Gründe für die Nutzung einer professionellen Lohnsoftware

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Veröffentlicht: Dienstag, 23. Mai 2023 16:38

Geschrieben von Sven Hartmann

Die korrekte und rechtssichere Lohnabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Bei einer schnell wachsenden Belegschaft oder komplexen Geschäftsprozessen kann dies insbesondere für kleinere Betriebe zu einer echten Herausforderung werden, da die vorhandenen Softwarelösungen nur unzureichend an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind.

Aus diesem Grund bietet sich häufig eine individualisierbare Lohnsoftware an. Im direkten Vergleich mit den Standard-Tools ergeben sich durch die automatisierte Personalabrechnung einige Vorteile für das Management und die Unternehmensführung.

Was die professionelle Lohnsoftware von der Standardlösung unterscheidet

In so gut wie allen Bereichen eines Unternehmens sind digitale Hilfsmittel mittlerweile unverzichtbar geworden. Kleinere und mittelständische Betriebe setzen dabei oft auf günstige Tools oder Office-Programme, die nur selten über den Funktionsumfang bieten, der benötigt wird. Dadurch gestalten sich einfache Arbeitsschritte oft unnötig schwer, weil die Programme für die branchenspezifischen Anforderungen nicht optimal ausgestattet sind. Der Prozess der Lohn- und Personalabrechnung bleibt deshalb trotz hochgerüsteter EDV auf zeitraubende manuelle Eingaben angewiesen, da zu diesem Zweck oft noch auf einfache Tabellenkalkulationsprogramme zurückgegriffen wird. Genau an diesem Punkt kommen professionelle Lohnsoftwarelösungen ins Spiel. Eine solche Lohnsoftware berücksichtigt sowohl die betrieblichen als auch die technischen Voraussetzungen und wird in der Regel vom Software-Entwickler selbst oder einem geschulten Service-Partner implementiert. Der Kostenfaktor ist in der Regel überschaubar, weshalb sogar viele kleinere Unternehmen von der Anschaffung profitieren können.

Vorteile für das Management

Eine gute und an die realen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasste Softwarelösung zur Lohnabrechnung bietet konkrete Vorteile gegenüber einfachen Office-Softwareprodukten. Die Unternehmensführung profitiert dabei im Speziellen von folgenden Punkten:

• Prozessoptimierung in der Personalverwaltung: Aufgaben wie die Berechnung von Löhnen und Gehältern, die Verwaltung von Überstunden und Urlaubstagen sowie die Abführung von Sozialabgaben erledigt die Software automatisch, sofern die entsprechenden Daten vorliegen. Außerdem berücksichtigt die Software auch Tarifverträge oder spezielle betriebliche Vereinbarungen. So lassen sich Prozesse weiter optimieren und die Personalverwaltung wird insgesamt effizienter.
  
  
• Mehr Transparenz: Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und deren Auswertung erfolgt ebenfalls automaisch. Durch entsprechende Schnittstellen können einheitliche Anwendungen (beispielsweise Mobile-Apps) genutzt werden, die die Daten direkt in die Software einspeisen. Dies erhöht die Datenqualität und die Transparenz.
  
  
• Rechtssichere Anpassung: Die Software ist nicht nur auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten, sie lässt sich auch fortlaufend anpassen, bzw. nimmt gewisse Änderungen aufgrund von neuen Tarifverträgen oder betrieblichen Vereinbarungen selbstständig vor. Dadurch bleibt die Rechtssicherheit gewährleistet.
  
  
• Multifunktionalität: Mit der passenden Software braucht es keine komplizierte Systemlandschaft mehr, da alle wichtigen Funktionen an einem Ort gebündelt sind: von der Erstellung und anschließenden Zustellung der Lohndokumente bis zur Bereitstellung aller wichtiger Daten für die elektronisch gestützte Betriebsprüfung oder nachgelagerter Geschäftsprozesse.

