Wie Ordnung im Büro die Effizienz von Mitarbeitern steigert

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Veröffentlicht: Freitag, 28. April 2017 15:08

Geschrieben von Sonja Tauscher

Eine deutschlandweite Untersuchung hat ergeben, dass vier Fünftel der befragten Geschäftsführer von größeren Unternehmen der Meinung sind, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen Produktivität und Ordnung gibt und dass ordentliche Mitarbeiter somit mehr geschätzt werden. Es ist auch bewiesen, dass ein ordentliches und sauberes Arbeitsumfeld die Zufriedenheit und Effizienz - und somit auch die Arbeitsproduktivität- steigert. Im Folgenden wird gezeigt, wie Chef und Arbeitnehmer gemeinsam für gute Arbeitsbedingungen sorgen können und warum dies wichtig ist.

Der eigene Schreibtisch

Viele Künstler sind ja der Meinung, dass ihr eigenes Chaos die Kreativität fördert. Auf den Arbeitsplatz bezogen ist dies allerdings die falsche Herangehensweise. Nur wer ordentlich und strukturiert ist, kann seine Aufgaben zügig und ohne viele Zwischenschritte, wie zum Beispiel lästiges Suchen nach Dokumenten, erledigen. Der eigene Schreibtisch sollte deshalb immer aufgeräumt sein.

Wer sich jetzt denkt, dass Aufräumen überhaupt nichts bringt, da in zwei Tagen sowieso wieder das alte Chaos herrscht, der liegt nicht richtig. Vielmehr geht es dann darum, eine Lösung für das Problem „Unordnung“ zu finden. Dazu bietet es sich an, eine Generalreinigung am eigenen Schreibtisch vorzunehmen und diesen nicht nur aufzuräumen, sondern auch mal alte Notizzettel wegzuschmeißen oder Erledigtes abzuheften und in einem Ordner wegzustellen.

Ist der Schreibtisch endlich wieder ordentlich und strukturiert? Dann gilt es nun, diese Ordnung zu bewahren. Hierzu ist die einfachste Möglichkeit, den Arbeitsplatz nicht zu verlassen, bevor er nicht aufgeräumt ist. Werden dafür einfach täglich 5 Minuten am Schluss eingeplant, in denen alle Unterlagen vom Tag geordnet werden, gibt es in Zukunft auch nicht mehr das Problem eines chaotischen Arbeitsplatzes.

Selbstständige Büroorganisation

Selbstständigkeit wird nicht nur vom Chef gern gesehen, sie hilft außerdem, den eigenen Büroalltag zu erleichtern. Um die täglichen und langfristigen Aufgaben im Büro fristgerecht zu bewältigen, sind To-Do-Listen die beste Lösung. Dazu kann zum einen täglich eine neue Liste mit den Aufgaben angefertigt werden, die es am selben Tag zu bearbeiten gilt. Eine zweite Liste kann für langfristig geplante Aufgaben angefertigt werden, die immer in Sichtweite liegt, damit sie nicht vergessen wird und letztendlich Zeitdruck vor der Abgabefrist entsteht.

Außerdem ist die beste Vorgehensweise, um seine Aufgaben zu erledigen, die kleinen Aufgaben am Tagesbeginn vorzuziehen. Je mehr To Do’s in kurzer Zeit abgehakt werden können, desto stärker wird das Gefühl, etwas zu schaffen und das steigert auch die Motivation. Weiter verbessert eine ordentliche Listenführung das Zeitmanagement insgesamt, da mit dem Wissen darüber, wie lange die Bearbeitung einer bestimmten Art von Aufgabe gewöhnlich dauert, auch das Einbetten in den Tages- und Wochenplan leichter fällt.

Die gemeinschaftlichen Aufenthaltsräume

Ordnung im Büro beinhaltet natürlich noch mehr als die Selbstorganisation oder die Ordnung am eigenen Schreibtisch. Damit die Ordnung im Büro sich allerdings auf die Effizienz aller Mitarbeiter auswirken kann, müssen auch alle Gemeinschaftsräume wie die Küche, der Aufenthaltsraum für die Mitarbeiter und die Sanitärräume ordentlich und sauber gehalten werden.

