2021

Digitalisierung im Büro – die Vorteile des papierlosen Büros im Überblick

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Veröffentlicht: Dienstag, 13. April 2021 18:33

Geschrieben von Sina Schüber

Die Digitalisierung geht weiter große Schritte in der Unternehmerwelt. Dabei wirkt sich die Digitalisierung vor allem auf die Arbeit im Büro aus. E-Mails, Videokonferenzen, Online-Bewerbungen und Cloud-Systeme sind für viele Unternehmen mittlerweile schon zum Alltag geworden. 

Der digitale Wandel ist kaum noch aufzuhalten und bietet für viele Unternehmen eine Vielzahl von Annehmlichkeiten und Vorteilen. Welches Potenzial die Digitalisierung im Büro hat und warum sich der Umstieg auf ein papierloses Büro durchaus lohnen kann, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Digitale Arbeitsabläufe erleichtern den Unternehmeralltag

Die Digitalisierung wird von vielen Unternehmen vernachlässigt. Denn viele Unternehmen fürchten um ihre traditionellen Werte und verhalten sich den vielen Neuerungen gegenüber skeptisch. Doch sind Computer, Smartphones und Tablets aus dem modernen Alltag kaum noch wegzudenken. Auch im Büro werden digitale Helfer immer wichtiger und ermöglichen es die tägliche Arbeit deutlich effizienter und zeitsparender zu gestalten.

Die Kommunikation im Büro hat sich durch die digitalen Neuerungen deutlich verändert. Gespräche finden über Video-Telefonie statt und der Austausch von Korrespondenz läuft fast ausschließlich über den E-Mail-Verkehr. Auch Rechnungen werden mittlerweile zunehmend Online versendet und der Zugang zu wichtigen Dokumenten oder Personalakten läuft schon seit Jahren über ein cloudbasiertes System.

Durch die digitale Transformation ist es gelungen den Unternehmeralltag deutlich zu vereinfachen. Doch ist der Wandel zu einem komplett papierlosen Büro für Unternehmen keine Leichtigkeit. So lässt sich der analoge Betrieb in einem Unternehmen nur mit den richtigen Maßnahmen erfolgreich auf digitale Prozesse umstellen. Welche Vorteile das papierlose Büro bietet und welche Veränderungen auf dem Weg zum digitalen Büroalltag nötig sind, haben wir im Folgenden erklärt.

Dokumente mit einer elektronischen Signatur unterschreiben

Dokumente und Verträge benötigen auch im Zeitalter der Digitalisierung eine Unterschrift. Ohne Papier im Büro lässt sich die Signatur von wichtigen Dokumenten allerdings nicht wie gewohnt per Handschrift durchführen. Demnach braucht es für den Unternehmeralltag in einem papierlosen Büro entsprechende Möglichkeiten für eine digitale Unterschrift. Die Unterzeichnung von Dokumenten in digitaler Form wird durch Dienstleister wie Yousign.com möglich. So lassen sich sämtliche Geschäftsdokumente wie gewohnt unterzeichnen.

Die digitale Unterschrift ist für viele Unternehmen ein wichtiger Faktor auf dem Weg zum vollständig papierlosen Büro. Auf diese Weise lässt sich die Produktivität in einem Unternehmen weiter steigern. Ein großer Schritt in die Digitalisierung liegt demnach in den Möglichkeiten zur digitalen Signatur.

Die Suche nach Dokumenten und Akten wird deutlich vereinfacht

Viele Unternehmen hierzulande hinken mit der Digitalisierung weiterhin hinterher, so dass die Suche nach verschiedenen Dokumenten und Akten zu einem sehr zeitaufwendigen Unterfangen werden kann. So bringen cloudbasierte Systeme einen großen digitalen Mehrwert für Unternehmen. Verschiedene Unterlagen und Dokumente lassen sich innerhalb weniger Sekunden in einer Cloud abrufen, so dass sich die Arbeit deutlich vereinfacht. Die digitale Innovation gelingt durch einen gemeinsamen Datenspeicher, auf den sämtliche Mitarbeiter in einem Unternehmen zugreifen können.

Digitale Büros sorgen für eine Kostenersparnis

Auch in puncto Kosten gelingt es durch die Digitalisierung im Büro deutlich zu profitieren. Denn die oftmals enormen Kosten für Lager und Material fallen durch den digitalen Büroalltag komplett weg. Es müssen nicht mehr sämtliche Unterlagen, Rechnungen und Verträge ausdruckt werden, sondern können ganz einfach digital archiviert werden. So können Kosten für Drucker, Papier, Ordner, Lager und Etiketten gespart werden. Zudem gelingt es die Umwelt zu schonen, da deutlich weniger Müll anfällt. Auf diese Weise wird die Arbeit im Büro deutlich ressourcenschonender und nachhaltiger gestaltet.