Veröffentlicht am 16. April 2012
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Um dem zu entgehen, wird oft blind auf Empfehlungen vertraut, ohne die Übertragbarkeit auf das eigene Projekt zu prüfen oder es wird die erstbeste Agentur, die einen (vermeintlich) guten Preis macht, beauftragt. Doch es kann ein böses Erwachen geben, für das Unternehmen steht viel auf dem Spiel: Wenn der Partner seine Leistungen schlecht, nicht pünktlich oder unvollständig liefert, wird das eventuell teuer. Aber ebenso teuer kann eine aufwändige, umständliche Kommunikation sein, wenn die Partner unterschiedliche Vorstellungen von der Zusammenarbeit haben.
Mögliche Probleme im Projektverlauf
Die Erfahrung zeigt, dass es zwei wesentliche Gründe für diese Probleme gibt:
Naturgemäß haben Kunde und Agentur jeweils ihre eigenen Interessen und die sind nur bedingt deckungsgleich. Um Verträge zu vereinbaren, die beide Seiten gleichermaßen absichern und zufrieden stellen, ist nicht nur ein hohes Maß an Diplomatie, sondern vor allem Fachwissen und Erfahrung erforderlich.
Manche Probleme entstehen auch durch mangelnde Fachkenntnisse auf Kundenseite: In mittelständischen Unternehmen übernehmen teilweise Mitarbeiter zusätzlich zu ihrem eigentlichen Kerngeschäft die Aufgaben des Projektleiters. Oft haben sie noch nicht ausreichend Erfahrungen auf dem Gebiet und meist fehlt die zusätzliche Zeit, um sich etwa in Systemfragen oder Fragen des Vertragswesens einzuarbeiten. Vor allem im Internet- und Kommunikationsbereich fällt es fachfremden Mitarbeitern oft schwer, die Qualifikationen und unterschiedlichen Lösungen der Agenturen zu beurteilen. Der zeitliche Aufwand, um sich in neue Fachgebiete einzuarbeiten, Anbieter zu vergleichen und auszuwählen, kann ganz erheblich sein und den Mitarbeiter von der Erledigung seiner eigentlichen Kerngeschäfte abhalten.
Mit den nötigen Erfahrungen fällt nicht nur die Beurteilung der Angebote leichter: Wer die Branche kennt, den Markt beobachtet und Projekte mit wirklich passenden Dienstleistern koordiniert, kann mit überraschend geringen Budgets arbeiten. Für solche Projekte empfiehlt es sich daher meist, einen externen Berater hinzuzuziehen, der nicht nur bei der Auswahl der Dienstleister und der Abwicklung von Verhandlungen wertvolle Unterstützung bieten kann. Auch nach der Umsetzung kann ein Berater hilfreich sein, wenn sich dem Unternehmen durch eine Neuerung im IT-Bereich etwa auch neue Märkte bzw. Kunden öffnen, die es zu erobern gilt.
Der Erfolg eines Projekts steht und fällt mit der Auswahl des richtigen Dienstleisters, der in Erfahrung, Kompetenz, Größe, Arbeitsstil und nicht zuletzt in Budgetfragen genau zum Unternehmen passt. Doch woher weiß ich, welcher der Anbieter fachlich und preislich für mich am Besten geeignet ist? Wenn einige grundlegenden Punkte beachtet werden, kann die Auswahl der richtigen Dienstleister deutlich vereinfacht werden. In einer Checkliste werden einige zentrale Fragen dargestellt, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bedacht werden sollten:
Checkliste zur Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
1. Grundlegendes
Nur wenn Umfang und Inhalt der Aufgabe, die ausgelagert werden soll, klar definiert sind, können Sie dafür den richtigen Experten finden. Wichtige Fragen dabei sind: Was ist unser Problem? Was ist das Projektziel? Gibt es einen bestimmten Zeitrahmen? Gibt es erste Lösungsansätze? Was können eigene Mitarbeiter erledigen, was muss extern erledigt werden?
