Wie Smart Office den Büroalltag effizienter gestaltet

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Veröffentlicht: Montag, 17. Januar 2022 19:00

Geschrieben von Sina Schüber

Die Digitalisierung schreitet in vielen Bereichen des Lebens weiter voran. Wenn man nur betrachtet, in welcher Geschwindigkeit Smartphones den Markt erobert haben und welche Funktionalitäten mit ihnen einhergehen, kann man schon absehen, welche Bewegungen in den kommenden Jahren an Wichtigkeit gewinnen werden.

Smart Home ist längst ein Begriff und in diesem Zusammenhang kommt auch die Bezeichnung Smart Office immer wieder vor. Wieso sollte man nur den eigenen Wohnraum optimieren und digitalisieren, während der Prozess auch am Arbeitsplatz große Vorteile mit sich bringen kann?

Smart Office als Chance

Automatisierung spielt im Arbeitsleben eine immer größere Rolle. Unter anderem entstand dadurch das Mobile Office, welches man durchaus auch als Smart Office bezeichnen kann, denn es ermöglicht den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens den Beruf unabhängig von einem festen Arbeitsplatz ausüben zu können.

Diese Entwicklung wurde auch durch Corona weiter vorangetrieben und ist eine Abwandlung vom generell bekannten Home-Office. Der nächste Schritt wäre dann ein tatsächliches Smart Office, was weitere Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung mit sich bringen könnte.

Was bietet der Markt schon?

Wenn man die Möglichkeiten des Smart Office betrachtet, wird schnell klar, welches Potenzial hier schlummert. Wenn man bedenkt, dass die Generation, die mit der neuen Technik aufgewachsen ist, gerade erst ins Berufsleben startet, erkennt man, dass die Entwicklung in den kommenden Jahren rapide voranschreiten wird. Technische Möglichkeiten wie ein Indoor Display sind hier nur der Anfang.

Ein Smart Office Ansatz könnte darin bestehen, dass die Geräte sich automatisch anschalten, sobald der Mitarbeiter sein Büro betritt. Natürlich nicht alle Geräte, sondern nur diese, die vorab festgelegt wurden, was die allgemeine Effizienz steigert und Energiekosten spart. Büroübergreifend geht es dabei auch um Dinge wie die Planung der Raumbelegung, das Energiemanagement oder die digitalen Türzugänge. Wichtig ist dabei, dass die Mitarbeiter selbst Potenziale innerhalb des Unternehmens erkennen und entsprechend handeln.

Vor- und Nachteile eines Smart Office

Aus Sicht der Geschäftsführung birgt ein Smart Office jede Menge Potenzial zur Steigerung der Effizienz. Die Mitarbeiter können produktiv und kreativ arbeiten, während sie von der Technik dabei unterstützt werden. Arbeitsabläufe werden optimiert, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird gefördert und vereinfacht und zudem gibt es positive Effekte auf die allgemeine Sicherheit im Unternehmen. Überwachungsdienste laufen ebenfalls über das Smart Office und können bei einem Problem sogar selbstständig die Feuerwehr oder die Polizei informieren und alarmieren. Hinzu kommt das Potenzial zur Energieeinsparung. Wenn man letztendlich die Kosten und die Zeit zur Einrichtung von einem Smart Office einbezieht, sollten sich diese nach geraumer Zeit schon wieder amortisiert haben.

Wo Vorteile sind, gibt es in der Regel auch Nachteile, die nicht unerwähnt bleiben dürfen. Die Möglichkeiten zur Vernetzung von Smart Office bieten gleichzeitig auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter noch strenger überwachen zu können.

Damit dies nicht zu Unstimmigkeiten innerhalb des Unternehmens führt, sollten vertrauensbildende Maßnahmen in den Unternehmensalltag integriert werden. In jedem Fall sind die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Sofern im Unternehmen ein Betriebsrat besteht, hat dieser Mitbestimmungsrechte und ist unbedingt frühzeitig einzubeziehen. Eine Betriebsvereinbarung zur Umsetzung der einzelnen Smart Office Funktionen schafft Verbindlichkeit, Klarheit und Sicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Zusätzlich sollte man nicht gleichermaßen alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu zwingen, jeden Schritt der Digitalisierung durch Smart Offices mitgehen zu müssen. Viele fühlen sich damit noch nicht wohl, daher sollte man sich zunächst einmal auf ein Angebot der Nutzung beschränken, damit alle Mitarbeiter ein gutes Gefühl dabei haben.

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Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/arbeit-b%c3%bcro-team-gesch%c3%a4ft-internet-5382501/