Welche Features und Funktionen die Lohnsoftware bieten sollte

Eine gewerblich genutzte Lohnsoftware muss viele Eventualitäten berücksichtigen. Hierfür greifen die Anwendungen auf aktuelle Informationen zu den Lohnarten sowie Stammdaten von Krankenkassen zu, um Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Anträge in automatisierten Verfahren zu erstellen. Routinemäßige Aufgaben sind dadurch in kürzester Zeit erledigt. Bestimmte Funktionen sollte jede gute Softwarelösung bieten, damit der Betrieb das Potenzial voll ausschöpfen kann.

Automatisierte Lohnabrechnung

Eines der Hauptargumente für die professionelle Lohnsoftware ist die automatische Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung. Im Idealfall muss der Nutzer dabei nur in Ausnahmefällen manuell tätig werden. Gleichzeitig ist die Software in der Lage alle Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verwalten – einschließlich Stundenlöhnen, Überstunden, Boni, Urlaubsgeldern und mehr. Dies erleichtert nicht nur die Lohnabrechnung, sondern auch die Buchhaltung und das Reporting. Tarifgruppen und Stufen passt das Programm auf Wunsch ebenfalls eigenständig an, sodass keine weiteren Daten eingepflegt werden müssen.

Personal- und Abwesenheitsmanagement

Eine umfangreich ausgestattete Lohnsoftware integriert auch das Personalmanagement und erleichtert den Umgang mit Mitarbeiterdaten und -dokumenten. Durch die zentrale Verwaltung von Arbeitsverträgen, Steuerinformationen, Leistungsbeurteilungen und mehr, ist eine reibungslose Abwicklung der Lohnabrechnungen unter Berücksichtigung spezieller Rahmenbedingungen (z.B. Mutterschaftsgeld, Kurzarbeit etc.) sichergestellt. Auch die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubstagen ist so problemlos möglich.

Berichtwesen und digitalisiertes Meldeverfahren

Das Erstellen von Berichten sollte mit der individualisierten Lohnsoftware besonders leicht von der Hand gehen. Zusätzlich muss die Möglichkeit zur schnellen Analyse anhand von wichtigen Kennzahlen wie den Gehaltskosten, der Mitarbeiterleistung oder der Fluktuationsrate bestehen. In der Regel kann der Anwender hierbei auf ein digitales Dashboard zurückgreifen, welches die übersichtliche Navigation durch die Zahlen und Daten erlaubt. Viele digitale Meldeverfahren lassen sich ebenfalls direkt aus dem System heraus abwickeln. Hierzu zählen beispielsweise Sofortmeldungen an die Sozialversicherung oder die Ausstellung von Arbeits- und Nebenverdienstbescheinigungen.

Schnittstellen und Datenintegrität

Durch Schnittstellen zu Buchhaltungs- und HR-Systemen ist der reibungslose Datenaustausch zwischen den verschiedenen Zuständigkeitsbereichen sichergestellt. Gleichzeitig steigt durch die zentrale Erfassung vieler Daten in der Lohnsoftware die Datenqualität- und -integrität. Doppelte oder widersprüchliche Datensätze gehören so der Vergangenheit an. Über Schnittstellen zu einem Druck- und Versandservice ermöglichen manche Software-Entwickler sogar die automatisierte Zustellung von Lohndokumenten.

Fazit

Im direkten Vergleich birgt die Nutzung einer an die Rahmenbedingungen des Betriebs angepasste Lohnsoftware viele Vorteile gegenüber der Standardlösung. Die Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen spart Zeit und minimiert Fehlerquellen, während die Integration von Personaldaten und Arbeitszeitmanagement eine effektive Verwaltung von Unternehmensprozessen ermöglicht. Gleichzeitig sorgt die flexible Anpassung an Änderungen in Tarifverträgen oder neue Lohnstufen der Mitarbeiter jederzeit dafür, dass Abrechnungen, Berichte und Meldungen gesetzeskonform sind.

Darüber hinaus bieten zahlreiche Analysefunktionen einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen und unterstützen so die datenbasierte Entscheidungsfindung. Mit einer professionellen Komplettlösung können Unternehmen daher an vielen Stellen Zeit und Ressourcen sparen, Fehler minimieren und eine effektive Verwaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen gewährleisten, was sich letztendlich die gesamte Unternehmensperformance auswirkt.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/buchhaltung-steuern-siedlung-615384/