Optimierte Druckerlösungen oder wie das Druckermanagement auf den Kunden richtig zugeschnitten werden kann

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Veröffentlicht: Dienstag, 30. Dezember 2014 20:41

Geschrieben von Ulli Henk / Dr. Oliver Recklies

Das sogenannte papierlose Büro wurde aufgrund des umfangreichen Einsatzes von DV-Anwendungen oft erwartet. Die aktuelle Unternehmenspraxis zeigt jedoch ein ganz anderes Bild: Das Druckvolumen in den Büros steigt immer (noch) weiter an. Nach einer Studie der US-amerikanischen „Association for Information and Image Management" erhöht sich bei einem Drittel aller beobachteten Unternehmen der Papierverbrauch noch weiter. Danach druckt - allen Aufrufen zum „papierlosen Büro" zum Widerspruch - ein normaler Mitarbeiter ca. 31 Seiten pro Tag aus.

Das vernachlässigte Einsparpotential
Vor diesem Hintergrund haben Unternehmen sich daher weiterhin aktiv mit dem Themenkomplex Drucken auseinanderzusetzen. Der Schwerpunkt der Überlegungen und Maßnahmen sollte dabei zugleich auf das effiziente Druckmanagement durch optimierte Druckerlösungen gelegt werden.

Drucker spielen in vielen Unternehmen immer noch (oder sollte man besser sagen weiterhin?) eine wichtige Rolle in den  Informations(verarbeitungs)prozessen der Mitarbeiter, z.B. müssen E-Mails und ihre Anhänge gelesen, kommentiert und weiterverarbeitet werden. Da nicht alle Mitarbeiter über Doppelmonitor-Systeme (rechter Monitor lesen, linker Monitor schreiben) oder Laptops (=digitale Mitnahme der Dokumente zum nächsten Meeting) verfügen, wird mehr denn je gedruckt. Druckerlösungen sind damit nicht nur ein Kostenfaktor in der Anschaffung und im Unterhalt (Info: in 2010 gaben die deutschen Unternehmen ca. 34 Mrd. EUR für das Drucken aus), sie können – je nach Gestaltung und Konzeption ihrer Einbindung - zugleich auch ein Produktivitätsfaktor werden. Ihre Leistungsparameter und die Einbindung in die DV-Anwendungen des Unternehmens haben Einfluss auf die Durchführung und Geschwindigkeit der Arbeitsprozesse; sie sind dabei Teil der Workflows im Unternehmen und an den Arbeitsplätzen. In dieser Position bestimmen sie die Qualität der Unternehmensleistung mit und sind ein Stellglied der Effizienz und gehen damit über die reine Output-Funktion hinaus.

Doch diese Möglichkeiten und Potentiale werden in der Unternehmenspraxis oft vernachlässigt. Der Grund dafür ist leicht zu finden: Ein gutes Druckermanagement im Unternehmen ist eine Kombination aus Know-How zu den technischen Leistungsparametern eines Druckers und dem Abgleich mit Erfordernissen der Unternehmensorganisation. Bei einem solchen Abgleich ist im Rahmen einer sogenannten „Fit-Gap"-Analyse auch zu hinterfragen, welche Anforderungen der Organisationseinheiten nachhaltig notwendig oder nur „nice to have" sind. (Anmerkung: Dadurch besteht die Möglichkeit, zusammen mit Key-Usern die essentiellen Anforderungen im Sinne eines Best-Practice herauszuarbeiten.)

Eine solche Gesamtkompetenz aus Druckermanagement und Organisationsberatung liegt bei Unternehmen selten in einer Hand, denn die Investitionsentscheidungen werden dezentral von den Organisationseinheiten getroffen und die Kostenseite dominiert dabei oft als primäres Entscheidungskriterium. Auf der anderen Seite werden klassische IT-Abteilungen sich tendenziell eher auf technische Parameter konzentrieren. Auch wenn ganzheitliche Konzeptansätze wie Total Cost of Ownership (TCO) in der Praxis schon häufiger zu beobachten sind, sind verbundene Organisationsoptimierungen in diesem Zusammenhang weniger zu beobachten.

