Der richtige Umgang mit säumigen Kunden

Wenn Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen, ist das für Unternehmen äußerst lästig. Sie haben einen hohen bürokratischen Aufwand und sehen sich im schlimmsten Fall mit finanziellen Schwierigkeiten konfrontiert.

Um in einem solchen Fall sein Geld zu bekommen, ohne die Kunden vor den Kopf zu stoßen, gibt es verschiedene Strategien. Die wichtigsten davon werden in diesem Beitrag vorgestellt.

Eine Zahlungserinnerung herausschicken

In der Regel haben Unternehmen ein Interesse daran, ihre Kunden nicht zu verlieren. Das gilt selbst dann, wenn diese bei einer Rechnung einmal in Verzug kommen. Deswegen sollte man in einem solchen Fall nicht gleich harte Geschütze auffahren und beispielsweise auf eine Klage oder ein Inkasso-Verfahren setzen, sondern zunächst harmlosere Maßnahmen ergreifen. Häufig genug kommt es nämlich dazu, dass Kunden eine Rechnung lediglich übersehen oder eine Frist nicht genau vor Augen haben.

Der erste Schritt sollte deswegen immer darin bestehen, säumigen Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken. Bei der ersten ist es üblich, davon auszugehen, dass eine Begleichung lediglich vergessen wurde. Hier kann man den Kunden freundlich darum bitten, die Überweisung zeitnah zu tätigen. Da eine solche Zahlungserinnerung mit einem zeitlichen und bürokratischen Aufwand verbunden ist, kann man ab der zweiten Mahnung eine entsprechende Gebühr erheben. Diese muss dann zusätzlich zum Rechnungsbetrag beglichen werden.

Individuelle Zahlungsvereinbarungen treffen

Gelegentlich kommt es vor, dass sich Kunden in einer schwierigen finanziellen Situation befinden. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Wirtschaftslage kompliziert ist oder weil deren Kunden verspätet oder gar nicht zahlen und es zu einem Liquiditätsengpass kommt. In solchen Fällen ist es den Betroffenen nicht möglich, ihre Rechnung zu bezahlen, auch wenn sie dies gerne tun würden. Um trotzdem an sein Geld zu kommen, kann man individuelle Zahlungsvereinbarungen mit den Betroffenen verhandeln.

So ist es beispielsweise möglich, eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Auf diese Weise dauert es zwar länger, bis die Unternehmen ihr Geld haben, dafür müssen sie aber nicht komplett darauf verzichten. Gegebenenfalls kann man für dieses Entgegenkommen eine Zinsgebühr verlangen. Somit gleicht man in Teilen die eigenen Kosten aus, die durch die spätere Zahlung entstehen (z. B. Zinsen für Kontokorrentkredit). Hier ist es wichtig, dass sich sowohl die Unternehmen als auch die säumigen Kunden zusammensetzen, um individuelle Lösungen zu finden.

Konkrete Fristen setzen

Bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist es wichtig, konkrete Fristen zu setzen. Ansonsten schieben säumige Kunden die Zahlungen immer weiter vor sich her. Es ist deswegen angebracht, eine Fristsetzung von z. B. 14 Tagen zur Zahlung anzusetzen. Das ist auch dann wichtig, wenn man in einem späteren Schritt rechtliche (gerichtliche) Schritte einleiten muss, um an sein Geld zu kommen.

Dieses Vorgehen ist allerdings nicht nur bei säumigen Kunden empfehlenswert. Grundsätzlich sollten Unternehmen beim Rechnungen schreiben darauf achten, immer eine Zahlungsfrist anzugeben. Dieses ist keinesfalls unhöflich. So stellen sie sicher, ab wann sich der Kunde in Zahlungsverzug befindet, und sparen sich dadurch gegebenenfalls Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Außerdem kann man Rabatte oder Skonto anbieten, wenn die Rechnung schnell bezahlt wird. Das ist immer dann sinnvoll, wenn man auf Kapital angewiesen ist, um seine Liquidität zügig zu verbessern.

Inkassodienstleistungen in Anspruch nehmen

Führen all die genannten Schritte nicht zum gewünschten Ziel, sollte ein Inkassodienstleister in Anspruch genommen werden. Dessen Aufgabe besteht darin, Schuldner aufzufordern, offene Forderungen zu begleichen und säumige Kunden dazu zu bringen, ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen. Die jeweiligen Unternehmen besitzen eine große Erfahrung in diesem Segment.

