen die entsprechenden Daten zu jeder Zeit in digitaler Form zur Verfügung. Unübersichtliche analoge Stundenzettel gehören der Vergangenheit an.

Die digitalen Daten lassen sich direkt für die Abrechnung nutzen, sodass keine umständliche Berechnung der geleisteten Arbeitszeit mehr nötig ist.

In vielen Unternehmen wird bereits mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und Zeitguthaben gearbeitet. In diesen Fällen ist eine digitale Zeiterfassung fast unumgänglich, damit die Arbeitnehmer jederzeit den aktuellen Stand ihres Zeitguthabens kennen.

Präzise Auftragskalkulation

Daneben spielen die erhobenen Daten zur genauen Arbeitszeit auch für die Kalkulation von Aufträgen eine wichtige Rolle. Liegen keine validen Daten hinsichtlich des tatsächlichen Zeitaufwandes für ein Projekt vor, kann in der Regel ebenfalls keine seriöse Kalkulation stattfinden.

Konfliktvermeidung

Es existieren viele Untersuchungen, die darauf hindeuten, dass die Motivation der Mitarbeiter gesteigert und ihre Kreativität gefördert wird, wenn auf eine Arbeitszeitkontrolle durch den Arbeitgeber verzichtet wird.

Allerdings entspricht dies kaum der Realität, denn in vielen konkreten Fällen entstehen Konflikte im Unternehmen, wenn den Mitarbeitern das Gefühl vermittelt wird, ausgenutzt zu werden. Die Klage über unproduktive Kollegen lässt sich in der Regel wesentlich öfter innerhalb der Belegschaft als von Seiten der Arbeitgeber vernehmen.

Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle

Auf eine präzise Zeiterfassung kann keinesfalls verzichtet werden, wenn Minijobber oder Arbeitnehmer beschäftigt werden, deren Gehalt nicht wesentlich oberhalb des gesetzlichen Mindestlohns liegt.

Eine digitale Zeiterfassung bietet in diesen Fällen einen wertvollen Schutz, um nicht unbeabsichtigt gegen das Mindestlohngesetz zu verstoßen. Daneben lässt sich eine rechtssichere Arbeitszeitprotokollierung auch als Nachweis nutzen, um zu belegen, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

Berechnung von Überstunden

Für die Mitarbeiter besteht der ausschlaggebendste Vorteil natürlich darin, dass auch zu entlohnende Überstunden kontinuierlich dokumentiert werden.

Daneben bieten die meisten Zeiterfassungssysteme die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihr Arbeitszeitkonto selbstständig einsehen können und so stets einen umfassenden Überblick über ihr Stundenkonto erhalten.

Daneben ist es möglich, Überstunden ohne jeglichen Mehraufwand in das neue Geschäftsjahr zu übertragen. In vielen Zeiterfassungsprogrammen lässt sich sogar der Verfall von Überstunden automatisch berechnen.

Vereinfachung von Prozessen

Zeiterfassungssysteme können längst mehr als nur Anwesenheitszeiten erfassen und auswerten. Sie sind zu Employee-Self-Service-Portalen geworden. Eine wichtige Funktion ist die Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen oder Fortbildungszeiten. Daneben können die Mitarbeiter ihre Personaldaten selbst aktualisieren und vieles mehr.

Das ist bei der Zeiterfassung zu beachten

Nicht nur das Urteil des EuGH aus dem Jahr 2019 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern ein zugängliches, verlässliches und objektives System zur Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus hat das Arbeitsgericht in Emden im Februar 2020 entschieden, dass ein derartiges System sogar ohne entsprechende Vorschriften durch den Gesetzgeber eingeführt werden muss.

und Vorgaben beeinflusst. Nachfolgend finden Sie die einge Themenfelder, die Arbeitgeber dabei beachten sollten.

Bei den Informationen zu der Arbeitszeit der Mitarbeiter handelt es sich stets um personenbezogene Daten, weshalb Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Verarbeitung und die Speicherung dieser Daten zu jeder Zeit den geltenden DSGVO-Anforderungen entsprechen muss.

Die konkrete Ausgestaltung der Regelungen zu Arbeitszeit und Zeiterfassung unterliegen der betrieblichen Mitbestimmung. Sofern im Unternehmen ein Betriebsrat besteht, ist dieser einzubeziehen.

In diesem Zusammenhang sollte auch Mitarbeitern wie Führungskräften klar kommuniziert werden, dass die Erfassung der Arbeitszeiten dem Arbeitgeber nicht zwangsweise das Recht einräumt, auch willkürlich Einsicht in die Arbeitszeiten zu nehmen.

In vielen Unternehmen wurde für die AT-Kräfte eine Vertrauensarbeitszeitregelung vereinbart. In diesen Fällen ist eine Lösung zu finden, wie die Pflicht zur Zeiterfassung mit dem Wunsch der Fach- und Führungskräfte nach Vertrauensarbeitszeit ohne Erfassung vereinbart werden kann.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/zeiterfassungsger%c3%a4t-treppe-4455758/