So funktioniert der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten in der digitalen Personalakte

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Veröffentlicht: Montag, 26. Juni 2023 15:27

Geschrieben von Sina Schüber

Die digitale Transformation hat viele Bereiche des Unternehmensalltags verändert – das Personalmanagement ist da keine Ausnahme. Die Einführung digitaler Personalakten hat Unternehmen dabei geholfen, ihre HR-Prozesse zu optimieren und den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren.

Allerdings werfen die Verwaltung und der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten in einer digitalen Umgebung auch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit auf. In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit der Thematik beschäftigen und die Herausforderungen sowie bewährte Verfahrensweisen im Zusammenhang mit Datenschutz und Sicherheit in der digitalen Personalakte untersuchen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Bevor wir uns mit den spezifischen Aspekten des Datenschutzes und der Sicherheit befassen, ist es wichtig, zu klären, was eine digitale Personalakte überhaupt ist. Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Personalakte, die physische Dokumente und Informationen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enthält. Im Gegensatz zur Papierform werden diese Informationen in einem digitalen Format gespeichert und können über eine sichere Online-Plattform oder eine lokal betriebene HR Software zugänglich gemacht werden.

Datenschutz: Herausforderungen und Compliance-Anforderungen

Die digitale Personalakte enthält eine Fülle sensibler Mitarbeiterdaten, darunter persönliche Informationen, Gehaltsdaten, medizinische Aufzeichnungen und mehr. Die Gewährleistung des Datenschutzes ist von größter Bedeutung, um den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier sind einige Herausforderungen und Compliance-Anforderungen, die Unternehmen beachten sollten:

Sensible Mitarbeiterdaten und deren Schutz

Unternehmen sollten die Arten von Daten identifizieren, die als sensibel betrachtet werden, und sie entsprechend kategorisieren. Dazu gehören beispielsweise Daten wie Sozialversicherungsnummern, Gesundheitsinformationen oder Bankdaten. Es ist wichtig, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten auf autorisierte Personen zu beschränken. Daher sollten klare Richtlinien für den Zugriff und die Nutzung dieser Daten festgelegt werden.

Um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, sollte zwingend eine Verschlüsselungstechnologie eingesetzt werden. Dadurch werden die Daten in einen unlesbaren Zustand umgewandelt, es sei denn, sie werden mit dem richtigen Entschlüsselungsschlüssel geöffnet.

Lokale Datenschutzbestimmungen und gesetzliche Vorgaben

Personalverantwortliche sollten die lokalen Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben genau kennen und sicherstellen, dass diese vollständig eingehalten werden. Je nach Land oder Region können die Anforderungen variieren, daher ist es wichtig, die spezifischen Vorschriften zu berücksichtigen und gegebenenfalls externe Fachleute hinzuzuziehen.

Klare Datenschutzrichtlinien stellen sicher, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit der Nutzung ihrer Daten informiert sind. Es ist wichtig, dass das Personal aktiv die Einwilligung zur Verarbeitung sensibler Daten gibt.

Sicherheit: Bedrohungen und Schutzmechanismen

Die Sicherheit der digitalen Personalakte ist von entscheidender Bedeutung, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. Zu den häufigsten Bedrohungen zählen:

Interne Bedrohungen

Durch regelmäßige Schulungen können Angestellte für die Bedeutung des Datenschutzes und der Sicherheit sensibilisiert werden. Dies umfasst die Identifizierung von Phishing-Versuchen, den sicheren Umgang mit Passwörtern und die Vermeidung von unbefugtem Zugriff auf Mitarbeiterdaten.

Die Implementierung strenger Zugriffskontrollen stellt zudem sicher, dass Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die für ihre Aufgaben erforderlich sind. Dies kann durch die Vergabe individueller Zugriffsberechtigungen und die regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten erreicht werden. Es ist außerdem wichtig, Aktivitäten in der digitalen Personalakte zu überwachen und Protokolle zu führen, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Externe Bedrohungen

Die Installation einer starken Firewall und aktueller Antivirensoftware ist geradezu ein Muss, um sich vor externen Angriffen zu schützen. Diese Schutzmaßnahmen helfen auch, schädliche Software und unautorisierte Zugriffsversuche abzuwehren. Es ist zudem wichtig, dass Unternehmen ihre Systeme regelmäßig aktualisieren und Sicherheitspatches installieren, um bekannte Sicherheitslücken zu schließen. Veraltete Software kann anfällig für Angriffe sein.

Verschlüsselung und sichere Datenübertragung

Sensible Daten in der digitalen Personalakte sollten stets verschlüsselt werden. Damit wird sichergestellt, dass sie selbst dann geschützt sind, wenn sie von Unbefugten abgefangen werden. Starke Verschlüsselungsalgorithmen bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene. Bei der Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen oder über das Internet sollten sichere Protokolle wie HTTPS verwendet werden, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten während der Übertragung zu gewährleisten.

Zugriffskontrollen und Authentifizierung

Die Verwendung von Passphrasen, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder biometrische Daten garantiert, dass nur berechtigte Personen auf die digitale Personalakte zugreifen können. Benutzerkonten sollten periodisch überprüft und auf jeden Fall deaktiviert werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder ihre Zugriffsrechte ändern. Dadurch wird sichergestellt, dass nur aktive und autorisierte Konten Zugriff auf die Akten haben.

Daten-Backups und Notfallwiederherstellung

Regelmäßige Backups der digitalen Personalakte sorgen dafür, dass im Falle eines Datenverlusts oder einer Beschädigung eine Wiederherstellung möglich ist. Diese Backups sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Ein Notfallwiederherstellungsplan, der klare Schritte und Verantwortlichkeiten definiert, ist die beste Lösung, um im Falle eines Datenverlusts oder eines Sicherheitsvorfalls schnell reagieren zu können.

Fazit: Datenschutz und Sicherheit in der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte bietet zweifellos viele Vorteile für Unternehmen, indem sie die Effizienz und den Zugriff auf Mitarbeiterdaten verbessert. Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, dass angemessene Maßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten ergriffen werden. Durch die Berücksichtigung der Herausforderungen und die Implementierung bewährter Verfahrensweisen können Unternehmen sicherstellen, dass die digitale Personalakte ein sicherer und geschützter Ort für Mitarbeiterinformationen ist. Der Datenschutz und die Sicherheit sollten von Anfang an im Implementierungsprozess mitgedacht werden.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/business-information-buchhaltung-3528035/