Mehr Effizienz durch moderne IT-Lösungen

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Veröffentlicht: Dienstag, 24. März 2015 23:16

Geschrieben von J. Meier

„Unternehmens-IT“ ist zum Schlagwort geworden, „Effizienz“ ohnehin schon lange. Das ist kein Zufall, denn mithilfe von Software-Lösungen lässt sich die Effizienz in allen Bereichen verbessern. Moderne Managementmodelle wie das Lean Management sind ohne IT kaum umsetzbar, dementsprechend groß ist die Zahl der Softwareanbieter quer über alle Branchen. Ähnliches gilt für die Zusammenfassung, Aufbereitung und Interpretation von umfangreichen Datenmengen; auch hier geht ohne leistungsfähige DV-Anwendungen nicht mehr viel.

Qualitätsmanagement als gutes Beispiel

In Unternehmen aller Branchen, vor allem in der klassischen Industrie, zeigt die moderne IT ihr Können etwa im Qualitätsmanagement und all dessen Unterpunkten wie der Qualitätsplanung. Durch die automatische Erfassung, Kontrolle und Auswertung aller Vorgänge wird der Überblick stark erhöht, deutlich kürzere Reaktionszeiten sind die Folge. Eventuelle Maßnahmen können praktisch umgehend eingeleitet werden, wodurch die Opportunitätskosten sinken.

Dadurch steigt wiederum die Effizienz. Die Effizienz ist in Wirtschaftsbelangen als Kosten-Nutzen-Relation definiert, oder anders ausgedrückt: Das Verhältnis von Arbeitsaufwand (sowohl Zeit als auch Geld) zu Ertrag sollte möglichst gering sein. Mithilfe von IT-Lösungen lässt sich die Effizienz optimieren. Das industrielle Qualitätsmanagement ist wegen der vielen maschinellen Prozesse geradezu als Paradebeispiel prädestiniert; Produktionsvorgänge werden schließlich durch exakte Parameter abgebildet, jegliche Analyse erfolgt deswegen wesentlich objektiver als zum Beispiel im Qualitätsmanagement von Service-Unternehmen. Doch selbst dort ist die Messbarkeit von Kennzahlen dank Software-Lösungen stark gestiegen. Gerade in vermeintlich „soften“ Bereichen wie dem Kundenservice können viele Stellschrauben gedreht werden, auf Dauer steigt der Geschäftserfolg dadurch.

Modularer Aufbau verstärkt IT-Effizienz

Bei der Suche nach Beispielen für solche Software-Lösungen trifft man recht bald auf msconsulting.de. Die dortige Branchenauswahl zeigt, dass sich Unternehmen aller Bereiche angesprochen fühlen dürfen. Technische Felder wie das Ingenieurswesen, die digitale IT-Welt, aber auch Agenturen und andere Dienstleister können sich nach Bedarf ein modulares System ins Haus holen.

Denn IT-Systeme mit Modulaufbau haben längst Schule gemacht. Sie haben den Vorteil, dass die einzelnen Elemente wie E-Mail-Steuerung, Terminmanagement, Urlaubsplanung oder Projektmanagement jeweils kein Muss sind – aufbauend auf dem Basis-Modul lassen sich die gewünschten Module einfach dazu buchen. Auf diese Weise sind die Lösungen maßgeschneidert für jeden Bedarf – und werden dadurch zu einer effizienten Angelegenheit. Unternehmen sind mit modularen Systemen nicht gezwungen, Geld für Features auszugeben, die sie nicht benötigen. Die Kosten bleiben schlank und absolut zielgerichtet, je nach Entwicklung können die Module verringert oder erweitert werden.

Ein weiterer Grund für den Erfolg moderner IT-Systeme ist die Bedienbarkeit. In vielen Dienstleistungsunternehmen verfügt die Belegschaft über keine fortgeschrittenen IT-Kenntnisse; die Software betrifft allerdings viele alltägliche Aspekte aus dem kaufmännischen oder organisatorischen Bereich. Dank grafischer Benutzeroberflächen, die zudem oft noch individualisierbar sind, wird auch „Normalnutzern“ der Zugriff auf das IT-System ermöglicht. Die Bedienung erfolgt intuitiv und setzt keine tieferen Skills voraus; im Mittelpunkt stehen die Inhalte des Systems sowie deren Management.

Green IT weiter auf dem Vormarsch

Die Effizienz von IT-Systemen findet somit auf vielen Ebenen statt. Dabei ist in den vergangenen Jahren eine interessante Schnittstelle zu einem ganz anderen Bereich entstanden. Unter „Green IT“ geht es um die Steigerung der Energieeffizienz mittels Computerunterstützung, wie etwa im technischen Gebäudemanagement. So können Faktoren wie Heizkreisläufe auf automatische Abläufe abhängig von den äußeren Bedingungen programmiert werden; per moderner Sensorik ist die Datenerfassung kein Problem, der Computer muss lediglich die Reaktion des Systems steuern. Dadurch steigt die Öko-Effizienz und auf Betreiberseite (sowohl im Privaten als auch im Gewerbe) verbessert sich die Wirtschaftlichkeit. Eine effiziente Green IT ist somit das beste Beispiel für positive Synergien verschiedener Themengebiete.

Um die Bedeutung der Green IT zu verdeutlichen, vergibt das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie jährlich einen Best Practice Award. Dieser soll weitere Anreize liefern, die bestehenden Technologien noch zu verfeinern und neue Lösungen auf den Weg zu bringen. Die Unternehmen dürfen sich also angesprochen fühlen. Dabei ist klar, dass die Auszeichnung nicht der wichtigste Motivationsfaktor ist. Diese Rolle bleibt nach wie vor der Wirtschaftlichkeit (sprich: Geld) vorbehalten; umso besser für alle Beteiligten also, dass Effizienz und Ökologie sich dank IT anscheinend gegenseitig verstärken können.

Spezialfall Online Shopping: Effizienz als entscheidender Faktor

Wenn schon IT-ferne Betriebe auf die IT zur Effizienzsteigerung nutzen, versteht sich der Nutzen in digitalen Geschäftsfeldern von selbst. So werden Online Shops bereits seit Jahren auf Effizienz getrimmt, im Mittelpunkt steht dabei das Zusammenspiel mit dem Kunden. Genauer: Der Shop-Aufbau soll mit möglichst wenig Aufwand möglichst viele Kunden generieren. Diese sind zunächst nur Website-Besucher; mit welchen Mitteln ein Besucher zum Kunden wird, ist nicht zuletzt eine Frage der Effizienz.

Wichtig ist dabei die richtige Gewichtung der Faktoren Traffic und Conversions: So begehen bis heute viele Shops den Fehler, viel Geld und Aufwand in höhere Besucherzahlen zu investieren, obwohl die Verkaufsquote nur gering ist. Effizient ist das keinesfalls, vielmehr sollte es darum gehen, das Potenzial aus der bestehenden Besucherschaft besser auszuschöpfen, da selbst die größten Besucherströme nicht in Relation zum Ertrag stehen. Im Sinne der Effizienz ist es deswegen wichtiger, was auf der Website geschieht, anstatt auf dem Weg dorthin. Logischerweise stehen in der heutigen IT-Welt etliche Tools und Programme für diesen Zweck zur Verfügung; regelmäßige Analysen und Änderungsmaßnahmen nach dem Motto „Trial and Error“ stellen die Weichen für eine höhere Effizienz im Online Shopping.

Bilder:
1. © istock.com/Kritchanut
2. © istock.com/webphotographeer