Dazu gehört zuallererst, dass der eigene Dreck immer in den Müll gebracht wird und das benutzte Geschirr zurück in die Küche, bestenfalls gleich in die Spülmaschine, wandert. Die Mikrowelle muss sauber gehalten werden und der Kühlschrank regelmäßig auf verdorbene Lebensmittel überprüft werden. Gerade in der Küche sammeln sich nämlich sogar noch mehr Bakterien als in den Toilettenräumen an. Damit also eine Keimverbreitung verhindert werden kann und somit alle Mitarbeiter vor Krankheit geschützt werden können, müssen regelmäßig Küche, Aufenthaltsraum und Sanitärräume geputzt werden.

Jetzt sollen das natürlich nicht die Angestellten in ihrer Arbeitszeit machen, deshalb gibt es heutzutage Dienstleistungsanbieter, wie beispielsweise BOOK A TIGER, über deren Onlineplattform ganz einfach eine Reinigungskraft gebucht werden kann, die auf alle Wünsche des Unternehmens eingeht. Somit kann das Putzen und Aufräumen aller Gemeinschaftsräume einer professionellen Putzkraft überlassen werden. Natürlich sollte trotzdem nicht davon abgesehen werden, dass jeder in der Firma darauf achten sollte, seine Plätze ordentlich zu verlassen.

Warum Ordnung und Sauberkeit die Effizienz steigern

Studien aus Großbritannien haben hinsichtlich der Krankentage von Mitarbeitern ergeben, dass diese gesenkt werden, wenn sie sich wohlfühlen. Das bedeutet andersherum betrachtet, eine ungemütliche Atmosphäre bei der Arbeit, kann Mitarbeiter krankmachen. Somit haben unschöne und unordentliche Büros nicht nur eine Auswirkung auf die Effizienz, sondern vielmehr schaden sie dem Unternehmen direkt durch mehr Ausfall aufgrund von Krankheitsfällen. Es sollte also immer auf hygienische Zustände geachtet werden, damit Mitarbeiter nicht krank werden!

Weiter steigert ein sauberes und ordentliches Büro die Produktivität und das Glück bei der Arbeit. Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, können also nachweislich mehr Leistung erbringen. Es dreht sich also alles um die Selbstorganisation und die vorgegebene Organisation des Chefs. Vonseiten des Chefs sollte eine gute Basis hinsichtlich eines sauber-ordentlichen Büros vorgeben sein, an der sich alle Mitarbeiter ein Beispiel für den eigenen Platz nehmen können. Außerdem werden sich alle mehr darum bemühen, jegliche Räume, die zum Unternehmen gehören, sauber zu halten. Beispielsweise würde es direkt auffallen, wenn eine Person Ihr dreckiges Geschirr einfach an einem ordentlichen Tisch zurücklässt oder nicht die Essensreste vom Tisch entfernt.

Festzuhalten bleibt also, dass in einem Unternehmensbüro Ordnung und Sauberkeit herrschen müssen, damit alle Mitarbeiter effizient arbeiten können. Der Chef sollte dabei als gutes Beispiel vorangehen und sich um die Reinigung der Gemeinschaftsräume kümmern, damit alle anderen Angestellten motiviert bleiben, Selbstverantwortung bezüglich der Ordentlichkeit zu übernehmen.

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Die Autorin

Sonja Tauscher ist studierte Medien- und Wirtschaftspsychologin und ist derzeit Junior Content Marketing Managerin bei BOOK A TIGER. Sie ist unter anderem verantwortlich für die Inhalte auf dem unternehmenseigenen BOOK A TIGER-Blog und die Social Media Kanäle.

BOOK A TIGER ist ein stetig wachsendes Dienstleistungunternehmen, welches eine große Datenbank an Putzkräften geschaffen hat und diese über Onlineplattform an Geschäfts- und Privatkunden vermittelt. Das Unternehmen selbst legt größten Wert auf Qualität und Sicherheit, weswegen alle Reinigungskräfte fest angestellt, geschult und versichert sind. Überzeugen Sie sich selbst von ihren Fähigkeiten!

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