E-Rechnungspflicht ab 2025: Wie Sie Ihr Unternehmen optimal vorbereiten

Traditionelle Papierrechnungen weichen immer mehr den elektronischen Rechnungen – ab dem 1. Januar 2025 wird der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sogar verpflichtend. Das bedeutet für Unternehmen jeder Größe und Branche, dass sie sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen sollten.

Doch welche Details bringt das neue Gesetz mit sich, und warum lohnt es sich, schon jetzt vorbereitet zu sein? In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf diese Fragen.

Was ist eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind zentral für die Modernisierung von Geschäftsprozessen. Sie erleichtern die Verwaltung, ermöglichen eine lückenlose digitale Archivierung und sind im Versand deutlich kostengünstiger. Durch Verschlüsselung wird eine sichere Übertragung gewährleistet, und die Rechnungsinformationen lassen sich automatisiert und transparent verwalten.

Nach Definition des Bundes zeichnet sich eine elektronische Rechnung durch die digitale und automatisierte Übermittlung, den Empfang sowie die Verarbeitung der Rechnungsdaten aus. Doch das allein genügt nicht: Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 erfüllen. Ein strukturiertes elektronisches Format ist dabei obligatorisch. Zu den anerkannten Formaten zählen etwa die XRechnung und das ZuGFeRD-Format.

Wichtig zu beachten: Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht und wird daher nicht als E-Rechnung akzeptiert.

Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Wichtige Stichtage im Überblick

Im März 2024 hat der Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zahlreiche Gesetzesänderungen beschlossen. Eine dieser Änderungen betrifft die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen ab diesem Datum Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Geschäftsprozesse zu modernisieren, die Effizienz zu steigern und die Digitalisierung voranzutreiben.

Diese Termine zur E-Rechnungspflicht sollten Sie kennen:

Ab 01. Januar 2025

• Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
• h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
• Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
• Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
• Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen

Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026

• Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
• ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
• d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
• d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen

Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

• Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
• EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden

Was Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt wissen müssen

Für Unternehmen, die bereits digitale Geschäftsprozesse etabliert haben, bedeutet die Einführung der E-Rechnung nur eine geringfügige Anpassung. Firmen hingegen, die noch weitgehend auf analoge Abläufe setzen, stehen vor einer grundlegenden Umstellung. Diese Veränderung erfordert Investitionen in neue Systeme sowie die Anpassung bestehender Prozesse – was zunächst mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden sein kann. Dennoch lohnt sich der Blick auf das Potenzial dieser Umstellung.

Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung: Sie spart nicht nur Kosten für Papier und Porto, sondern ermöglicht auch eine automatisierte Weiterverarbeitung. Rechnungen lassen sich so schneller verbuchen und Zahlungen effizienter abwickeln, was letztlich zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz im Unternehmen führt.

Warum die Umstellung jetzt Priorität hat

Es ist wichtig, die Einführung der E-Rechnung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, die Formate XRechnung und ZUGFeRD ohne Fehler zu verarbeiten. Die XRechnung, die als XML-Datei vorliegt, stellt dabei eine besondere Herausforderung dar, da sie für Menschen kaum lesbar ist. Ohne eine passende Lösung könnte dies zu Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung führen, was unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Eine langsame oder fehlerhafte Bearbeitung von Rechnungen kann dazu führen, dass Skonti verloren gehen. Zudem kann eine Zunahme an Mahnungen den Zahlungsprozess zusätzlich belasten, was nicht nur Liquiditätsprobleme schaffen, sondern auch das Ansehen Ihres Unternehmens bei Kunden, Investoren und Banken schädigen könnte. Es gibt jedoch auch alternative Ansätze.

ZUGFeRD als Lösung

Das ZUGFeRD-Format stellt eine benutzerfreundlichere Alternative dar. Hier wird die Rechnung als lesbares PDF dargestellt, während die XML-Daten im Hintergrund eingebettet sind, was die Handhabung erheblich vereinfacht. Unternehmen werden vermutlich häufiger auf dieses Format setzen, da es sowohl für die manuelle Überprüfung als auch für die automatisierte Verarbeitung gut geeignet ist.

Moderne Systeme für effizientere Prozesse

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen ermöglichen die automatische Interpretation von XML-Dateien. Diese Systeme bieten den Mitarbeitenden eine Vorschau der Rechnungen und erlauben das Anbringen digitaler Stempel und Notizen. Auf diese Weise können Rechnungsprozesse effizient und ohne Unterbrechungen abgewickelt werden.

Die Pflicht zur E-Rechnung mag zunächst wie eine zusätzliche Herausforderung erscheinen, doch die langfristigen Vorteile – von optimierten Abläufen bis hin zu Kosteneinsparungen – überwiegen eindeutig.

1. Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
   
   
2. Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
   
   
3. Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
   
   
4. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
   
   
5. Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
   
   
6. Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
   
   
7. Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.

Fazit

Ab 2025 wird die Umstellung auf elektronische Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend. Diese Neuerung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Prozesse werden effizienter gestaltet, Kosten gesenkt und die Nachhaltigkeit gefördert. Unternehmen, die frühzeitig aktiv werden, können diese Chancen gezielt nutzen und sich wertvolle Wettbewerbsvorteile verschaffen.

Jetzt ist der ideale Moment, die notwendigen Anpassungen anzugehen. Indem Sie schon heute mit der Umstellung beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, sondern auch die weitreichenden Vorteile der Digitalisierung im Rechnungswesen voll ausschöpft.

Über den Autor Jens Büscher

Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Büschers nächstes Ziel: ein auf KI basierendes Conversational Enterprise Content Management (CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht. Bildquelle: Amagno

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Autorenfoto bereitgestellt von Amango