Fehler im Projektmanagement vermeiden – 3 Stolpersteine

Das Projektmanagement stellt Unternehmen einer jeden Branche vor Herausforderungen.

Werden Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen, kann dies die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebes beeinflussen. Die Auswahl der Methoden sollte deswegen individuell erfolgen und zu dem jeweiligen Projekt passen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Methodik die Anforderungen des Projektes erfüllt.

Der Projektmanager fungiert als Schlüsselfigur. Ihm obliegt die Verantwortung für das Projekt. Um die Projektziele zu erreichen, übernimmt er die Mitarbeiterkoordination und Aufgabenverteilung im Projektteam.

Doch selbst erfahrenen Projektmanagern können Fehler unterlaufen, die den erfolgreichen Abschluss eines Projektes gefährden. Aus diesem Grund gilt es, typische Fehler im Projektmanagement zu vermeiden. Wir stellen 3 gängige Stolpersteine vor!

Was versteht man unter dem Begriff Projektmanagement?

Das Projektmanagement umfasst die Planung, Organisation und Verwaltung eines Projektes. Ziel ist es, das jeweilige Projekt zu steuern, die Risiken gering zu halten und kurz-, mittel- oder langfristig einen erfolgreichen Abschluss zu realisieren. Der Projektmanager trägt die Verantwortung für die Planung des Projektes, die Projektdokumentation und die Kommunikation mit dem Projektteam.

Unterschieden werden folgende Projektmanagement-Typen:

• das systematische Projektmanagement,
• das agile Projektmanagement,
• das hybride Projektmanagement.

Damit die Aufgaben in der vorgegebenen Zeit und mit Hilfe des festgesetzten Budgets umgesetzt werden, muss der Projektmanager den Start- und Endtermin festlegen, das Ziel klar definieren, den Umfang ermitteln und die Ressourcen einplanen und zuordnen. Unterstützend greift der Projektmanager auf leistungsstarke Projektmanagement-Tools wie eine Projektplattform für agile Unternehmen zurück.

3 häufige Fehler im Projektmanagement

Einsteiger sowie erfahrene Projektmanager können vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Die gesammelte Erfahrung schützt dabei nicht davor, dass typische Fehler das Projekt zum Scheitern verurteilen. Im Folgenden erläutern wir, welche 3 Fehler häufig auftreten und unbedingt zu vermeiden sind!

Fehler 1: das Projektziel unklar formulieren

Alles steht und fällt dem Projektziel. Unklare Zielsetzungen erschweren es dem Team, die Aufgaben zu erfüllen. Verstehen die Beteiligten das Ziel nicht, fällt die Definition unzureichend aus oder ist es nicht realistisch, das Ziel zu erreichen, ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt.

Im ersten Schritt sollten Projektmanager das vorherrschende Problem identifizieren und Optimierungsmaßnahmen einleiten. Das Projektziel sollte der Zuständige in klaren Worten und einfacher Sprache formulieren. Zudem sollte der Projektmanager die Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPI) ermitteln. Nur mit ihrer Hilfe kann der Erfolg gemessen werden. Bei mittel- bis langfristigen Projekten sollte der Zuständige die Projektziele kontinuierlich anpassen.

Fehler 2: die Kommunikation und Kollaboration unterschätzen

Vorzeigbaren Projektergebnissen geht eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Projektmanager und dem Projektteam voran. Fällt eine der genannten Komponenten unzufriedenstellend aus, verzögert sich der Abschluss des Projektes. Unter Umständen kann das Projekt sogar nicht beendet werden.

Aus diesem Grund sollte der Projektmanager darauf achten, sich präzise und klar auszudrücken. Das Ziel sollte im Team besprochen werden.

Zu diesem Zeitpunkt ist es von Bedeutung, dass die Beteiligten alle offenen Fragen stellen, Bedenken äußern oder ihre fachliche Meinung einfließen lassen. Eine optimale Kommunikation fußt auch auf der Fähigkeit, dem Team zuzuhören, Empathie zu empfinden und Feedback einzuholen. Zudem sollte die Kommunikation regelmäßig stattfinden.

Fehler 3: die Zeiterfassung vernachlässigen

Für die Zeiterfassung sollten Projektmanager auf Excel-Tabellen verzichten und praktische digitale Tools verwenden. So sinkt die Fehlerquote. Gleichzeitig erhalten die Zuständigen einen Überblick über die Ausgaben und den Projektfortschritt.

Die Projekterfassung sollte detailliert und präzise erfolgen. Die Beteiligten erfassen jede Aktivität und Aufgabe in Echtzeit. Dafür sollte das Tool einfach zu bedienen sein. So stellen die Teams sicher, dass jeder Mitarbeiter die Software ohne Aufwand verwenden kann. Mit der Projektzeiterfassung können die Projektmanager ferner Berichte erstellen.

Das Fazit – gängige Fehler im Projektmanagement vermeiden

Viele Projekte in Unternehmen dauern länger als geplant oder verursachen Kosten, die nicht von Beginn an einkalkuliert wurden. Auch unerfahrene Projektmanager können dazu beitragen, dass ein Projekt scheitert. Vermeidet ein Unternehmen jedoch die typischen Fehler im Projektmanagement und setzt der Betrieb auf eine umfangreiche und leistungsstarke Projektmanagementplattform, steigt die Chance auf einen erfolgreichen Projektabschluss.  

Projektmanager sollten insbesondere darauf achten, das Projektziel präzise und verständlich zu formulieren. Darüber hinaus sollte die Zusammenarbeit zwischen dem Projektmanager und dem Projektteam gefördert werden.

In regelmäßigen Abständen sollten sich alle Beteiligten in Gesprächen auf den neuesten Stand bringen. Außerdem sollte jeder Mitarbeiter, der an dem Projekt beteiligt ist, seine Aktivitäten und Aufgaben in Echtzeit vermerken. So kann der Projektmanager den Verlauf des Projektes beurteilen.