Was tun, wenn sensible Firmendaten verloren gehen?

Datenverlust ist für viele Unternehmen ein unterschätztes Risiko. Dabei entstehen laut Studien jährlich Schadenssummen in Höhe von mehr als 220 Milliarden Euro (Stand: 2020/2021), die auf Datendiebstahl, Hackerangriffe, Phishing oder technische Fehler zurückgeführt werden können. Für Manager und Geschäftsführer ist es daher wichtig, die Ursachen der Schäden zu kennen, und zu wissen, wie man ihnen souverän entgegentritt.

Die Folgen eines Datenverlustes

Gehen durch einen technischen Fehler oder einen Virus verloren, kann dies für ein gesamtes Unternehmen fatale Folgen haben. Neben Schadensersatzforderungen, die einen Betrieb bis in den Konkurs führen können, erleidet das Image eines Unternehmens gegebenenfalls einen irreparablen Schaden.

Fällt der reguläre Betrieb aufgrund eines Datenverlustes für eine gewisse Zeit aus, müssen Geschäftsführer mit Umsatzeinbußen rechnen. Eine zusätzliche Belastung sind die Kosten, die beim Versuch entstehen, die verloren gegangenen Daten wieder herzustellen.

Um das Unternehmen vor unvorhersehbaren Folgen zu schützen, sollte Datensicherung oberste Priorität haben. Geschäftsführer können das Risiko sowohl durch präventive Maßnahmen als auch über eine Absicherung für den Schadensfall minimieren.

Prävention – Datenverlust effektiv vorbeugen

Wie bei den allermeisten Schadensfällen ist auch beim Schutz von firmeninternen Daten Vorsicht besser als Nachsicht. Durch nur einige wenige Maßnahmen gelingt es, dem Risiko verloren gegangener Daten entgegenzuwirken.

Schulungen

Neben technischen Fehlern im Equipment lassen sich die allermeisten Fälle, in denen firmeninterne Daten verloren gegangen sind auf vermeidbare, menschliche Fehler zurückführen. Um ein Bewusstsein für die Risiken und Folgen, die ein fahrlässiger Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten, hat, sollten alle Mitarbeiter eines Unternehmens regelmäßig an Schulungen und Seminaren teilnehmen, die diese Themen aufgreifen.

Versicherungen

Fehler können immer passieren. Egal wie gut die Mitarbeiter eines Betriebs geschult sind; es ist immer wichtig, sich im Ernstfall mit einer Versicherung zu schützen. Viele Anbieter, wie etwa der digitale Gewerbeversicherer insureQ, stellen Unternehmen mittlerweile spezielle Versicherungsmodelle zur Absicherung ihrer Daten zur Verfügung. Eine sogenannte Cyberversicherung, die etwa gegen Cyber-Angriffe und verlorene Daten schützt, wird neben der klassischen Betriebshaftpflicht fast allen Unternehmen empfohlen.

Die 3 häufigsten Gründe für Datenverlust

Um zu wissen, was im Schadensfall zu tun ist, ist es sinnvoll, die häufigsten Ursachen für den Verlust sensibler Firmendaten zu kennen:

Technische Fehler

Speichermedien wie Festplatten, USB-Sticks und SD Karten, werden in fast allen Unternehmen verwendet. Jedoch sind sie, wie alle anderen technischen Geräte, nie zu 100 % zuverlässig. Durch produktionsbedingte Fehler oder Verschleiß kommt es zu technischen Störungen, die den Verlust der gespeicherten Daten zur Folge haben.

Eine pauschale Lösung für diese Schwierigkeit gibt es leider nicht. Generell wird empfohlen, fehleranfällige Datenträger regelmäßig zu Warten und auszutauschen. Auch regelmäßige Sicherungskopien können einem größeren Verlust vorbeugen. Unternehmen könnten, unter Einhaltung der empfohlenen Sicherheitsmaßnahmen, auch einen kompletten Umzug ihrer Daten in ein Cloud-System vornehmen.

