HR-Software: IT-Unterstützung der Personalarbeit

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Veröffentlicht: Dienstag, 04. August 2015 09:59

Geschrieben von Rainer Kolb

Die meisten Unternehmensprozesse sind in der heuteigen Zeit ohne IT-Unterstützung nicht mehr denkbar. Angefangen bei der Buchhaltung über die Logistik bis hin zum Rechnungswesen. Diese Entwicklung setzt sich selbstverständlich auch im Personal-Management fort. Hochentwickelte HR-Software unterstützt sowohl im administrativen wie auch im wertschöpfenden Bereich der HR-Abteilung.

Differenzierung: administrativer und wertschöpfender HR-Bereich  

Um die mannigfaltigen Anforderungen an eine HR-Software besser zu verstehen, ist es zunächst wichtig, die beiden Seite der Personalarbeit zu durchleuchten. Bildlich gesprochen könnte hier von zwei unterschiedlichen Ästen desselben Baumes die Rede sein.

Der administrative Teil des HR-Managements ist zugleich auch jener, in dem die heutigen HR-Softwarelösungen am häufigsten Verwendung finden. Es ist schon seit Jahren eine Selbstverständlichkeit, dass beispielsweise Entgeltabrechnung, Urlaubsplanung, Fehltage und Personalaktenverwaltung auf EDV-Basis abgewickelt werden. Kurz gesagt: Die Automatisierungen administrativer Prozesse – also das Verwalten von harten Daten wie Löhne, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, etc. – ist für die meisten Unternehmen der Hauptgrund, HR-Software einzusetzen.

Es ist aber immer mehr der wertschöpfende Bereich, der bei der Nutzung solcher Softwarelösungen in den Vordergrund gestellt wird. Dieser Bereich des Personalmanagements befasst sich eher mit sogenannten weichen Daten. Gemeint sind beispielsweise Kompetenzen, Ziele, Wissen, Entwicklungsfortschritte, Recruiting oder Ausbildungsmaßnahmen. Eine moderne HR-Software dient somit als Kommunikationsplattform für das gesamte Unternehmen.

Die Anforderungen an eine Software für HR können also kaum unterschiedlicher sein.

Der sinnvolle Einsatz von HR-Software

Bevor sich ein Betrieb zur Einführung einer HR-Software entscheidet, sollte zunächst klargestellt werden, wofür die IT-Lösung genau benötigt wird. Eine klare Zielsetzung ist hier von absoluter Wichtigkeit! Oft ist es so, dass der Fokus viel zu sehr auf den administrativen Bereich gelegt wird. Anstatt sich zu fragen, wie die Software das Unternehmen beim Erreichen der gesteckten Ziele unterstützen kann, wird die Konzentration eher darauf gerichtet, wie sich der Verwaltungsapparat automatisieren und vereinfachen lässt.

Dies ist gewiss nicht außer Acht zu lassen, doch sollte die Hauptaufgabe der HR-Software auf folgende Punkte fokussieren:

• Die Software sollte Managern als Tool dienen, das ihre Führungsarbeit erleichtert.
• Durch die IT-Lösung soll den Mitarbeitern ein produktiveres Arbeitsumfeld ermöglicht werden.
• Arbeit und Entwicklung der Mitarbeiter soll vereinfacht werden.
• HR-Controlling und Analysen: Die Software soll zeitnahe, relevante Informationen bereitstellen – möglichst ortsungebunden.
• In der HR-Abteilung für Freiräume sorgen, um für wichtige Tätigkeiten wie z. B. Coaching, Strategie und Prozesse mehr Platz zu schaffen.
• Last but not least: Administrative Aufgaben erleichtern und Routinearbeiten automatisieren.

Die Funktion einer Personalabteilung wandelt sich zusehends: weg von der Funktion einer Verwaltungseinheit hin zu einem Wertschöpfungs-Center. Die HR-Software dient hierbei als ein „Enabler“ (Ermöglicher), der diese Wandlung vereinfacht und unterstützt.

