Human Resources 4.0: Der unterschätzte Effizienzturbo

Digitalisierung des Personalwesens erhöht die Effizienz um 20 bis 30 Prozent - Gleichzeitig steigen Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität - Ein Drittel der Personalabteilungen arbeitet noch immer primär mit manuellen Prozessen 

Vertrieb, Produktion, IT: Die Digitalisierung der Unternehmen in Deutschland läuft in allen Branchen auf Hochtouren. Doch wichtige Bereiche wie Human Resources (HR) hinken oft noch hinterher. Das ist ein Fehler, wie die Studie „Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten“ der internationalen Managementberatung Bain & Company zeigt. Demnach kann der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Advanced Analytics die Effizienz im Personalwesen um 20 bis 30 Prozent erhöhen, je nach Ausgangslage und Unternehmen. Erfahrungen aus der Praxis zeigen zudem, dass eine digitalisierte Personalabteilung die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Attraktivität als Arbeitgeber steigern.

Tatsächlich kommt HR eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Unternehmen zu. „Die heftig umworbenen Digital Natives achten sehr genau darauf, wie sich ein Unternehmen im Bewerbungsprozess präsentiert“, erklärt Bain-Partner und Co-Autor der Studie Dr. Jörg Gnamm. „Digitale Personalprozesse sind deshalb die beste Visitenkarte.“ Auch gegenüber der eigenen Belegschaft: „Ein digitales Personalwesen erhöht die Akzeptanz für neue Technologien im Unternehmen und damit die Veränderungsbereitschaft“, so Gnamm. „Und die braucht es derzeit mehr als alles andere.“

Vorreiter nutzen zahlreiche digitaler Tools

In einer internationalen Studie, für die Bain 500 HR-Manager in Deutschland, Großbritannien und den USA befragt hat, gaben drei Viertel an, dass ihre IT-Systeme bisher nicht optimal sind. Die Digitalisierung des Personalwesens steckt vielerorts noch in den Kinderschuhen. So werden in bis zu einem Drittel der Personalabteilungen nach wie vor Services überwiegend manuell, Excel- oder papierbasiert erbracht. 

Dabei ist heute schon sehr viel möglich. Moderne Softwarelösungen helfen, Bewerberinterviews effizienter zu gestalten. Schichtpläne können binnen Sekunden aktualisiert, Trainingsmodule an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Unternehmen sammeln erste Erfahrungen in Pilotprojekten. So erprobte ein Industriekonzern beispielsweise neue Methoden beim Aufbau seiner digitalen Fabrik und der Besetzung von mehr als 1.000 offenen Stellen dort.

„Das Feedback aus Unternehmen, die HR-Prozesse digitalisiert haben, ist durchweg positiv“, stellt Bain-Partner und Co-Autor Dr. Gunther Schwarz fest. „Pilotprojekte können die Initialzündung für eine weitreichende Digitalisierung des Personalwesens sein.“ Tatsächlich zeichnet sich ab, dass in naher Zukunft deutlich mehr digitale Tools und Anwendungen genutzt werden. So planen 78 Prozent der Personalabteilungen, innerhalb der nächsten zwei Jahre maschinelles Lernen in mindestens einem HR-Prozess einzusetzen. Und 57 Prozent der Befragten wollen ihre IT-Budgets im selben Zeitraum um bis zu 10 Prozent erhöhen – ein weiteres Viertel beabsichtigt sogar, noch mehr zu investieren.

Mitarbeiter einzubinden sichert den Erfolg

„Personalarbeit ist Sisyphusarbeit“, so Schwarz. „Nur mit einem systematischen Vorgehen lässt sich die Komplexität einer digitalen HR-Transformation gut bewältigen.“ Entscheidend für den Erfolg ist es, dass Unternehmen persönliche, organisatorische und technische Risiken frühzeitig adressieren und die Mitarbeiter umfassend schulen und betreuen. „Neue Lösungen stoßen nicht bei jedem Mitarbeiter sofort auf Begeisterung“, sagt Bain-Partner Gnamm. Wer das im Auge behalte, könne von der höheren Effizienz profitieren und seine Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Gnamm betont: „Durch die Digitalisierung beginnt für das Personalwesen eine neue Ära.“