Worauf sollte man bei einem Meeting mit mehrsprachigen Teilnehmern achten

In vielen Firmen gehören Meetings mit Teilnehmern aus verschiedenen Sprachräumen mittlerweile zum Alltag. Damit die Besprechung zu den gewünschten Ergebnissen führt, müssen bei der Vorbereitung auch die verschiedenen sprachlichen Voraussetzungen berücksichtigt werden. Es muss jedem Teilnehmer möglich sein, den Inhalten vollständig folgen und sich auch aktiv einzubringen. Dies ist teilweise nur durch spezialisierte Übersetzungsservices möglich.

Warum muss bei Meetings Mehrsprachigkeit berücksichtigt werden?

In vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter an vielen verschiedenen nationalen und internationalen Standorten. So werden mehrere Muttersprachen gesprochen. Zwar erwarten Unternehmen bei der Einstellung meist, dass verhandlungssicheres Englisch gesprochen wird. Doch nicht immer ist das auch tatsächlich der Fall. Je nach Sitz der wesentlichen internationalen Niederlassungen kann es auch andere wichtige Sprachen in der Gruppe geben.

Auch bei Unternehmen die nur einen Sitz in Deutschland haben kann es aber passieren, dass mehrsprachige Konferenzen abgehalten werden müssen. Denn in vielen Firmen wird der Kundenstamm immer internationaler. Hier lässt sich natürlich nicht nach den Sprachfähigkeiten selektieren, deshalb muss auch für diese Konstellationen ein passendes Konzept vorgehalten werden. An dieser Stelle möchten wir zeigen, wie derartige Probleme in der Praxis gelöst oder umgangen werden können, damit Sprachprobleme kein Hindernis beim wirtschaftlichen Erfolg sind.

Bei mehrsprachigen Meetings ist die Vorbereitung das A und O

Wenn die Teilnehmer bei einem Meeting in einer Sprache kommunizieren müssen, die mindestens ein Teilnehmer nicht flüssig spricht, ist die Vorbereitung des Meetings umso wichtiger. So sollte beispielsweise ein Handout mit den wichtigsten Stichpunkten und Kennzahlen erstellt werden, damit die Teilnehmer schon ein wenig im Thema sind und relevante Punkte schnell nachvollziehen können. Natürlich sollte das Handout professionell übersetzt werden, damit sich keine Fehler einschleichen und es für alle leicht verständlich in der Muttersprache lesbar ist. Solch einen Service bietet beispielsweise die Fremdsprachenagentur ue-text GmbH. Diese hat zwar ihren Sitz in Leipzig, bietet aber vor allem Fachübersetzungen in München und Umgebung an.

Bereits in der Vergangenheit haben wir uns mit der Vorbereitung für Meetings befasst. Dabei ging es vor allem darum, dass Meetings nur wenig effizient sind, wenn sie schlecht vorbereitet sind und die Teilnehmer sich deshalb gar nicht mit dem eigentlichen Problem beschäftigen können. Deshalb ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer sich vorher bereits mit dem Thema des Meetings befasst und entsprechend vorbereitet.

Dafür ist es wichtig, dass jeder einzelne Teilnehmer seine Rolle kennt. Wenn also eine Techniker oder ein Programmierer an einem Meeting teilnehmen soll, um etwas zur technischen Umsetzbarkeit der Wünsche des Kunden zu sagen, dann sollte dieser bereits vorher über die Anforderungen des Projekts informiert werden. So können im Meeting bereits konkrete Zahlen und Möglichkeiten genannt werden. Außerdem besteht in diesem Fall die Möglichkeit ein Handout oder eine Präsentation in der Sprache des Kunden zu entwickeln. So wird nicht nur die Sprachbarriere überwunden. Es zeigt dem Kunden außerdem eine besondere Wertschätzung, wenn so auf ihn eingegangen wird.

Meetings mit mehrsprachigen Teilnehmern sollten in kleinen Gruppen stattfinden

Wenn klar ist, dass ein Meeting mit mehrsprachigen Teilnehmern abgehalten werden muss, dann sollte die Teilnehmerzahl so klein wie möglich gehalten werden. Denn je kleiner die Gruppe ist, desto einfacher ist es für die Teilnehmer sich auf den Verlauf zu konzentrieren und miteinander zu kommunizieren. Außerdem wird dies die Häufigkeit von Verständigungsproblemen reduzieren und die Gesamtdauer des Meetings deutlich verkürzen. Die Effizienz wird deutlich gesteigert, da auch die Qualität des Outputs bei kleineren Gruppen deutlich ansteigt.

Ein Dolmetscher kann Abhilfe schaffen

Wenn die oben genannten Ansätze aus verschiedenen Gründen nicht funktionieren, dann kann natürlich auch ein professioneller Dolmetscher eingesetzt werden. Viele Firmen tun das aber nur ungern, da das die Kosten für das Meeting in die Höhe treibt und die Dauer deutlich erhöht. Denn wenn jede Aussage erst einmal übersetzt werden muss, dann nimmt das natürlich eine Menge Zeit in Anspruch. Außerdem wird so regelmäßig der Redefluss der Teilnehmer gestoppt, da sie auf die Übersetzung warten müssen und eine Kommunikation im herkömmlichen Sinne unmöglich gemacht wird.

Haben die Teilnehmer jedoch keine ausreichenden Sprachkenntnisse, ist eine Simultanübersetzung durch einen erfahrenen Dolmetscher dennoch ein zielführender Weg. So kann sich jeder Teilnehmer uneingeschränkt einbringen. Außerdem werden sprachliche Missverständnisse, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben, sicher vermieden.

Prüfen Sie die Notwendigkeit des Meetings

Auch wenn die Meetings sich schon im Alltag der Firma etabliert haben und kaum wegzudenken sind, sollten sie immer wieder auf ihre Notwendigkeit überprüft werden. Oft lassen sich Dinge auch per Mail oder bilateral klären. In beiden Fällen werden Probleme mit verschiedenen Sprachen minimiert, da die Übersetzung gerade bei der Kommunikation per E-Mail deutlich einfacher wird. Oft gibt es einen Kollegen, der die Mails übersetzen kann. Alternativ bieten aber auch Fremdsprachenagenturen wie die oben bereits genannte ue-text GmbH die zeitnahe Übersetzung von E-Mail für Unternehmen an. So haben beide Gesprächsteilnehmer die Möglichkeit ihre Nachrichten in Ihrer Muttersprache zu senden und zu empfangen.

Langfristig braucht es eine Lingua Franca

Zwar gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um mehrsprachige Meetings erfolgreich abzuhalten. Doch langfristig ist es enorm wichtig, dass sich eine Lingua Franca etabliert. So hat das Handelsblatt berichtet, dass auch beim Outsourcen von Arbeiten immer wieder die englische Sprache genutzt wird, um betriebsintern zu kommunizieren. Durch Sprachkurse lässt sich dies auch in den Ländern etablieren, in denen Englisch nicht so verbreitet ist. Doch beim Kundenkontakt ist es wichtig, dass der entsprechende Vertriebsmitarbeiter die Sprache des Kunden spricht. Denn wer auf seine Kunden in Muttersprache zugehen kann, der wird beim Vertrieb von Leistungen deutlich mehr Erfolg haben. So hat selbst die Sparkasse in ihrer hauseigenen Zeitung darüber berichtet, dass es enorm wichtig ist, dass die eigenen Vertriebsmitarbeiter die Muttersprache der Kunden sprechen.

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