Der große Auftritt - Schritt für Schritt zum perfekten Messeauftritt

Auch Unternehmen mit wenig Routine in Messeauftritten können mit geschickter Planung ihre Ressourcen für eine gekonnte Unternehmenspräsentation effizient nutzen. 

Perfekt geeignet auch für einen kleineren Rahmen ist ein mobiler Messestand, den es auch in zahlreichen kostengünstigen Ausführungen gibt. Stehen Messe und ausgestellte Produkte fest, kommt die Stunde der Organisatoren. Auf den Punkt muss alles bereit sein, um den Messestand mit Leben zu füllen.

Eine Idee nimmt Form an

Das Konzept des Messeauftritts sollte mit Sorgfalt erstellt werden und bereits neun bis zwölf Monate vor dem Messetermin im Wesentlichen stehen. Das bedeutet natürlich noch keine endgültige Fixierung aller Details. Dennoch verlangt eine effiziente Ressourcennutzung in dieser Phase die Bereitstellung von Informationen zu einigen grundlegenden operativen Fragen wie Anmeldefristen, Kosten in Relation zur Größe der Ausstellungsfläche, Umfang und Zustand des vorhandenen Präsentationsequipments oder auch den Modalitäten der Zuteilung der Ausstellungsflächen. In dieser Phase müssen die strategischen Entscheider im Marketing die vollständigen Informationen haben, um fundiert über den Messeauftritt und den Umfang der Produktpräsentation entscheiden zu können. Auch die Möglichkeit, Produkte in ihrer Funktion zu zeigen, muss frühzeitig abgeklärt werden.

Wenn noch niemand explizit für die Organisation verantwortlich ist, sollte spätestens jetzt eine umsichtige und belastbare Person für diese Aufgabe benannt werden. Schließlich müssen von Anfang an Anmeldefristen der Messegesellschaften und Fristen von Lieferanten und Dienstleister im Blick bleiben.

Der perfekte Rahmen für die Produktpräsentation

Sobald feststeht, welche Produkte auf welcher Messe präsentiert werden, muss zusammen mit dem Marketingverantwortlichen die Entscheidung über den Messestand fallen. Hier sollte vier bis sechs Monate vor dem Auftritt feststehen, inwieweit ein vorhandener Stand genutzt werden kann und welche Umbauten und Veränderungen für die aktuelle Präsentation nötig sind.

Verfügt das Unternehmen über keinen eigenen Messestand kann ein Messebauer mit der Erstellung eines individuellen Standes beauftragt werden. Diese Variante ist zeit- und kostenintensiv. Alternativ ist die Teilnahme an einem Gemeinschaftsstand in Betracht zu ziehen. Das ist insbesondere bei Auslandsmessen mit ihren sprachlichen und kulturellen Implikationen eine gute Möglichkeit.

Besonders nachhaltig in der Anschaffung ist ein mobiler Messestand, der immer wieder mit aktuellen Produktinformationen bestückt werden kann.

Nicht nur der Rubel muss rollen

Zeitgleich mit der Planung des Messestandes und den Aufträgen zu Umbau oder Anschaffung wird die Logistik geplant. Hier sind Informationen zu Auf- und Abbauzeiten sowie Zufahrtsmöglichkeiten wichtig, insbesondere wenn Fahrzeuge geliehen oder gebucht werden müssen. Natürlich muss auch abgeklärt werden, inwieweit der Auf- und Abbau von eigenem Personal geleistet werden kann.

Das perfekte Finale

Vier bis acht Wochen vor dem Messetermin wird die Einkaufsliste erstellt und kompetentes Personal bestimmt. Neben Blöcken und Stiften werden auch Formulare für Kundengespräche benötigt, auf denen Kontaktdaten und Anfragen vermerkt werden können. Der Druck von Werbematerial wird jetzt in Auftrag gegeben.

Abhängig vom vorgesehenen Erfrischungsangebot muss ein Caterer oder ein eigenes Angebot unkomplizierter und ansprechender Snacks ausgewählt werden. Getränkeangebote wie Wasserspender und Kaffee schaffen eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Geeignet sind Milch und Zucker in abgepackter Form sowie Einmalgeschirr, wenn man vor Ort keinen Geschirrservice in Anspruch nehmen kann.

Giveaways gibt es in den phantasievollsten Varianten. Aber auch Stifte und Taschen mit Firmenlogo finden immer dankbare Abnehmer.

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