5 Tipps für effizientes Business Process Management

Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung einer BPM-Lösung zurück, da diese meist sehr komplex und teuer ist. Dass dies auch anders geht, beweist das Software- und Beratungshaus Metasonic mit seinem aktuellen BPM-Leitfaden. Dieser soll Firmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse einfach, schnell und effizient zu optimieren. Ein zentraler Aspekt ist dabei von Anfang an die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die später mit dem BPM-System arbeiten sollen.

Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung einer BPM-Lösung zurück, da diese meist sehr komplex und teuer ist. Dass dies auch anders geht, beweist das Software- und Beratungshaus Metasonic mit seinem aktuellen BPM-Leitfaden. Dieser soll Firmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse einfach, schnell und effizient zu optimieren. Ein zentraler Aspekt ist dabei von Anfang an die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die später mit dem BPM-System arbeiten sollen.

Die Tipps für effizientes BPM im Überblick:

(1) Mitarbeiter einbeziehen
Sämtliche Prozessbeteiligte sollten von Anfang an in die Modellierung mit einbezogen werden. Jeder Mitarbeiter sollte dabei in die Lage versetzt werden, mit nur wenigen Symbolen den Prozess selbst zu modellieren.

(2) Optimierungspotentiale erkennen
Um spätere Fehler im Prozess und durch aufwändige und zeitraubende Tests zu vermeiden, empfiehlt sich eine automatisch erzeugte Dialogsoftware. Alle Prozessbeteiligten können so die neue Struktur direkt testen.

(3) Kommunikation in den Mittelpunkt stellen
Ein wichtiger Aspekt ist laut Metasonic auch die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Um auch auf unerwartete Situationen schnell reagieren zu können, müssen die Kommunikationswege geregelt sein. Es muss klar geregelt sein, wer wann wie mit wem kommuniziert. Zudem gilt es redundante Arbeitsschritte zu identifizieren.

(4) Transparenz schaffen
Ein weiterer Baustein ist die Transparenz als Basis für effiziente Geschäftsprozesse: Nur wenn alle Mitarbeiter über alle relevanten Prozesse informiert sind, können die Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert werden. Je eindeutiger und homogener der Prozess ist und je klarer die Verantwortlichkeiten geregelt sind, desto effizienter bzw. schlanker ist der Geschäftsprozess.

(5) Aufwändige Dokumentationen umgehen
Von aufwändigen Dokumentationen rät Metasonic ab: Das oftmals langwierige Beschreiben der Prozesse und die sich anschließende Umsetzung der Beschreibung durch die IT-Abteilung geht zulasten der Effizienz. Im optimalen Fall, so Metasonic, beschreiben die Mitarbeiter ihre Abläufe in einem graphischen Modell, das auch gleichzeitig der nötige Programmcode für die ausführbare Applikation und auch Dokumentation ist. So können Änderungen schnell und effizient umgesetzt werden und sind automatisch dokumentiert.

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