Viren und Schadware

Durch die Verschiebung von Daten in die Cloud tun sich für Unternehmen auch neue Risiken auf. Besonders gefährlich wird es nämlich, wenn Daten in die Hände von Hackern gelangen und potenziell öffentlich gemacht oder verkauft werden. Sogenannte Ransomware etwa wird von Kriminellen dazu verwendet, Zugang zu wichtigen Daten zu erhalten, sie zu verschlüsseln und Unternehmen mit der Veröffentlichung oder Löschung zu erpressen. Dabei gehen nicht nur enorme Summen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern verloren.

Hier sollten Betriebe besonders auf die Schulung ihrer Mitarbeiter bauen. Wenn durch Seminare ein verantwortungsvoller Umgang mit firmeninternen Daten gelehrt wird, mindert dies das Risiko eines Hackerangriffs gewaltig.

Diebstahl oder Verlust

Geht der firmeneigene Laptop oder das Arbeitshandy verloren oder wird sogar gestohlen, bedeutet dies auch immer, dass sich sensible Daten nun in fremden Händen befinden.

Unternehmen sollten vorab ihre Anwendungen auf firmeneigenen Geräten schützen: Als verloren gemeldete Datenträger  lassen sich vom Büro aus sperren und komplette Datensätze können auf diese Weise ebenfalls von den Geräten gelöscht werden.

Was tun, wenn Daten verloren gehen?

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen, kann es passieren, dass Firmendaten verloren gehen. Um die Schäden möglichst gering zu halten, gibt es jedoch einige Maßnahmen, die jeder treffen kann:

Ruhe bewahren

Zuallererst ist es wichtig, ruhig zu bleiben und zu analysieren, was genau vorgefallen ist. Hat man sich ein klares Bild von der Situation gemacht, können Entscheidungen für den nächsten Schritt getroffen werden. Ein Protokoll darüber, wie genau der Schaden zustande gekommen ist, kann ebenfalls hilfreich sein.

Back-ups suchen

Falls Sicherungskopien der Daten vorhanden sein könnten, sollte von einem anderen Gerät aus geprüft werden, ob diese immer noch verfügbar sind. Sind diese noch vorhanden, kann das tatsächliche Ausmaß der verlorenen Daten ermittelt werden.

Spezialisten kontaktieren

Der Verlust wichtiger Daten durch Schäden am Gerät oder Viren sollte niemals unter den Teppich gekehrt werden, sondern so schnell wie möglich einem Spezialisten, etwa aus der IT-Abteilung, gemeldet werden. Experten haben in der Regel schon Erfahrung mit solchen Situationen gemacht und können schnellstmöglich die nächsten Schritte zur Rettung der Daten einleiten.

Medium nicht weiter verwenden

Das Medium, in der Regel ein PC oder Laptop, von dem der Datenverlust ausging, sollte unter keinen Umständen weiter verwendet werden. Denn jede neue Aktion erstellt auch neue Daten und kann unter Umständen die verloren gegangenen Daten von der Festplatte löschen.

Keine Rettungssoftware ohne professionelle Hilfe

Sucht man online nach Lösungen für einen Datenverlust, stößt man schnell auf Software, die das Problem lösen soll. Ohne vorherige Absprache mit einem Experten sollten diese Programme auf keinen Fall auf eigene Faust heruntergeladen werden. Im ungünstigsten Fall verschlimmert die unsachgemäße Anwendung der Datenrettungssoftware den Schaden und erschwert die Wiedergewinnung zusätzlich.

Nicht die Festplatte öffnen

Ohne vorherige Erfahrung mit der Rettung von sensiblen Daten gemacht zu haben, sollte die Festplatte eines Geräts niemals alleine geöffnet werden. Geschieht dabei nämlich nur ein kleiner Fehler, kann dies bedeuten, dass die verlorenen Daten endgültig verschwunden sind und nie wieder hergestellt werden können.

Fazit

Bei Verdacht auf Datenverlust ist es wichtig die Ruhe zu bewahren und sich so schnell wie möglich mit einem Spezialisten in Verbindung zu setzen. Nutzt man als Unternehmen präventive Maßnahmen gegen den Verlust von firmeninternen Daten und sichert seinen Betrieb gegen den Schadensfall ab, steht man in den meisten Fällen auf der sicheren Seite.

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Bildquelle unsplash.com, Markus Spiske // https://unsplash.com/photos/8OyKWQgBsKQ