Kommt es zu diesem Schritt, ist das Vertrauensverhältnis zwischen Kunden und Unternehmen in der Regel bereits stark gestört. Weder Zahlungserinnerungen und Mahnungen noch persönliche Gespräche oder individuelle Zahlungsvereinbarungen haben zu den gewünschten Zielen geführt. Oft ist keine zukünftige Zusammenarbeit mehr möglich. Sollte ein Betrieb das dennoch wünschen, ist es empfehlenswert, bei zukünftigen Aufträgen Vorkasse zu vereinbaren. So erspart man sich zusätzlichen Ärger hinsichtlich der Forderungszahlungen des Kunden, bietet dem Kunden aber die Möglichkeit, verlorengegangenes Vertrauen wieder aufzubauen.

Rechtliche Schritte einleiten

Ist auch ein Inkassounternehmen nicht in der Lage, die ausstehenden Beträge einzutreiben, bleibt häufig nur der gerichtliche Klageweg. Hierfür muss der säumige Kunde auf die Zahlung des ausstehenden Betrags verklagt werden. Hierdurch erwerben Unternehmen einen Schuldtitel, den sie gegen den säumigen Kunden einsetzen können. Um hier alles richtig zu machen, ist es empfehlenswert, für die Klage mit einem Fachanwalt zusammenzuarbeiten.

Unternehmen sollten sich genau überlegen, ob sich eine Klage für sie lohnt. Das liegt einerseits daran, dass für eine solche Klage viel Zeit und Energie investiert werden muss. Außerdem kann sich am Ende der Klage herausstellen, dass ein Kunde insolvent ist und nicht zahlen kann. Dann bleibt man auch auf den zusätzlichen Klagekosten sitzen. Man sollte eine Klage daher nur anstreben, wenn der aufstehende Betrag so hoch ist, dass man keinesfalls darauf verzichten möchte.

Factoring nutzen

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, den bürokratischen Aufwand zu meiden, der mit säumigen Kunden einhergeht. Sie wollen daher Forderungen verkaufen, um so möglichst schnell ihr Geld aus der Forderung abzüglich Factoringgebühr und Zins zu bekommen. Schnell verbessert sich so die Liquidität im Unternehmen. Dieses Verfahren wird als Factoring bezeichnet.

Beim Factoring verkauft man eine offene, nicht fällige Forderung an ein Factoring Unternehmen. Oft werden sofort 90 % der Rechnungssumme ausbezahlt. Der Rest folgt - abzüglich Gebühren und Zinsen - nach Zahlungseingang.  Wer beispielsweise eine ausstehende Rechnung in Höhe von 1.000 € hat, verkauft diese an das Factoring Unternehmen und erhält nach Prüfung im Gegenzug 900 € innerhalb 24 - 48h. So hat man zeitnah die 900 € zur Verfügung und kann dafür sorgen, dass der Cashflow des Unternehmens immer positiv bleibt.

Der Käufer, das Factoring Unternehmen, trägt dann das vollständige Risiko eines Zahlungsausfalls. Manche Factoring Unternehmen bieten auch sofort bis zu 100 % Auszahlung der Forderungssumme abzüglich Gebühr und Zins an. Da hier für ein Unternehmen ein voller Ausfallschutz und die Übernahme der Buchhaltung und des Forderungsmanagements besteht, gehören Zahlungserinnerungen oder gar Zahlungsausfälle der Vergangenheit an. Sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne lohnt es sich daher, sich mit dem Thema Factoring auseinanderzusetzen.

Fazit

Säumige Kunden gehören mit zu den lästigsten und aufwendigsten Dingen im Unternehmensalltag. Dennoch ist es wichtig, sich mit ihnen zu beschäftigen und Strategien zu entwickeln, um an sein Geld zu kommen. Hierbei empfiehlt es sich, nicht gleich mit „Kanonen auf Spatzen“ zu schießen, sondern einen mehrstufigen Prozess zu durchlaufen. Dies kann man entweder in Eigenregie tun oder sich professionelle Unterstützung an die Seite holen.

Vermeiden lässt sich der Zeitaufwand außerdem mit Factoring, dem Verkauf von Forderungen, und der Verbesserung des freien Kapitals und Liquidität. Außenstände reduzieren sich und das Factoring Unternehmen übernimmt Forderungsmanagement sowie das Risiko eines Zahlungsausfalls. Das Unternehmen muss sich nicht weiter um säumige Zahler kümmern und erhält direkt Geld aus offenen Forderungen.

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Bildquelle https://pixabay.com/de/photos/mahnung-abmahnung-brief-schreiben-279902/