Elektronische Verträge unterzeichnen – Benefits aus Sicht des Unternehmens

Die Digitalisierung ist aus dem modernen Management nicht mehr wegzudenken. Ein Bereich, der davon stark beeinflusst wird, ist der Abschluss von Verträgen. Aufgrund digitaler Kommunikationsmöglichkeiten geht der Trend zum virtuellen Abschluss per elektronischer Unterschrift.

Ein Faktor, der Kosten und Zeit spart. Nachfolgend möchten wir darauf eingehen, welche Vorzüge der elektronische Vertragsabschluss aus Sicht der Unternehmen hat und welche Perspektiven sich daraus für die Führungsebene ergeben.

Branchenübergreifender Nutzen – elektronische Verträge abschließen im Personal- und Finanzwesen

Die Vielfalt des elektronischen Vertragswesens lässt sich anhand von zwei Branchen optimal darlegen, welche beide den höchsten Signaturstandard, die qualifizierte elektronische Signatur, erfordern. Einerseits profitiert die Personalvermittlung, da dort eine Vielzahl von Verträgen mit Formvorschrifterfordernis abgeschlossen wird. Andererseits ist aber auch die Finanzbranche prädestiniert für die Nutzung, denn hier kommt es auf Schnelligkeit, Genauigkeit und eine zweifelsfreie Identifizierung an.

Braucht ein Unternehmen für kurzfristige Einsätze oder Projekte neue Mitarbeiter, wird ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen. Oft wird diese Aufgabe an eine Personalvermittlung übertragen, die ihrerseits hunderte Verleih- und Einsatzverträge mit Befristung abschließt. Durch die Möglichkeit, diese Verträge elektronisch rechtsgültig zu unterzeichnen, sind keine Vor-Ort-Termin mehr notwendig und die Personaldienstleister können offene Stellen wesentlich schneller sowie kurzfristig besetzen.

Theoretisch lässt sich der gesamte Einsatz- und sogar jeder andere Recruitingprozess auf digitaler Ebene durchführen, angefangen vom Vorstellungsgespräch via Zoom, der Klärung der Konditionen, bis hin zum digitalen Vertragsabschluss. Fällt beispielsweise in einem Krankenhaus längerfristig jemand aus der Pflege an einem Freitag aus, kann mit Hilfe elektronischer Unterschriften ein Ersatz übers Wochenende gefunden und unter Vertrag genommen werden. Handschriftlich unterschriebene Verträge, die per Post versendet werden, brauchen wesentlich länger.

Diese Möglichkeiten sind auch im Finanzsektor von großem Interesse und werden immer häufiger genutzt. Der Vorteil ist nicht nur auf Unternehmensseite zu finden, sondern auch beim Endverbraucher. Die Ansprüche der Kunden haben sich geändert. Kreditabschlüsse, Kontoeröffnungen, Anträge beim Finanzunternehmen – all das findet online statt.

Durch die Option der digitalen Identifizierung und der unkomplizierten, digitalen Vertragsunterzeichnung lassen sich Wege vermeiden und Zeit sparen. Die Digitalisierung des Identifizierungsprozesses – ohne die Notwendigkeit einer Bestätigung in persona oder durch einen Video-Agenten – in diesem Bereich hat den großen Vorteil, dass der Kunde zufriedengestellt wird und Abwicklungen schneller realisierbar sind. Zudem vermindert sich die Quote der Antragsstellenden, die mitten im Prozess einfach abbrechen wegen zu hohen Wartezeiten. Hinzu kommt, dass eine intuitive Benutzeroberfläche es auch den technisch weniger erfahrenen Bankkundinnen und -kunden erlaubt, digitale Wege zu nutzen.

Rechtliche & technische Aspekte des elektronischen Vertragsabschlusses

Ein entscheidender Faktor ist die Rechtsgültigkeit des digitalen Vertragsabschlusses. Eine Unterschrift ist verbindlich, aber nur dann, wenn sie gültig ist. Im Vertragswesen erlangt sie diese Gültigkeit entweder durch eine handschriftliche Unterschrift oder mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese wird durch einen dritten Vertrauensdiensteanbieter bereitgestellt und verifiziert. Der Unterzeichner wird automatisch authentifiziert, was das Betrugsrisiko im modernen Vertragswesen deutlich reduziert.

Fragen zur Rechtsgültigkeit sind in der EU-Verordnung Nr. 910/2014 beantwortet und legen fest, dass QES in sämtlichen EU-Mitgliedsstaaten die gleiche Rechtsgültigkeit besitzen wie eine händisch geleistete Unterschrift. Damit sind elektronische Verträge nicht nur innerhalb Deutschlands möglich, sondern auch unter Vertragspartnern in der EU. Vor allem im Hinblick auf die Finanzdienstleistungsbranche ist das ein enormer Fortschritt. Somit ist es Kunden auch dann möglich, eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, wenn sie ihren aktuellen Aufenthaltsort nicht im jeweiligen Land haben.

