Die häufigsten Fehler in Arbeitszeugnissen

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei einem triftigen Grund wie dem Wechsel des Vorgesetzten oder bevorstehender Elternzeit haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischen- oder Endzeugnis. Dessen Erstellung ist eine Wissenschaft für sich: Neben zahlreichen Sprachregelungen gilt es auch viele Formalien bei Aufbau und Inhalt zu beachten. Dr. Peter Rambach, Fachanwalt für Arbeitsrecht, nennt die häufigsten Fehlerquellen – und erläutert, wie sie vermieden werden können.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei einem triftigen Grund wie dem Wechsel des Vorgesetzten oder bevorstehender Elternzeit haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischen- oder Endzeugnis. Dessen Erstellung ist eine Wissenschaft für sich: Neben zahlreichen Sprachregelungen gilt es auch viele Formalien bei Aufbau und Inhalt zu beachten. Dr. Peter Rambach, Fachanwalt für Arbeitsrecht, nennt die häufigsten Fehlerquellen – und erläutert, wie sie vermieden werden können.

Um auf Nummer sicher zu gehen, können Unternehmen bei der Zeugniserstellung auf professionelle Unterstützung durch Software (wie den Haufe Zeugnis Manager Professional) zurückgreifen.

Kaum ein anderer Bereich führt so häufig zu Unstimmigkeiten zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern wie das Arbeitszeugnis. Dabei lässt sich ein Großteil der Konflikte bereits im Keim ersticken, wenn Vorgesetzte und Personalverantwortliche folgende Fehler vermeiden:

1. Unklare und undeutliche Formulierungen
Häufig ist das Zeugnis so geschrieben, dass aufgrund von Aufbau und Wortwahl beim Leser Vorstellungen entstehen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Daher gilt: Klare und rechtssichere Formulierungen einsetzen, die in der Zeugnissprache üblicherweise verwandt werden.

2. Fehlende Angaben
Gerne setzen Personalmanager die Technik des „beredten Schweigens" ein, indem sie Angaben, bei denen der Arbeitnehmer in der Beurteilung nicht gut abgeschnitten hat, einfach weglassen. Das Bundesarbeitsgericht hat dieses Vorgehen jedoch in die Nähe der Geheimcodes gerückt – und diese sind verboten.

3. Falscher Aufbau
Zahlreiche Personalverantwortliche und Vorgesetzte lassen ihrer Kreativität bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses freien Lauf – doch der Aufbau der Dokumente ist von der Rechtsprechung vorgegeben: Er muss sich im Rahmen des Üblichen, des Erwarteten halten. Wird dieser Rahmen nicht eingehalten, handelt es sich um einen Formfehler. Ein korrektes Arbeitszeugnis ist folgendermaßen strukturiert: Einleitung, Werdegang, Stellenbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensteil und Beendigungsformel.

4. Arbeitszeugnis als E-Mail
Im digitalen Zeitalter sind etliche Unternehmen dazu übergegangen, Arbeitszeugnisse als PDF per E-Mail zu verschicken. Dies entspricht jedoch nicht den Vorgaben: Ein Arbeitszeugnis muss entweder mit Schreibmaschine oder PC auf weißem Papier oder Geschäftsvorlage verfasst werden und darf nicht in elektronischer Form bereitgestellt werden.

5. Abweichung vom Zwischenzeugnis
Was interessiert mich mein Geschwätz von gestern: Dieser Devise folgen viele Verfasser von Beurteilungen, wenn sie nach einem Zwischenzeugnis ein endgültiges Zeugnis ausstellen. Dies ist jedoch nicht erlaubt. Wenn die Beurteilungsgrundlage beim Zwischen- und beim Endzeugnis identisch ist, dann darf der Arbeitgeber seine einmal geäußerte Beurteilung nicht mehr ändern. Im konkreten Fall heißt das: Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise aus Motivationsgründen ein besseres Zwischenzeugnis ausgestellt hat als es der Mitarbeiter verdient hätte, darf die Beurteilung im Endzeugnis nicht schlechter ausfallen.

6. Stil- und Rechtschreibfehler
Manche Unternehmen lassen es bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen an der gebotenen Sorgfalt mangeln – Durchstreichungen oder Flecken, aber auch Rechtschreib- und Grammatikfehler können vom Arbeitnehmer beanstandet werden und müssen vom Arbeitgeber korrigiert werden.

7. Adressierung
Irrtümlicherweise gehen zahlreiche Arbeitgeber davon aus, dass ein Zeugnis im Adressfeld des Briefbogens die Adresse des Arbeitnehmers tragen muss. Dies ist falsch: Selbst wenn das Zeugnis nicht ausgehändigt, sondern per Post verschickt wird, darf es nicht adressiert sein; es muss dann mit einem Begleitbogen verschickt werden.

Auf der sicheren Seite
Allgemein sollten Personalmanager und Vorgesetzte bei der Textierung der Beurteilung immer die Grundsätze der Zeugnisklarheit, der Zeugniswahrheit und des Wohlwollens anwenden. Denn wenn ein Arbeitszeugnis offensichtliche Fehler oder Mängel aufweist, kann der Arbeitnehmer Nachbesserung verlangen. Auf der sicheren Seite sind Unternehmen mit Software-Lösungen, die Personalverantwortliche und Vorgesetzte bei der Zeugniserstellung unterstützt. Dazu gehört zum Beispiel die Software Haufe Zeugnis Manager Professional; diese bietet u.a. rechtlich geprüfte und regelmäßig aktualisierte Textbausteine und Zeugnisvorlagen und sorgt so für eine einfache, schnelle und rechtssichere Erstellung der Arbeitszeugnisse. Die integrierte Workflow-Funktion optimiert das Zusammenspiel zwischen der Personalabteilung und den Führungskräften und unterstützt in jeder Phase der Zeugniserstellung – von der Anlage über die Bewertung bis zum finalen Zeugnistext.

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