Schutz von Dokumenten und Urkunden in Unternehmen gegen Verrauchung, Brand, Diebstahl

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Veröffentlicht: Mittwoch, 20. Mai 2015 23:18

Geschrieben von Julia Meier

Ein Dokumententresor dient der sicheren Aufbewahrung von leicht zerstörbaren und meistens unwiederbringlichen Dokumenten. Dazu zählen zum Beispiel Schriftstücke aus Holzfasern oder veredelte Bedruckstoffe, wie sie Verwendung in Zertifikaten und Urkunden finden. Aber auch wichtige Geschäftspapiere wie Jahresabschlüsse, Gesellschafterverträge, Bürgschaftsurkunden oder Patente sollten einen entsprechenden Schutz erfahren.

Der Inhalt muss aber keinesfalls zwangsweise aus Papier sein, auch digitale Datenträger, zum Beispiel mit Datensicherungen oder Disketten und Magnetbänder, DVDs und CDs werden erfolgreich gegen die Einwirkungen von Wasser, Feuer, Hitze und Rauch geschützt. Dabei sollten Unternehmen, dass nicht nur der Brand selbst Dokumente zerstören kann; auch eindringendes Löschwasser oder die Verrauchung durch Brände außerhalb des Raums aber im gleichen Gebäude können enorme Schäden hervorrufen. Ferner ist zu berücksichtigen, dass bei einem Brand eine Löschung des Gebäudes - wenn alle Menschen gerettet sind - nicht mehr erfolgt (wenn z.B. bei der Löschen die Einsatzkräfte selbst gefährdet sind) und es ggf. auch zu einem kontrolliertem Ausbrennen des Gebäudes kommen kann oder dieses ggf. gar nicht mehr zu vermeiden ist.

Sichere Verwahrung von Dokumenten

Ein hochwertiger Tresor für Dokumente verfügt über Stellflächen für Aktenordner sowie über Fächer für Datenträger. Je nach Wert des Inhalts gewährt er eine Fülle von Produkteigenschaften, die exakt auf die Bedingungen der Versicherung und auf den Bedarf des Kunden zugeschnitten sind. Hierfür wurde ein international gültiges Zertifizierungssystem entwickelt, welches den Nachweis für die Eignung zum Schutz gegen Wasser, Feuer, Hitze, Rauch und Einbruchdiebstahl garantiert. Kunden, die einen Dokumententresor kaufen, können auf einen umfangreichen Service für Ihren Dokumententresor bei ABC Tresore vertrauen, denn der Lieferant ist in der Lage, auch noch nach vielen Jahre Zusatzausstattungen, Ersatzteile oder Nachschlüssel zuliefern.

Um den Tresor unverrückbar zu befestigen, wird dieser fest am Aufstellort im unbeweglichen Boden verankert, sofern er leichter als 1.000 Kilogramm ist. Daher gehören zum Lieferumfang auch immer massive Bodenverankerungen, die vor Diebstählen schützen. Ebenfalls zum Schutz vor Einbruch gehört eine glatte Ummantelung mit einer meistens mehrwandigen Panzerung.

Die Tresortür ist ebenfalls mehrwandig und mit einer dreiseitigen Bolzen-Verriegelung ausgestattet. Das Schloss kann wahlweise elektronisch oder mechanisch sein. Die Einbruchsicherheit wird nach Euro Norm in verschiedenen Widerstandsklassen eingeteilt.

Die Sicherheitsstufen und Widerstandsklassen bei Dokumententresoren

Grundsätzlich sind die Wandung und die Einbruchabwehr umso massiver, je höher die Sicherheitsstufe ist. In Europa gibt es mehrere Zertifizierungsstellen, die nach EN 1143-1 zertifizieren. Auskunft über die Zertifizierung gibt die Plakette, welche sich auf der Innenseite der Tresortüre befindet.