Ausnahmen: Es gibt vereinzelte Ausnahmen, bei denen eine QES nicht ausreichend ist. Hierbei handelt es sich in der Regel um notarielle Beglaubigungen, die im Beisein einer Urkundenperson unterzeichnet werden müssen. Für das Unternehmertum haben solche Sonderfälle aber in der Regel kaum eine Auswirkung, außer in seltenen Fällen bei Kaufverträgen.

Technologische Voraussetzungen für die Nutzung von elektronischen Verträgen im Business

Die Integration des elektronischen Vertragswesens ins eigene Unternehmen erfordert einige technische Maßnahmen. Entscheidend ist, dass die Legitimierung der Unterschrift mithilfe eines Vertragsmanagements oder eines Vertrauenstools sichergestellt ist. Der Vorteil dieser professionellen Nutzung liegt darin, dass die Sicherheit der elektronischen Verträge gewährleistet ist. Kunden müssen überdies die Möglichkeit haben, ihre Unterschrift auf verschlüsseltem Wege zu leisten, um einen Datendiebstahl von außerhalb zu verhindern. Mit der Migration der Technologie ins Unternehmen ist es ratsam, die anwendenden Mitarbeiter ausführlich zu schulen, um Wissen später auch an Verbraucher und Vertragspartner weitergeben zu können.

Pro-Faktoren für das moderne Unternehmen bei der Nutzung von elektronischen Verträgen

Der klarste Pro-Faktor des elektronischen Vertrags ist die zeitliche Effizienz. Innerhalb weniger Sekunden ist es möglich, einen Vertrag nach aktuellen Compliance-Richtlinien ins das Signing-Tool einzufügen, ihn zu unterzeichnen und an den Vertragspartner zu übermitteln. Vor allem für große Unternehmen, die regelmäßig Verträge mit vielfältigen Parteien abschließen, ist hier von einem großem Nutzen auszugehen. Vor allem Personalvermittlungen profitieren hiervon stark.

Dank innovativer Sicherheitstechnologie ist der elektronische Vertrag der manuellen Variante deutlich überlegen. Digital signierte und validierte Verträge lassen sich kaum fälschen, da jegliche Veränderungen und Signaturen nachweisbar sind. Durch den automatisierten Prozess sinkt außerdem das Risiko menschlicher Fehler, die sich im Vertragswesen immer wieder einschleichen. Mit dem richtigen Signing-Tool sind die Daten und Dokumente geschützt, was ebenfalls für Branchen wie den Finanz- und Personalsektor, die mit sensiblen Daten hantieren, höchste Priorität hat.

Der dritte positive Punkt ist aus Kundensicht zu nennen. Für den Verbraucher ergibt sich der Vorteil, dass keine physische Anwesenheit zum Vertragsabschluss nötig ist. Wurden Unternehmen von Kunden bislang stellenweise aufgrund der physischen Nähe ausgewählt, erweitern elektronische Verträge die Zugriffsmöglichkeiten der potenziellen Zielgruppe. Damit können Girokonten also nicht mehr nur bei der Hausbank an der Ecke abgeschlossen werden, sondern auch bei der bevorzugten Bank 500 Kilometer entfernt. Des Weiteren reduziert sich der Zeitaufwand durch ein unkompliziertes Signaturtool erheblich, in wenigen Minuten unterschreibt der Endkunde alle nötigen Dokumente.

Zunehmende Notwendigkeit der Umstellung – elektronische Verträge als Stilmittel der Zukunft

Mit dem heutigen Fachkräftemangel und knapp bemessenen Ressourcen ist die Umstellung auf das elektronische Vertragswesen nicht mehr nur eine Option, sondern wird zunehmend zur Notwendigkeit. Die Digitalisierung wird von Unternehmen flächendeckend angenommen und die Bedürfnisse der Kunden passen sich an die Marktführer an. Wer zurücksteckt und weiterhin auf das primär physische Vertragswesen setzt, kann schon aufgrund mangelnder Flexibilität mit Kundenverlusten rechnen. Es kommt hinzu, dass die Effizienz der Konkurrenz einen Vorteil einräumt. Transaktionen und Vertragsabschlüsse, die zuvor Tage oder Wochen gedauert haben, können jetzt innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden. Das ist im Finanzsektor unverzichtbar und wird auch in vielen anderen Branchen immer wichtiger.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/blockchain-handschlag-h%C3%A4ndesch%C3%BCtteln-2853046/