Druckerhersteller haben diese Situation erkannt und bieten den Drucker nicht nur als Geräte- bzw. Hardwarekauf an, sondern als einheitliche Druckerlösung, Technik und Betriebsablauf im Sinne einer optimierten Einheit. In der Praxis wird ein solches ganzheitliches Konzept auch unter dem Begriff „optimierte Druckerlösung" zusammengefasst.

Optimierte Druckerlösung - Marketing oder echter Mehrwert
Richtig aufgesetzt, sind optimierte Druckerlösungen ein klarer Mehrwert für Unternehmen, Geschäftsprozesse und Mitarbeiter. Ein großer Autohersteller erreichte durch die Umstellung seiner Drucktechnik, welche auf die Betriebsabläufe und den geforderten Output zugeschnitten wurde, eine Halbierung seiner Kosten; in Folge konnten ca. 2 Mio. EUR Euro eingespart werden. Da parallel dazu auch die Betriebsabläufe auf die neuen Möglichkeiten der Technik angepasst wurden, konnten die Dokumentationen schneller und aktueller bereitgestellt werden. Die Erhöhung der Aktualität wiederum ließ den Umfang der Dokumentation um ca. 30 Prozent sinken. Das Beispiel zeigt, wo genau die Reserven liegen und wie man diese besser nutzt. Weitere Beispiele finden Sie auf dem OPS-Blog.

Optimierte Druckerlösungen verlangen eine präzise Analyse des Anforderungsprofils der Betriebsabläufe als Ganzes. Das Ergebnis wird dann mit dem Leistungsprofil bzw. den Leistungsmerkmalen der jeweils neuesten Druckergeneration abgeglichen. Der kreative Prozess besteht dann in der Anpassung beider Aspekte zu einer optimierten Lösung, ggf. auch unter Nutzung iterativer Abstimmungsschleifen. Das Wesentliche der optimierten Druckerlösung liegt darin, die bestmögliche Effizienz der (ggf. geänderten) Betriebsabläufe herauszufiltern und zu nutzen. Effizienz kann hier im Sinne von Kosten (TCO) aber auch in der Effizienz des jeweiligen Arbeitsprozesses liegen.

Das starre Implementieren von technisch verbesserten Druckern schafft nur einen Teil des Mehrwertes. Die bessere Herangehensweise ist, Betriebsabläufe zu verbessern, indem technische Möglichkeiten der Geräte gezielt gesucht, durch eine geänderte Betriebsorganisation abgerufen und dann abgestimmt und somit erfolgbringend genutzt werden können. Erfahrungsgemäß liegen hier die deutlich größeren Reserven.

Druckerhersteller als Berater - Objektive Optimierung oder subjektives Verkaufsziel
Werden optimierte Druckerlösungen als zentrales Ziel professionell angegangen, decken sie Reserven in der Effizienz des Unternehmens auf. Druckerhersteller, die dieses Servicepaket einer ganzheitlichen Rundum-Betrachtung anbieten, sind durchaus von Vorteil. Sie haben die Erfahrung aus diversen Kundenprojekten, sind im technischen Produkt Know-How erste Wahl und sie entlasten mit ihrer Untersuchung die Ressourcen des Unternehmens, so dass sich diese weiter aufs Kerngeschäft konzentrieren können. Dass sie dabei auch ein Verkaufsziel haben, ist dabei unstrittig, aber keine entscheidende Einschränkung. Denn auch solche kleinen Schritte hin zur Effizienzsteigerung fördern die Nachhaltigkeit und das Bewusstsein gegenüber der Umwelt innerhalb des Unternehmens. Wenn Unternehmen mit ihren (Papier)Ressourcen umsichtiger wirtschaften, kann dies auch Auswirkungen auf alle Arbeitnehmer haben. Dies kann auch etwas Gutes für den Wettbewerb am Markt bedeuten und hilft dabei innovativer zu handeln.