Die Wahl der richtigen HR-Software – alles Ansichtssache!

Vor der Implementierung einer HR-Software sollten zunächst zwei Fragen gestellt werden. Zum einen muss klar sein, wer mit der Software arbeitet, und zum anderen, welche Daten die Software verarbeiten soll. Dies erscheint logisch, doch wird oft verkannt, dass eine wertschöpfende Ausrichtung der Software gegenüber einer administrativen Software völlig andere Prioritäten setzt. Allzu oft werden beispielsweise Methoden, Tools und Programme eingesetzt, die sich im administrativen Personalwesen oder in der Buchhaltung bewährt haben. Wird dieses System aber im Sinne wertschöpfender Personalaufgaben genutzt, entsteht in logischer Konsequenz ein hoher Aufwand bei sowohl Implementierung als auch Nutzung der HR-Software.

Wer nutzt die Software?

Die Nutzer der HR-Software lassen sich in zwei Gruppen unterteilen: Mitarbeiter / Führungskräfte auf der einen und Personalexperten auf der anderen Seite.

Ergo lassen sich auch die Systeme in zwei Kategorien unterteilen:

• Das Mitarbeitersystem ermöglicht vielen, meist ungeschulten Usern einen einfachen Zugriff auf ihre Daten (Personalakten, Lohnabrechnungen, Urlaubstage, etc.). Die Nutzung des Systems erfolgt eher anlassbezogen und daher selten. Es sollte somit auf eine intuitive Nutzung ausgelegt sein. Schulungen für das System sind meist nicht nötig oder sehr gering.
• Das Expertensystem ermöglicht einem kleinen Kreis geschulter Mitarbeiten Zugriff auf eine Fülle an Möglichkeiten, um relevante Daten schnell und effizient zu erfassen (zum Beispiel ein Lohnbuchhalter). Das System wird tagtäglich benutzt und es werden repetitive Aufgaben bewältigt. Es ist ganz und gar auf die effiziente Bedienung und Prozessoptimierung ausgelegt. Hohe Schulungsaufwände sind oft von Nöten.   

Welche Daten sollen verarbeitet werden?

Auch hier ist es wichtig zu verstehen, wozu die HR-Software vornehmlich verwendet werden soll. Von einer administrativen HR-Software werden ausschließlich „harte Daten“ verarbeitet. Also Stammdaten, die zu 100 % messbar sind (Löhne, Freitage, Versicherungsdaten, Steuern, etc.) und im großen Umfang automatisiert werden können. Die Benutzung dieses Systems ist eine Notwendigkeit; die Auswertungen sind exakt.

Bei den wertschöpfenden Personalaufgaben verhält sich das allerdings anders. Es werden „weiche Daten“ verarbeitet – beispielsweise Kompetenzen, Weiterbildungen, Ausbildungsstand oder Beurteilungen. Diese Daten können nicht mechanistisch verarbeitet werden, da sie meist auf subjektiven Bewertungen basieren. So greift diese Art der HR-Software beispielsweise bei der Auswahl eines Bewerbers. Anstatt alle eingegangenen Bewerbungen abzugleichen, wird anhand einiger Kriterien eine Vorauswahl getroffen und die Suche nach einem passenden Kandidaten somit um ein Vielfaches erleichtert.

Die wichtigsten Merkmale einer HR-Software

Um sowohl die administrativen wie auch die wertschätzenden Aspekte und Anforderungen einer HR-Software unter einen Hut zu bringen, ist es wichtig, dass das Programm in verschiedene Module aufteilbar ist. Die folgende Abbildung einer High-End HR-Software verdeutlicht einen modularen Aufbau:

(Quelle: persis.de)

Die HR-Software muss benutzerfreundlich sein. Nur so kann eine schnelle Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der Personalsoftware erreicht werden. Der jeweilige HR-Softwareanbieter sollte einen hervorragenden Kundenservice (After-Sale-Service) anbieten und zudem eine fundierte Einführung, Schulung und Betreuung gewährleisten.  

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