Die einzelnen Versicherungsstufen mit der maximalen Versicherungssumme nach VdS bei gewerblicher Nutzung:

• Klasse 0 -10.000 Euro
• Klasse 1 - 20.000 Euro
• Klasse 2 - 50.000 Euro
• Klasse 3 - 100.000 Euro
• Klasse 4 - 150.000 Euro
• Klasse 4 KB - 250.000 Euro
• Klasse 5 - 250.000 Euro
• Klasse 5 KB -375.000 Euro
• Klasse 6 - 375.000 Euro
• Klasse 6 KB - 500.000 Euro

Klassifizierung nach ECB S – EN 1143-1 versicherbar bis (in Klammern Wert mit VdS anerkannte Einbruchmeldeanlage)

• S1 – 2.500 Euro
• S2 – 2.500 Euro
• 0 (N) – 10.000 Euro (20.000)
• I – 20.000 Euro (40.000)
• II - 50.000 Euro (100.000)
• III - 100.000 Euro (200.000)
• IV - 150.000 Euro (400.000)
• IV (KB) - 250.000 Euro (500.000)
• V - 250.000 Euro (500.000)
• V (KB) - 375.000 Euro (750.000)
• VI - 375.000 Euro (750.000)
• VI (KB) - 500.000 Euro (1.000.000)

Je höher der Widerstandsgrad des Tresores gewählt wird, desto höher liegt die garantierte Versicherungssumme des Versicherers für den Tresorinhalt. Hinzu kommen wichtige Maßnahmen zum Schutz vor Feuer und Löschwasser – besonders für Dokumente. Spezielle gegen Hitze resistente Materialien als Füllung im Gehäuse des Tresores sowie der Tür und eine dicht schließende Feuerschutznaht dienen dem Schutz vor Feuer der wichtigen Unternehmensdokumente.

Vorschriften des Versicherers

Je hochwertiger der Widerstandsgrad, desto günstiger fällt in der Regel auch die Versicherungsprämie aus. Eine Vorschrift ist beispielsweise, dass Tresore, die ein Eigengewicht von weniger als 1.000 Kilogramm aufweisen, mit einer Verankerungseinrichtung ausgestattet sein müssen.

Bestimmte Feuerschutz-Zertifizierungen sagen aus, wie lange die Zeitspanne ist, dass Papierdokumente vor Feuer gesichert sind. Diese werden anhand von Werten angegeben, deren erste Zahl die Dauer angibt und die zweite das Material, wie zum Beispiel 60 P oder 120 P. Diese feuerschutztechnischen Maßnahmen spielen bei der Bemessung und der Gewährung des Versicherungsschutzes für den Sachversicherer eine wichtige Rolle.

Zugriffsregelungen über elektronische Schlösser für mehrere Mitarbeiter

Tresore können wahlweise mit einem mechanischen Schloss oder einem elektronischen Schloss ausgestattet werden. Elektronische Schlösser sind einfach zu bedienen und die Tür lässt sich durch die Eingabe eines Codes bequem öffnen. Elektronische Zahlenkombinationsschlössern werden auch als geistiger Verschluss bezeichnet. Das bedeutet, dass es – anders als bei mechanischen Schlössern – keinen physischen Schlüssel gibt, der an einer sicheren Stelle aufbewahrt werden muss. So kann kein Schlüssel abhanden kommen.

Im Bedarfsfall lässt sich die Kombination schnell ändern, zum Beispiel wenn die Zahlenkombination unerwünscht bekannt wurde oder wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und keinen Zugriff mehr benötigt. Das sogenannte Vier-Augen-Prinzip ist mit einem elektronischen Schloss leicht umzusetzen – hier müssen zwei Codes zum Öffnen eingegeben werden.

Bei hochwertigen Schlössern steht eine Protokollfunktion zur Verfügung. Damit lässt sich nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann den Tresor geöffnet hat – ebenso werden auch Manipulationsversuche auf diesem Weg protokolliert. Es ist ebenfalls möglich, bestimmte Zeitfunktionen zu programmieren, zum Beispiel Sperrzeiten am Wochenende oder eine Öffnungsverzögerung.

Fazit

Ein sich in der Nähe des Tresors befindlicher Schlüssel ist wirkungslos und wertlos. Und auch im Hinblick auf Sicherheitsaspekte und einer Mitarbeiter-Zugriffsregelung ist es sinnvoller, sich für ein elektronisches Schloss zu entscheiden. Ein Tresor mit Schlüsselschloss kann übrigen im Nachhinein noch auf ein elektronisches Schloss umgerüstet werden. Ein mechanisches Schloss oder ein elektronisches Zahlenschloss bieten den gleichen Schutz wie ein Schloss mit Schlüssel.

Artikelfoto: © istock.com/enviromantic

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