Die wichtigsten Funktionen eines guten Buchhaltungsprogramms

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Veröffentlicht: Freitag, 24. April 2020 15:46

Geschrieben von Nadine Fischer

Es gibt heutzutage kaum mehr ein Unternehmen, das auf eine effiziente Buchhaltungssoftware verzichten kann. 

Schließlich wird durch ein solches Rechnungsprogramm sowohl eine wertvolle Hilfe bei dem Buchen von Vorgängen geboten, als auch die Liquiditätsplanung, das Mahnwesen und die Abstimmung der Offenen-Posten vereinfacht. Darüber hinaus können durch ein gutes Buchhaltungsprogamm die Anlagenbuchhaltung unterstützt und Steuererklärungen und Berichte generiert werden.

So ist die Buchhaltungs-Abteilung stets in der Lage, alle nötigen Auskünfte zu erteilen. Die Arbeitsqualität und die Effizienz innerhalb des Rechnungswesens werden somit immens erhöht.

Diese Funktionen erfüllt ein gutes Buchhaltungsprogramm

Ein empfehlenswertes Buchhaltungsprogramm bietet wertvolle Hilfe in einer Vielzahl von Aufgabenbereichen des Rechnungswesens. Wird eine Verbindung der Software zu dem zuständigen Steuerberater hergestellt, kann dadurch über DATEV sogar eine externe Buchführung etabliert werden.

Assistenzsysteme

Wichtig ist, dass unterschiedliche Eingabearten für die verschiedenen Anforderungen zur Verfügung stehen, denn für Nicht-Buchhalter, Einzelunternehmer und Freiberufler ist es in der Regel wünschenswert, wenn lediglich Geschäftsvorfälle gebucht werden, als dass sie die Buchungssätze selbstständig bestimmen. Für Buchhalter allerdings ist eine flexible Buchungsmaske angebracht, in der sie auch Dialog- und Stapelbuchungen ausführen können.

Mittelständische Unternehmen sind auf eine Bilanzierung und doppelte Buchführung angewiesen, wohingegen Freiberufler lediglich ihre Einnahmen und Ausgaben buchen müssen. Buchhalter erhalten durch unterschiedliche Assistenzsysteme wertvolle Automatismen, die sie individuell an ihre Anforderungen anpassen können. Auf diese Funktion sollte eine gute Buchhaltungssoftware also niemals verzichten.

Automatisches Einlesen

Darüber hinaus sollte die Software dazu in der Lage sein, Rechnungen in digitaler Form einzulesen und dabei die wichtigsten Angaben direkt zu erfassen. So können die Rechnungen nach festgelegten Regeln und Kriterien kontiert werden. Bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen ist so eine automatisierte Buchung möglich. Innerhalb der Regeln für die Buchungen kann beispielsweise vorgegeben werden, dass Rechnungen mit der Kundennummer des Telefondienstleisters stets als Telefonrechnung verbucht werden – menschliches Handeln ist in diesen Fällen nicht mehr nötig. Eine automatisierte Verarbeitung von SEPA-Lastschriften ist ebenfalls erstrebenswert.

Verwaltung der Offenen Posten

Eine effiziente Rechnungssoftware sollte ebenfalls die Funktion enthalten, dass eine Anzeige der offenen Posten nach Kreditoren und Debitoren gegliedert möglich ist. Dann sind nur noch wenige Klicks nötig, um diese mit den entsprechenden Gegenbuchungen auszuziffern. Ebenfalls das Ausbuchen von Kleindifferenzen und Skonti, sowie eine Teilauszifferung sollten dadurch möglich sein. Die Liste der offenen Posten liefert wertvolle Informationen bezüglich Mahnstufen und Fälligkeiten – diese stellen wiederum essentielle Informationen für die Liquiditätsbetrachtung in Unternehmen dar.

Das Mahnwesen

Das Mahnwesen sollte durch die Buchhaltungssoftware ebenfalls unterstützt werden. Dies geschieht, wenn bei dem Forderungsinkasso der jeweilige Workflow übersichtlich dargestellt wird. Hier sollte die Möglichkeit vorhanden sein, dass unterschiedliche Mahnstufen mit einem Mahnrhythmus definiert werden und der Fall dann automatisch an ein Inkassobüro übergeben wird. Eine übersichtliche Darstellung der mahnbaren Posten und der entsprechenden Historie ist ebenfalls wünschenswert. Das gleiche gilt auch für die Sperrung von bestimmten Posten innerhalb eines Mahnlaufs.

Die Anlagenbuchhaltung

Eine besondere Rolle spielt diese Funktion für Unternehmen, die viele Investitionen tätigen. Innerhalb der Anlagenverwaltung sollte die Software Zu- und Abgänge des Anlagevermögens übersichtlich ausweisen. Außerdem sollte die Möglichkeit gegeben sein, ein Inventar und einen Anlagespiegel aufzustellen. So ist eine einfache Zuordnung von Anlage- und Finanzbuchhaltung möglich. Abschreibungen sollten ebenfalls rechtskonform gebucht werden können und die jeweiligen Abschreibungsläufe beinhalten.

 Bildquelle: https://pixabay.com/de/photos/b%C3%BCro-buchhaltung-wirtschaft-konten-515984/